"Право на отдых" подкинет бухгалтеру работы

Общие правила предоставления отпуска подробно описаны в Трудовом кодексе. Так, любой сотрудник, отработавший в организации 6 месяцев, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с сохранением должности и средней зарплаты.

Порядок оплаты отпускных прописан в статье 139 Трудового кодекса, а также подробно изложен в постановлении Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213. Так, чтобы рассчитать сумму, выплачиваемую работнику за период отдыха, для начала нужно определить его средний заработок. Для этого зарплату, начисленную работнику за последние три месяца (с 1-го по 1-е число), следует разделить на 3, а затем — на 29,6 (среднемесячное количество календарных дней).

Однако это, как говорится, ситуация идеальная. На практике же довольно часто возникают различные "сюрпризы", осложняющие бухгалтеру расчет отпускных. Остановимся на них подробнее.

Недоработка и отпускные

Одна из наиболее распространенных причин отхода от классической схемы расчета отпускных связана с тем, что сотрудник организации может не полностью отработать один или несколько месяцев расчетного периода. В этом случае его среднедневной заработок будет рассчитываться несколько иначе.

Сначала количество полностью отработанных месяцев умножается на 29,6. К полученному результату прибавляется количество отработанных дней в "неполных" месяцах, умноженное на коэффициент 1,4. Затем на полученную сумму следует разделить фактически начисленную зарплату, а итог умножить на количество дней отпуска.

Пример 1

Работнику ООО "Плюс" С.Г. Иванову с 1 апреля 2006 года предоставляется отпуск на 28 календарных дней. Оклад сотрудника составляет 20 000 рублей в месяц.

Январь и февраль Иванов отработал полностью, в марте — всего лишь 8 дней, взяв на остальное время отпуск за свой счет. За первые два месяца сотруднику начислена зарплата по 20 000 руб., за март — 7568 руб.

8 раб. дн. x 1,4 = 11,2 дня.

Среднедневной заработок Иванова составит:

(20 000 руб. + 20 000 руб. + 7568 руб.) : (29,6 дн. x 2 + 11,2 дн.) = 675,68 руб.

Сумма отпускных: 675,68 руб.x 28 дн. = 18 919,04 руб.

Кое-что о премиях

Еще одной проблемой при расчете отпускных традиционно являются выплаченные сотруднику премии. Учитывают их в порядке, изложенном в пункте 14 Порядка расчета среднего заработка. Согласно приведенным в указанном пункте нормам, при расчете отпускных учитываются ежемесячные премии, "фактически начисленные за расчетный период". Вместе с тем в письме Минтруда от 10 июля 2003 г. № 1139-21 представлена несколько иная формулировка. В своем толковании вышеизложенного пункта Постановления, авторы разъяснений пришли к выводу, что премии должны быть не только начислены за расчетный период, но и выплачены до его окончания. Только в этом случае их можно учесть при расчете отпускных.

Однако следует отметить, что такое толкование постановления правительства более чем сомнительно. В свою очередь письмо Минтруда нормативным актом не является, а представляет собой лишь разъяснение по конкретному запросу. К тому же оно даже не было нигде опубликовано. Таким образом, решение о том, какую из двух методик расчета использовать, предстоит решать самому бухгалтеру.

При расчете отпускных учитываются также и годовые премии. Причем и тут есть своя особенность: учитывать следует те суммы вознаграждения, которые были выплачены по итогам года (за предшествующий год) в размере 1/12 на каждый месяц расчетного периода. Иными словами, когда эта премия была начислена, значения не имеет.

Пример 2

Работник идет в отпуск в мае 2006 года. Расчетный период — февраль, март, апрель.

В январе 2006 года ему начислена премия по итогам 2005 года в сумме 12 000 руб.

Определим месячную часть премии. Она составит:

12 000 руб. : 12 мес. = 1 000 руб.

Рассчитывая средний заработок, бухгалтер должен учесть эту сумму в каждом месяце расчетного периода. Таким образом, к выплатам работнику за этот период нужно добавить:

1 000 руб. x 3 мес. = 3 000 руб.

