Встречаем проверяющих из ФСС

Составить представление о том, как проходит проверка Фонда социального страхования помогут Методические указания, утвержденные постановлением ФСС РФ от 17 марта 2004 г. № 24 (далее – Методические указания).

Итак, основной целью выездных проверок соцстраха является контроль за правильностью расходования фирмами средств фонда. Устраивать такую ревизию соцстраховцы могут не реже одного раза в три года. При этом деятельность организации проверяется только за три года, предшествовавшие году проведения проверки.

Срок такой ревизии исчисляется в календарных днях и не может превышать двух месяцев. Если у фирмы есть филиал или представительство, то время, отведенное для проверки, увеличивается на срок не более месяца для ревизии каждого подразделения.

В список документов, которые чаще всего запрашивают контролеры, входят расчетные ведомости, табели учета рабочего времени и т. д. Однако особое внимание инспекторы уделят оформлению больничных листов. Бухгалтер должен быть готов к тому, что ревизоры тщательным образом изучат каждый листок нетрудоспособности, поскольку это финансовые документы, которые обосновывают использование фирмой денег соцстраха.

Нюансы больничного

О том, как должен быть оформлен больничный лист, рассказано в инструкции о порядке выдачи документов, подтверждающих нетрудоспособность сотрудника. Этот нормативный акт утвержден приказом Минздравмедпрома России № 206 и постановлением ФСС РФ № 21 (оба документа от 19 октября 1994 г.).

Так, например, на листке нетрудоспособности должны быть разборчивые записи медицинских работников, четкие печати, название или штамп учреждения, выдавшего документ. Если больничный выписал врач, занимающийся частной медицинской практикой, он обязан кроме своей фамилии указать номер лицензии на право давать заключения о временной нетрудоспособности. Также обязательными реквизитами являются место работы сотрудника, его фамилия, имя, отчество, вид болезни. В случае, когда документ выдан в результате травмы, врач проставляет определенный шифр. Если же сотрудник, например, простудился, то в бланке подчеркивается слово «заболевание».

Серьезным нарушением ревизоры считают несоблюдение врачами сроков выдачи больничных листов. В частности, оформление их не на десять дней с последующим продлением, а сразу на больший период. Также сотрудник медучреждения не имеет права продлевать действие документа без решения клинико-экспертной комиссии (КЭК) на срок более 30 дней.

Как видите, чтобы принять к оплате больничный, бухгалтер должен не только сам тщательно заполнить его, но и не менее скрупулезно проверить то, что написали врачи. Ведь неверно оформленный листок влечет за собой отказ в возмещении средств, потраченных фирмой на пособия. Так сказано в пункте 18 Положения о ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101 (далее – Положение). Для ревизоров неважно, кто допустил оплошность – лечащий врач или бухгалтер. В любом случае суммы по «неправильному» документу ФСС не примет в зачет страховых взносов.

Найдите ошибку первыми

Следует сказать, что в 2005 году одна фирма пыталась доказать в Верховном Суде, что ФСС обязан оплачивать пособия по неверно составленным листкам нетрудоспособности. Свои доводы компания обосновала следующим образом. В подпункте 3 пункта 1 статьи 11 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ сказано, что соцстрах вправе не принимать к зачету затраты на соцобеспечение сотрудников, произведенных с нарушением законодательства. О том, что поводом для незачета расходов на выплату пособий могут послужить неправильно оформленные больничные листки, здесь не сказано ни слова. Однако такая норма содержится в пункте 18 Положения. Но, как указала фирма, Положение является всего лишь ведомственным актом. А потому нормы, приведенные в нем, не должны применяться, так как противоречат Закону № 165-ФЗ.

Суд не поддержал фирму (решение ВС РФ от 16 марта 2005 г. № ГКПИ2005-48). Принимая такое постановление, арбитры указали на статью 2 Закона № 165-ФЗ. В ней говорится о том, что законодательство о социальном страховании помимо закона включает в себя и иные нормативные акты. К ним-то как раз и относится спорное Положение. Таким образом, неправильно оформленный больничный лист по-прежнему находится вне закона.

