Чтобы чек не стал бумажкой

Готовясь к налоговой проверке, бухгалтеры проверяют наличие документов, их сохранность, правильность оформления. Так, при ревизии кассовых операций, помимо всего прочего, исследуются полученные от продавцов чеки. И каково же бывает удивление бухгалтера, когда он обнаруживает, что они выцвели. Теперь это не оправдательный документ, а чистый лист бумаги, который не подтвердит произведенные расходы. К тому же налоговики могут придраться к тому, что документы хранились не по правилам, которые установлены Положением Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

С этой проблемой столкнулась и участница форума на сайте www.buhgalteria.ru «Изабелла». Она описала свою ситуацию так:

«Проверяя авансовые отчеты за предыдущие периоды, я увидела, что на кассовых чеках выцвела краска. Теперь на многих из них нельзя ничего разобрать. Хотелось бы узнать, вправе ли налоговая инспекция оштрафовать нас за это. Что можно сделать, дабы избежать штрафа?»

Форумец «Начинающий бухгалтер» не замедлил с ответом:

«В вашей ситуации дело обстоит следующим образом. Чек – «первичка», значит, должен храниться на фирме не менее пяти лет, а отвечает за это руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Соответственно его и оштрафуют на сумму от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ)».

«Димитрий» предложил радикальный выход из положения:

«Чтобы инспекторы не придирались, можно сделать новые чеки по образцу старых. Есть компании, которые этим занимаются, а еще продаются специальные программы».

Форумчанин с ником «Главный Юрист» был просто возмущен таким советом:

«Глубокоуважаемый «Димитрий», что это за совет такой вы даете? Подделка документов карается лишением свободы на срок до двух лет. А использование заведомо ложных бумаг грозит арестом на срок от трех до шести месяцев или штрафом в размере зарплаты за шесть месяцев (п. 3 ст. 327 УК РФ)».

«Очкарик» решил высказать свое мнение:

«Можно избежать административного штрафа, если доказать проверяющим, что чек испортился по вине продавца (к примеру, если он использовал некачественную краску для ККМ). Но сделать это будет проблематично. Ведь убедить инспекторов, что вы не нарушали правила хранения «первички», сложно. Выходом из такого положения является экспертиза. Она поможет выяснить, по какой причине выцвели кассовые чеки».

На это «Изабелла» ответила:

«Я делала все по правилам. Так, если в чеке не было расшифровки, на что именно потрачены деньги, прилагался еще и товарный чек. Потом авансовые отчеты утверждались руководством и передавались мне в бухгалтерию. Я их в папочку подшивала вместе с авансовым отчетом и убирала на хранение в шкаф. Но вы правы: скорее всего убедить контролеров будет невозможно. Придется отдать чеки на экспертизу. Правда, для начала нужно прикинуть, что выгоднее: доказывать свою правоту или заплатить штраф. Ведь стоимость экспертизы может оказаться значительно выше суммы штрафа».

В переписку вступила участница форума с ником «Наталья Ильинична»:

«Господа! По-моему, вы совсем забыли о том, что налоговая инспекция может не признать расходы, которые не подтверждены чеком. Посему контролеры пересчитают налог на прибыль, начислят пени и штрафы (в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога (п. 1 ст. 122 НК РФ)). И будут правы, поскольку затраты, которые можно учесть в налогооблагаемой базе, должны быть подтверждены правильно оформленными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ)».

В разговор включилась форумчанка «Александра М.»:

«В упомянутой вами статье 252 не сказано, какими именно документами нужно подтверждать расходы. В ней говорится только о том, что бумаги должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Поэтому не возбраняется использовать и другие подтверждающие документы, например квитанции к приходно-кассовым ордерам, товарные чеки. Как я поняла, у «Изабеллы» они имеются в наличии. На основании этих документов рекомендую составить бухгалтерскую справку. В ней укажите суммы и даты выцветших чеков. А еще советую составить акт сверки с поставщиками на те суммы, которые не видны в чеке. Акт тоже послужит доказательством произведенных расходов».

Заметим, что арбитры практически всегда поддерживают компании в тех случаях, когда вместо чека фирмы представляют, например, квитанции к приходным кассовым ордерам. Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 17 февраля 2006 г. по делу № А19-12351/05-20-Ф02-302/06-С1 арбитры указали на то, что кассовый чек не единственный документ, который подтверждает оплату товаров при их покупке за наличный расчет. Предъявив квитанцию к ПКО, фирма доказала произведенные расходы. Ведь в пункте 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, установлено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по ПКО. На этом основании служители Фемиды отменили решение налоговых инспекторов о доначислении НДС и наложении штрафа. Аналогичная ситуация сложилась и в ФАС Волго-Вятского округа (постановление от 16 января 2006 г. по делу № А31-6484/2005-7). По той же причине арбитры отменили решение проверяющих о доначислении налога на прибыль (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26 января 2006 г. по делу № А19-12027/ 05-20-Ф02-7085/05-С1).

«Изабелла» поблагодарила всех откликнувшихся:

«Большое спасибо за разъяснения и советы. Надеюсь, что они помогут мне в «битве» с налоговыми инспекторами. Удачи нам всем!»

Напоследок дадим совет на будущее: если вы не уверены в том, что чеки сохранятся в течение длительного времени, не поленитесь сделать с них копии. Особенно если чек пробит на крупную сумму. Сделанные копии не лишним будет и заверить. При этом не обязательно нотариально. Записи «Копия верна, с оригиналом сверено» при наличии подписи руководителя, главного бухгалтера и печати будет достаточно. Надо сказать, что работники налоговой инспекции с этим согласны (письмо ФНС России от 2 августа 2005 г. № 01-2-04/1087).

Материал подготовила А. Ильина, эксперт ПБ