Больничный лист не помеха

Может случиться и так, что по возвращении из отпуска ваш работник принесет больничный лист. В этом случае срок отпуска автоматически удлиняется на число календарных дней его нетрудоспособности. Таково требование статьи 124 Трудового кодекса. При этом продолжительность самого отпуска, иными словами количество отпускных дней, остается прежним. На размер отпускных внезапная болезнь не влияет. Пособие же по временной нетрудоспособности в таких случаях выплачивается в обычном порядке за все дни болезни.

По обоюдному согласию сторон оставшиеся неиспользованными дни отпуска можно присоединить к следующему очередному отпуску. В этом случае работодатель составляет официальный документ, из которого следует, что в силу производственной необходимости работника требуется отозвать из отпуска. На основании такого документа издается приказ, под которым работник должен поставить свою подпись, удостоверяющую, что он согласен на отзыв из отпуска.

Если отпуск досрочный

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев, гласит статья 122 Трудового кодекса. В этом случае считается, что отпуск работнику предоставлен авансом.

Расчет отпускных в такой ситуации также регулируется постановлением правительства от 11 апреля 2003 г. № 213. Проиллюстрируем это на примере:

Пример 3

Д.И. Канаков был принят на работу в ООО "Плюс" 1 декабря 2005 г. С 4-го по 31 апреля 2006 г. включительно ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Расчетный период (январь, февраль, март) отработан полностью, ежемесячная заработная плата Канакова — 10 000 руб.

В расчет отпускных бухгалтер организации включил 30 000 руб.

Среднедневная зарплата Канакова равна 337,84 руб. (30 000 руб. : 3 мес. : 29,6 дн.), сумма отпускных составила 9459,52 руб. (337,84 руб. х 28 дн.).

Однако предоставляя работнику досрочный отпуск, фирма определенным образом рискует: после такого раннего отпуска сотрудник может просто-напросто уволиться, так и не "отработав" его полностью. В этом случае масса проблем возникнет у бухгалтера. В частности, придется пересчитать отпускные и "отобрать" у работника ту их часть, которая ему была выплачена необоснованно.

Пример 4

Допустим, 1 мая 2005 г. Канаков уволился. Бухгалтер ООО "Плюс" рассчитал, какую сумму отпускных он должен вернуть.

К моменту увольнения сотрудник проработал на фирме 5 месяцев. Посчитаем количество отпускных дней, которые он "заработал" за это время:

28 дн. : 6 мес. х 5 мес. = 23 дн.

Сумма отпускных за эти дни составит:

337,84 руб. х 23 дн. = 7770,32 руб.

"Лишняя" сумма составляет:

9459,52 руб. — 7770,32 руб. = 1689,20 руб.

Данную сумму организация и должна удержать с работника. Кроме того, уволившемуся нужно вернуть часть НДФЛ с отпускных. Для этого он должен написать заявление на имя директора фирмы о возврате ему излишне удержанных сумм (п.1 ст.231 НК). Правда, отдавать налог непосредственно работнику не обязательно. На его сумму можно просто уменьшить возвращаемые работником отпускные.

Отпуск или компенсация?

Все дни отпуска работники отгуливают далеко не всегда. В связи с этим возникает вопрос: можно ли заменить неиспользованные дни денежной компенсацией? Статья 126 Трудового кодекса позволяет поступить так только в отношении той части отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Соответственно, данную норму можно использовать в тех случаях, когда у работника накопились неотгуленные отпуска за прошлые годы. Ведь тогда общее количество дней отпуска оказывается больше, чем 28 за год, и работодатель вполне может заменить "лишние" оставшиеся с прошлого года дни компенсацией. Правда, с работника нужно получить соответствующее письменное заявление.

Не стоит забывать следующее: Трудовой кодекс запрещает не предоставлять работнику отпуск более двух лет подряд. Соответственно, накапливать отпуска за больший период нельзя (ст. 124 ТК). Кроме того, нельзя заменять компенсацией отпуск беременным женщинам, несовершеннолетним сотрудникам, а также работникам, занятым на тяжелых работах (ст. 126 ТК).

А. А. Северов, эксперт "Федерального агентства финансовой информации"