Управленческий учет на основе Главной книги

Управленческий учет на основе Главной книги

20.03.2006

Управленческий учет можно вести в Excel. Это простой, но далеко не самый удобный способ. Гораздо эффективнее использовать бухгалтерскую программу с уже имеющимися в ней данными.

Управленческий учет – это, с одной стороны, расширенная система организации учета для целей контроля над деятельностью предприятия. С другой стороны, существует более узкая трактовка данного понятия, при которой под управленческим учетом понимается формирование специальных отчетов из имеющихся бухгалтерских данных для целей поддержки принятия решений.

Как известно, в основе бухгалтерского учета лежит метод двойной записи. Несколько месяцев назад компания «Агама» начала использовать его и в управленческом учете. Причем внутреннюю отчетность организации составляют сотрудники с бухгалтерским образованием. Ведь о двойной записи они знают не понаслышке.

Благодаря подходу, который описан в статье, менеджеры компании стали своевременно получать достоверную управленческую информацию. А финансовая служба смогла значительно повысить эффективность учета и анализа хозяйственных операций.

Предлагаемую методику можно реализовать в любой программе, которая предназначена для ведения бухгалтерского учета. Выглядит это так. Оператор вводит первичные данные один раз в общую базу. Затем часть информации, необходимую для бухучета, выгружают в бухгалтерскую программу. Управленческие данные также попадают в отдельную базу.

Основа учета – Главная книга

Все хозяйственные операции, которые проводят в управленческом учете, отражаются в Главной книге (табл. 1).

Таблица 1. Пример записей в Главной книге управленческого учета

Дата
Счет по дебету
Аналитические признаки счета
Счет по кредиту
Аналитические признаки счета
Сумма
Валюта
1
Получен кредит от банка
01.03.06
Расчетный счет
1. Получен кредит 2. Альфа-Банк 3. Финслужба
Расчеты с банками
1. Альфа-Банк
10 000
руб.
2
Получен товар от поставщика
10.03.06
Товарные запасы
1. Получен товар 2. Склад № 2 3. Продукт «Креветки в упаковке»
Расчеты с поставщиками
1. Получен товар 2. Поставщик А
12 000
руб.
3
Товар отгружен покупателю
11.03.06
Расчеты с покупателями
1. Отгрузка 2. Гипермаркет 3. Отдел ключевых клиентов
Прибыль
1. Выручка 2. Отдел ключевых клиентов 3. Продукт «Креветки в упаковке»
8 000
руб.
11.03.06
Прибыль
1. Себестоимость 2. Отдел ключевых клиентов 3. Продукт «Креветки в упаковке»
Товарные запасы
1. Отгрузка 2. Склад № 2 3. Продукт «Креветки в упаковке»
6 000
руб.
4
Покупатель оплатил товар
12.03.06
Расчетный счет
1. Оплата от покупателя 2. Альфа-Банк 3. Отдел ключевых клиентов
Расчеты с покупателями
1. Оплата от покупателя 2. Гипермаркет 3. Отдел ключевых клиентов
7 000
руб.
5
Поставщику перечислены деньги за товар
13.03.06
Расчеты с поставщиками
1. Оплата поставщику 2. Поставщик А
Расчетный счет
1. Оплата поставщику 2. Альфа-Банк 3. Отдел закупок
12 000
руб.

По аналогии с бухучетом в системе управленческого учета также используют дебетовые и кредитовые счета. По ним отражают все хозяйственные операции. Счета объединены в группы. Например, в группу счетов «Денежные средства» входят счета «Касса», «Расчетный счет», «Валютный счет». В группу «Собственный капитал» – «Акционерный капитал», «Прибыль». В совокупности счета составляют управленческий план счетов. Его еще называют классификатором счетов баланса.

Основной управленческий отчет компании – баланс. Его формируют по Главной книге. Чтобы составить баланс, нужно просуммировать операции по счетам каждой группы. Например, из таблицы 1 получается отчет «Баланс», который показан в таблице 2.

Таблица 2. Отчет «Баланс»
Статья
Начальный остаток
Конечный остаток
Товарные запасы
0
6 000
Расчеты с покупателями
0
1 000
Расчетный счет
0
5 000
Актив
0
12 000
Прибыль
0
2 000
Расчеты с поставщиками
0
0
Расчеты с банками
0
10 000
Пассив
0
12 000

Первый принцип управленческого учета

Управленческий учет в финансовой компании «Агама» основан на четырех принципах. Первый из них таков. Все основные управленческие отчеты – простая расшифровка групп счетов в отчете «Баланс». Каждый отчет должен содержать начальный и конечный остатки, которые совпадают с остатками в балансе.