В связи с этим возникает вопрос: может ли фирма рассчитывать на зачет расходов по социальному страхованию, если «неправильный» больничный будет дооформлен или исправлен? По словам специалистов ревизионного отдела одного из столичных отделений ФСС, все будет зависеть от того, кто нашел ошибку. Если ляпы в оформлении обнаружил бухгалтер, то документ следует вернуть работнику. А тот в свою очередь должен пойти в лечебное учреждение, которое выдало больничный, и попросить, чтобы внесли исправления. При этом правки врача должны быть подкреплены словами «исправленному верить», подписью и печатью. В данном случае пособия, начисленные по больничному, инспектор не имеет права не принять. А вот если первым ляпы обнаружил ревизор, то выплаченные фирмой суммы придется вернуть соцстраху.

Часто оформительские ошибки медиков дополняют ляпы кадровиков и бухгалтеров. Ведь оборотная сторона заполняется полностью ими. И в этой ситуации все будет зависеть от того, кто первым обнаружил ошибку. Если бухгалтер (или кадровик) не успел исправить свою оплошность до проверки, то неприятностей не избежать.

Есть шанс

На практике чаще всего ревизоры не дают возможности фирмам реабилитироваться и исправить документ. Но справедливости ради следует заметить, что у организаций есть шанс противостоять инспекторам. Например, фирма, у которой контролеры из-за неправильного оформления больничных листов не приняли к зачету более одного миллиона рублей, смогла отстоять свои права в суде (постановление ФАС Дальневосточного округа от 30 августа 2005 г. по делу № Ф03-А51/05-2/2557). Ситуация развивалась следующим образом. При проверке ревизоры выявили многочисленные нарушения: отсутствие на больничных подписей врачей, печатей и другие. Пока проходила проверка фирма дооформила больничные листы, но выплаченные суммы пособий контролеры все равно не приняли к зачету. Компания обратилась в суд. Свое решение в пользу фирмы судьи обосновали тем, что нарушения в оформлении больничных листов носили устранимый характер. Поскольку в них были внесены исправления, отказ инспекторов принять такие расходы арбитры признали незаконным.

Если фирма пострадала из-за невнимательности медработников, она может попытаться взыскать убыток через суд. Но, как показывает судебная практика, арбитры решают такие споры не в пользу предприятий (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17 мая 2005 г. по делу № Ф08-1888/2005-779А, ФАС Дальневосточного округа от 30 марта 2004 г. по делу № Ф03-А51/04-1/366). Судьи считают, что обязанность контролировать правильность заполнения документов, начисления пособий лежит на руководителе и главном бухгалтере. Врачи же за нарушение порядка выдачи больничных листов несут либо дисциплинарную, либо уголовную ответственность, но не материальную.

За чей счет пособия?

После окончания проверки ревизор из соцстраха составляет справку, в которой фиксирует предмет проверки и сроки ее проведения. Акт о ревизии составляется не позднее двух месяцев после оформления справки (п. 13 Методических указаний).

После завершения ревизии у организации, как правило, появляются дополнительные расходы, а у бухгалтера – головная боль: как отразить результаты проверки в учете? Но обо всем по порядку.

В первую очередь бухгалтер должен произвести корректировку расходов на социальное страхование на сумму не принятых к зачету выплат в бухгалтерском учете и доплатить взносы в ФСС. К тому же придется рассчитать и уплатить пени (подп. 1 ст. 75 НК РФ). Также необходимо подать уточненную декларацию по ЕСН (п. 28 Методических указаний).

Но на этом проблемы бухгалтера не заканчиваются. Далее ему предстоит решить, можно ли удержать с сотрудника излишне выплаченные суммы. В соответствии с законодательством это можно сделать в двух случаях. Во-первых, если переплата произошла в результате счетной (арифметической) ошибки. Во-вторых, вследствие злоупотребления со стороны получателя (подлоги, подчистки в документах и т. п.). Об этом говорится в пункте 120 Положения о порядке обеспечения по государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13-6. Кроме того, следует вспомнить и нормы статьи 137 Трудового кодекса. В ней также указано, что с работника можно удержать переплату, возникшую в результате счетной ошибки.

Таким образом, если переплата возникла из-за того, что бухгалтер неправильно применил законодательство, взыскать излишне перечисленные деньги с работника нельзя. Поэтому данные суммы следует отнести на внереализационные расходы организации. Кроме того, такие выплаты не удастся признать экономически обоснованными, что исключает возможность их учета при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Следовательно, такие суммы пособий не нужно включать и в базу по ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

О. Горшенина, эксперт ПБ