Конвертер избавит от бухгалтерской рутины

Программ много, а руки одни

Дверь с табличкой «Бухгалтерия» есть практически на каждой фирме. За этой дверью над документацией организации корпит бухгалтер. Он занят важной работой – описывает проводками бизнес-жизнь своей фирмы, рапортует в цифрах руководству о положении дел, колдует над отчетами для налоговиков. Конечно, в современном бешеном ритме жизни бухгалтеру совладать со всем этим без дружественных компьютерных программ невозможно. Посему подавляющее число фирм на сегодня автоматизировали свой бухгалтерский учет. Однако бухгалтерская программа сама по себе не в состоянии освободить бухгалтера от многих монотонных операций. Объясним почему.

Бухгалтерия в силу своей специфики активно обменивается данными с другими подразделениями предприятия. Для ведения учета ей нужна информация от производственного отдела, отдела продаж, отдела кадров, склада и прочих «становых» подразделений. Переработав входящие данные, бухгалтерия представляет их дальше в виде отчетов управленцам, налоговикам, таможенникам и другим заинтересованным пользователям. При этом как «поставщики» данных для бухучета, так и потребители «бухгалтерской» информации, как правило, имеют свои специализированные программы. И проблема заключается в том, что часто все эти автоматизированные системы не интегрированы между собой. То есть не располагают возможностью автоматически передавать данные из одной спецпрограммы в другую.

В такой ситуации обычно страдают сотрудники бухгалтерии. Потому что именно им сначала приходится вручную вбивать информацию, полученную от других отделов, в свою программу. А потом, также вручную, перебивать бухгалтерские данные уже в отчетные формы аналитических программ руководящих и контролирующих «товарищей».

Представляете, сколько неблагодарной рутинной работы делается во всех бухгалтериях страны? И сколько драгоценного времени на это тратится? А если документооборот большой, то приходится вообще нанимать отдельного человека. Причем ручное перебивание цифр туда-сюда повышает вероятность возникновения ошибок. Однако существует способ этих монотонных операций избежать. Имя ему – конвертер.

Чем поможет конвертер

Конвертер – это специальная программа, которая налаживает автоматический обмен данными между несовместимыми программными продуктами. Преобразовывая данные из электронного вида одной программы в тот вид, который «понятен» другой программе, конвертер выступает в роли переводчика. Он тот «третий нелишний», с помощью которого можно преодолеть издержки так называемой «лоскутной» автоматизации. И «научить» программные продукты, обрабатывающие отдельные бизнес-операции, автоматически передавать накопленные данные друг другу. Отметим, что универсальных конвертеров, которые бы «гоняли» любые типы данных между любыми программами, не существует. Поэтому фирмы заказывают их профессиональным разработчикам программ.

Создавая конвертер «под фирму», программисты совместно с заказчиком сначала разрабатывают техническое задание. В нем они учитывают свойственные конкретной фирме особенности. В частности, какие программные продукты необходимо совместить, какие именно данные, по каким хозяйственным операциям, в каком виде и кому нужно «перебрасывать». Причем в разработке технического задания бухгалтер должен играть одну из первых ролей. Ведь никто лучше него не знает, какая поступающая или запрашиваемая извне информация отнимает больше всего времени на ручную обработку. Работая с бухгалтерскими программами, конвертер выполняет три основные задачи. Он импортирует (загружает) данные из других программ в бухпрограмму. Экспортирует (выгружает) бухгалтерские данные в другие программы. А может устроить взаимный обмен данными.

Будем обмениваться

Двусторонний обмен данными необходим, если бухгалтерскую программу планируют «связать» с программными продуктами, которые управляют основными бизнес-процессами на фирме. Например, с программами планирования и управления производством, логистикой, продажами, клиентской базой, закупками. Такой конвертер импортирует в бухгалтерию актуальные данные оперативного учета, который ведут в местах выполнения хозяйственных операций. Он избавляет бухгалтера от ручной обработки документов по производственным закупкам, по реализованной продукции, по отпуску материалов в производство и т. д. В обратном направлении (из бухгалтерской программы) конвертер экспортирует «сакральную» информацию о себестоимости единицы продукции, о ценах из прайс-листа, данные по дебиторской задолженности покупателей, по кредиторской задолженности поставщикам.

Другим примером автоматизации взаимного обмена данными служит конвертер, который состыковывает бухгалтерскую программу с программой «Клиент-банк». Он заметно экономит время, так как освобождает от повторного набивания платежек: исходящих – в «Клиент-банке», входящих – в бухгалтерской программе.

Закачаем извне

Импортирующая функция конвертера понадобится главбуху, если ему предстоит менять бухгалтерскую программу. Тем более если переход на новый продукт намечается в середине отчетного периода. Когда принципиально импортировать не только остатки, но и накопленную аналитику по счетам. Грамотно разработанный конвертер перегонит в новую программу всю историю вашей деловой жизни со старого софта. Перенесет и справочники, и проводки, и сальдо. Причем существенно снизит вероятность возникновения ошибок, которые неизбежны при ручном вводе такого количества информации. А также сэкономит время.

Очень поможет конвертер данных тем бухгалтерам, которые ведут учет на фирмах с разветвленной филиальной сетью. Зачастую в филиалах, если они сами ведут учет, установлены свои программы. Конвертер импортирует проводки «с периферии» в бухгалтерскую программу головной организации. В результате бухгалтер может формировать консолидированную отчетность, не утруждая себя «ручными» проводками.

Выкачаем наружу

Выкачивать данные из бухгалтерской программы приходится не только, чтобы передавать внешним пользователям, но и чтобы использовать их в самой бухгалтерии. Например, с помощью конвертера бухгалтер может извлечь из программы необходимую информацию для налогового учета. Экспортировать ее в специальную программу и сформировать в ней налоговую отчетность. Точно по такой же схеме конвертер сработает, если необходимо «выковырять» и передать данные в программу, формирующую отчетность по МСФО, избавив бухгалтера от «трудностей перевода».

Что касается «внешних» интересующихся, то в их роли обычно выступают управленцы и налоговики. Они запрашивают бухгалтерскую информацию для дальнейшего анализа в своих профильных программах. Поэтому она нужна им в электронном виде. И конечно, ни инспекторы, ни управленцы не будут утруждаться «ручным» переносом данных, а, пользуясь своим «служебным положением», предложат сделать это бухгалтеру. Но и здесь на помощь приходит конвертер. Он автоматически экспортирует данные как в финансово-аналитические программы менеджеров, так и в отчетные программы налоговиков (например, по НДФЛ, по Пенсионному фонду).

Не существует универсальных конвертеров, которые бы могли перегонять данные между любыми произвольно выбранными программами

Существуют конвертеры, которые «умеют» выгружать данные из бухгалтерской программы в таблицы Microsoft Excel. Это очень удобно, так как позволяет анализировать накопленную учетную информацию «экселевскими» средствами: строить диаграммы, графики, рассчитывать формулы и т. д. Кроме того, бухгалтерские данные, закаченные в таблицу Microsoft Excel, могут использовать в своей работе другие сотрудники фирмы, у которых нет доступа в бухгалтерскую программу. А это ни много ни мало все остальные работники, кроме самих бухгалтеров.

Наталья КАЛОХИНА