Например, отчет о движении денежных средств (ДДС) – это расшифровка группы счетов «Денежные средства». В примере, который приведен в таблице 1, эта группа представлена счетом «Расчетный счет». Начальный остаток по нему составляет 0 рублей, а конечный – 5000. Эти же цифры отражены в отчете о ДДС (табл. 3).

Таблица 3. Отчет о движении денежных средств
Статья
Сумма
Начальный остаток
0
Получение оплаты от покупателей
7 000
Оплата поставщикам
- 12 000
Поступление банковского кредита
10 000
Конечный остаток
5 000

Отчет о доходах и расходах (ДР) является расшифровкой группы счетов «Собственный капитал». В рассматриваемом примере к этой группе относится счет «Прибыль» (табл. 4).

Таблица 4. Отчет о доходах и расходах
Статья
Сумма
Выручка
8 000
Себестоимость
- 6 000
Прибыль
2 000

Управленческий план счетов необходимо хорошо продумать. Его нужно разбить на группы счетов таким образом, чтобы каждому отчету соответствовала своя группа. Причем одна группа может относиться только к одному отчету (табл. 5). Можно формировать и группы счетов, информация по которым не попадет ни в один отчет.

Таблица 5. Пример соответствия групп счетов баланса и отчетов
Группы счетов баланса
Отчет
Основные средства
Нет отчета
Запасы
Отчет о движении товарных запасов
Задолженность покупателей
Отчет о реализации
Прочая задолженность
Нет отчета
Денежные средства
Отчет о движении денежных средств
Собственный капитал
Отчет о доходах и расходах
Задолженность поставщиков
Отчет о закупках
Задолженность перед банками
Нет отчета

Второй принцип

Данные управленческого учета должны быть информативными для пользователей. Например, руководителю понадобились отчеты «О доходах и расходах» и «О движении денежных средств». Информацию в них нужно представить в разрезе статей, центров финансовой ответственности или сопоставить с плановыми показателями. Отделы продаж и маркетинга требуют данные по продуктам, каналам и точкам сбыта, поставщикам, себестоимости и проч. Для того чтобы информацию можно было представлять в требуемых разрезах, каждая группа счетов должна иметь аналитические признаки – классификаторы. По ним можно будет детализировать отчет. Как видно из таблицы 1, аналитические признаки присвоены всем счетам.

Для каждого отчета также нужно выделить основной классификатор, который отражает его суть. Например, в отчете о ДДС классификатором будут статьи движения денежных средств. То есть поступление от покупателей, погашение кредита, выплата заработной платы и т. д. Пример отчета о ДДС с разбивкой по статьям представлен в таблице 3. Второстепенными классификаторами для отчета о ДДС могут быть источники денежных средств, центры финансовой ответственности.

Таким образом, второй принцип управленческого учета звучит так: классификаторы отчетов должны совпадать с аналитическими признаками групп счетов, которые они расшифровывают (табл. 6).

Таблица 6. Пример аналитических признаков для групп счетов баланса
Группы счетов баланса
Отчет
Классификаторы/Аналитические признаки
Основные средства
Нет отчета
-
Запасы
Отчет о движении товарных запасов
Статьи движения товаров, склады, номенклатура
Задолженность покупателей
Отчет о реализации
Статьи движения товаров и денег, контрагенты
Прочая задолженность
Нет отчета
-
Денежные средства
Отчет о движении денежных средств
Статьи ДДС, источник денежных средств, ЦФО
Собственный капитал
Отчет о доходах и расходах
Статьи ДР, ЦФО
Задолженность поставщиков
Отчет о закупках
Статьи движения товаров и денег, контрагенты
Задолженность перед банками
Нет отчета
-

Принцип третий

Вернемся к таблице 1. В ней операция 4 «Оплата от покупателя» была проведена по дебету счета «Расчетный счет». Напомним, что он относится к группе счетов «Денежные средства». В то же время эта операция была отражена по кредиту корреспондирующего счета «Расчеты с покупателями». Данный счет входит в одноименную группу счетов.

Заметим, что «Оплата от покупателя» – это статья ДДС. А статьи движения денежных средств являются основным классификатором отчета о ДДС.

