Совмещаем без ошибок

Обязанности временно отсутствующего работника можно за дополнительную плату возложить на кого-нибудь другого. Правда, оформить все правильно получается не всегда. Не каждый бухгалтер знаком с положениями нормативных документов на эту тему.

В наследство от СССР

С переходом к рынку государство все меньше вмешивается в хозяйственную деятельность предприятий. Состав фонда оплаты труда, виды премий и доплат – это «личное» дело каждой фирмы. В Трудовом кодексе говорится, что размер доплаты за работу, не предусмотренную трудовым договором, устанавливается соглашением сотрудника и работодателя (ст. 151 ТК РФ). Налоговый кодекс упоминает доплаты в рамках перечня расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ). Эти документы не содержат каких-либо толкований или разъяснений, что означает тот или иной термин. Бухгалтеру остается обратиться к исторической литературе.

В те далекие времена, когда все боролись за повышение производительности труда, Совмин СССР принял постановление от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (далее – постановление № 1145). Оно и по сей день (за исключением отдельных положений) служит источником полезных сведений о совмещении и других видах доплат.

Как не надо

В пункте 2 постановления № 1145 дано определение понятию «совмещение профессий (должностей)». Совмещением считают выполнение дополнительной работы по другой профессии (должности) в течение обычного рабочего дня нормальной продолжительности. В это же время и «повинность» по основной работе нужно исполнить без потери качества.

Не вызывает сомнения, что трудовые навыки временного исполнителя должны соответствовать требованиям по совмещаемой профессии. Поэтому принято разрешать совмещение в пределах одной категории трудящихся (рабочие или служащие), по смежным профессиям или должностям. Например, водитель автомобиля принимает на себя обязанности по должности «экспедитор» или «курьер». Очевидно, что умений шофера достаточно, чтобы сопроводить груз или доставить документы.

Другое дело – более квалифицированная работа. Она требует надлежащей подготовки, образования, а в некоторых случаях (как, например, у электриков) и специального допуска. Имеют место ситуации, когда во имя производственной необходимости и вопреки здравому смыслу этого правила не придерживаются. Трудно представить, но был случай, когда на должность воспитателя в детском саду в порядке совмещения назначили уборщицу.

Иногда ради «хорошего» человека пренебрегают качеством. В наше время грузчик с инженерным дипломом – не редкость. Ему, например, в магазине бытовой техники могут доверить работу консультанта. А возможно ли полноценно совмещать погрузку и общение с покупателями?

В некоторых случаях временный работник должен знать правила техники безопасности по совмещаемой профессии. Это особенно важно для работ, связанных с вредными и опасными условиями труда. Во многих отраслевых инструкциях такое требование указано отдельным пунктом, например пункт 3.1.4 Правил безопасности для газоперерабатывающих заводов и производств, утвержденных постановлением Госгортехнадзора России от 5 июня 2003 г. № 54.

Зачастую не обращают внимания и на то, как организована работа по основной и совмещаемой должностям. К примеру, в соответствии с должностной инструкцией сотруднику поручено контролировать показания приборов, он не имеет права отлучиться. Значит, на условиях совмещения направить его на работу в другое место нельзя. Нет возможности и совмещать водителю свою работу с работой автослесаря, хотя он и умеет ремонтировать автомобили. Вот после завершения основной работы – пожалуйста, но тогда это не будет считаться совмещением.

Путаница с видами доплат – обычное дело даже для опытных кадровиков. В приведенном выше примере водителю, который после основной смены готов заняться ремонтом, необходимо оформить внутреннее совместительство. При этом необходимо будет отдельной позицией (второй строкой) отразить часы его работы на должности автослесаря в табеле учета отработанного времени.

Если работнику поручают в рамках обычной смены выполнение работы той же специальности, профессии, должности – это будет считаться увеличением объема работ или расширением зоны обслуживания. Допустим, в отпуск ушел сантехник, который обслуживает девять домов. Эту нагрузку можно распределить между тремя его коллегами. Им оформляют доплату за расширение зоны обслуживания. Логично предположить, что ее размер будет установлен пропорционально нагрузке каждого из них.

С назначением размера оплаты основной ошибкой долгое время было применение в качестве базы оклада по основной должности совмещающего. В некоторых случаях за выполнение более «дорогих» работ сотрудник получал до обидного мало. А в других, например, за отсутствующего дворника – несоразмерно много.

Иногда, «распиливая» ставку между несколькими исполнителями, упускают из виду необходимость соблюдения принципа экономической целесообразности. 100 процентов оклада по вакантной должности делят на четверых не по 25 процентов, а по 30. И вместо экономии по фонду заработной платы образуется перерасход. Тут уж недолго ждать претензии налоговой инспекции о нарушении пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Несмотря на обилие возможных вариантов нарушений, избежать ошибок, неточностей, а иногда и просто абсурда не очень сложно.

Как надо

В некоторых компаниях нет потребности регулярно оформлять совмещение профессий. И в каждом конкретном случае до подготовки проекта приказа нужно:

• выяснить мнение компетентного специалиста (инженера, руководителя подразделения), допустимо ли по условиям организации трудовых процессов выполнение в одно и то же время основной и дополнительной работ с сохранением качества;
• оценить уровень его профессиональной и иной (специальной) подготовки, принимая во внимание характеристики конкретного претендента на основании сведений об образовании, записей в трудовой книжке;
• установить размер доплаты исходя из порученного объема работ.

Если же доплаты стали обычной практикой, следует прописать порядок их назначения во внутренних нормативных актах фирмы.

Оптимальной представляется следующая схема:

• в коллективном договоре обозначить возможность назначения доплаты и указать ее максимальный размер. Как правило, это процент от оклада по замещаемой должности. С точки зрения экономической целесообразности он должен быть несколько меньше, чем 100 процентов;
• в самостоятельном разделе Положения по оплате труда подробно изложить порядок оформления, конкретные условия и ограничения;
• составить список допустимых совмещений как приложение к коллективному договору;
• провести анализ содержания трудовых договоров и должностных инструкций. Фраза: «должен выполнять работу временно отсутствующего бухгалтера участка расчета оплаты труда» означает, что оснований назначать доплату за эту работу нет. Она включена в состав обязанностей по трудовому договору.

О. Овчинникова, эксперт ПБ