Проводка полностью соответствует третьему принципу. Он заключается в том, что каждая статья основного классификатора отчета может корреспондировать только с одной группой счетов баланса.

В таблицах 7 и 8 приведены группы счетов, с которыми корреспондируют статьи ДДС и ДР.

Таблица 7. Группы счетов, с которыми корреспондируют статьи движения денежных средств.
Статьи движения денежных средств
Группа счетов баланса
Операционная деятельность:

-поступления от покупателей
Задолженность покупателей
-оплата поставщикам
Запасы, задолженность поставщиков
-оплата косвенных издержек
Прочая задолженность
Инвестиционная деятельность:

-оплата основных средств
Основные средства
Финансовая деятельность:

-кредиты полученные
Задолженность перед банками
-кредиты уплаченные
Задолженность перед банками
Таблица 8. Группы счетов, с которыми корреспондируют статьи доходов и расходов.
Статьи доходов и расходов
Группа счетов баланса
Выручка от реализации
Задолженность покупателей
Себестоимость реализации
Запасы, задолженность поставщиков
Косвенные издержки
Прочая задолженность
Амортизация
Основные средства
Курсовая разница по задолженности поставщикам
Задолженность поставщиков
Курсовая разница по задолженности по кредитам
Задолженность по кредитам
Списание товара
Запасы, задолженность поставщиков

Принцип четвертый

Любую операцию, при проводке которой корреспондируют счета из различных групп, нужно отразить одновременно в отчетах о ДДС и о ДР или одном из них. То есть каждая хозяйственная операция может проходить либо по обеим группам счетов «Денежные средства» и «Собственный капитал», либо по одной из них. Исключение составляет только один случай – когда счет дебета и счет кредита принадлежат одной группе.

В соответствии с этим принципом группы счетов баланса будут выглядеть так:

  • основные средства;
  • запасы, задолженность поставщиков;
  • задолженность покупателей;
  • прочая задолженность;
  • денежные средства;
  • собственный капитал;
  • задолженность перед банками.

Здесь, в отличие от таблицы 5, счета «Запасы» и «Задолженность поставщиков» объединены в одну группу. Причина этого в том, что поступление товара не отражается ни в отчете о ДДС, ни в отчете о ДР.

Взаимосвязь основных отчетов

Если все четыре принципа соблюдены, управленческая отчетность будет логически целостной. Это наглядно показывает таблица 9. В ней по горизонтальным столбцам выполняется формула:

[Сумма по статьям отчета о ДР] – [Сумма по статьям отчета о ДДС] = Изменение сумм по группам статей баланса.

В то же время сумма по вертикальным столбцам должна быть равна нулю.

Описанная методика позволяет своевременно формировать достоверную управленческую отчетность. Фирма может профессионально вести все или некоторые участки бухгалтерского учета и отчетности, а также быстро найти решение юридических и определенных управленческих вопросов, так как с помощью новой методики можно правильно учитывать, например, бонусные и маркетинговые скидки, листинги, компенсации поставщиков.

Владимир Мороз, исполнительный директор компании «Междyнародный Деловой Консалтинг»

«Усложняет ли управленческий учет работу?..»

Любая учетная программа с двойной записью и планом счетов автоматически обеспечивает взаимосвязь данных по оборотам, остаткам и аналитическим срезам счетов. Но результат управленческого учета – это, в первую очередь, детальная и оперативная информация для контроля за основными бизнес-процессами компании.

Напомню, что управленческий учет на предприятии должен удовлетворять следующим требованиям:

  • Оперативность. Наличие оперативной и достоверной отчетности в режиме on-line.
  • Полнота. Управленческий учет должен охватывать все многообразие форм ведения бизнеса в современной России.
  • Детальность. Система должна генерировать для собственников и менеджеров отчетность в разрезах, необходимых для мониторинга и принятия правильных оперативных и стратегических управленческих решений.

Если «бухгалтерские» и «управленческие» данные о хозяйственных операциях фирмы сильно отличаются, компания обычно ведет две параллельные системы учета. Двойного ввода рутинных операций фирма может избежать, если создаст общее электронное «хранилище данных» для всех групп пользователей. Чаще всего основной делают систему управленческого учета и из нее выгружают некоторые данные в «бухгалтерскую» базу.

Андрей Кривенко, финансовый директор группы компаний «Агама»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное