Поиск сотрудников: порядок учета

Конечно, бухгалтер прежде всего отвечает за правильный учет. Но в данном случае немаловажно внимательно отнестись к составлению договора.

Заключаем договор

В кадровом агентстве фирме могут предложить заключить следующие виды соглашений.

Во-первых, это договор возмездного оказания услуг. В соответствии с ним кадровое агентство должно найти для вашей фирмы подходящих кандидатов. От вас только потребуется заплатить агентству определенную сумму. Обратите внимание, что, заключая такой договор, агентство берет на себя обязанность предоставить вам потенциального кандидата. В рамках данного договора вашей компании окажут, как правило, следующие услуги: размещение объявлений, проведение собеседований, тестирований и т. д. Все перечисленные мероприятия агентство организует за свой счет.

Во-вторых, с вами могут заключить посреднический договор, в соответствии с которым кадровое агентство лишь ищет потенциальных кандидатов, но отбора среди них не производит. Сумма, которую вы заплатите по такому договору, будет, несомненно, меньше, чем по договору возмездного оказания услуг. Но при этом вам придется отдельно оплатить кадровому агентству проведение собеседований, тестирования и т. д.

Таким образом, несмотря на первоначальную привлекательность посреднического договора, такая сделка в итоге может оказаться более дорогой и хлопотной.

Независимо от того, какой договор вы все же решили заключить с кадровым агентством, стоит обратить особое внимание на момент, когда услуга считается оказанной. От этого зависит порядок отражения затрат и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Таким моментом может быть день выхода нового сотрудника на работу или первый рабочий день после успешно пройденного испытательного срока. Также в договоре может быть предусмотрено, что если сотрудник увольняется или его увольняют в течение испытательного срока, то кадровое агентство обязуется вернуть фирме все полученное вознаграждение или его часть. После того как сотрудник будет найден, кадровое агентство составляет и передает фирме акт об оказании услуг, счет и счет-фактуру.

Тонкости учета

Бухгалтерский учет при самостоятельном поиске новых сотрудников не отличается от отражения расходов затрат на услуги кадровых агентств. Затраты на подбор персонала относятся к управленческим расходам. Производственные фирмы учитывают их на счете 26 «Общехозяйственные расходы», а торговые – на счете 44 «Расходы на продажу». А вот налоговый учет имеет свои особенности.

Расходы по набору сотрудников, включая услуги кадровых агентств, относятся к прочим. На это указано в подпункте 8 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Отражение затрат в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов фирмы. Если расчет налога на прибыль ведется по методу начисления, то момент отражения затрат в налоговом и бухгалтерском учетах будет совпадать. При использовании кассового метода расходы на подбор новых сотрудников отражаются в налоговом учете только в момент их оплаты.

В ходе налоговой проверки инспекторы обращают внимание на экономическую оправданность расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Проблемной бывает ситуация, когда фирма потратила средства на поиск персонала, а работник не подошел. Налоговики считают, что в этом случае расходы не являются экономически оправданными и, следовательно, уменьшить облагаемую налогом прибыль не могут. Об этом говорилось в пункте 6 раздела 5.4 «Прочие и внереализационные расходы» методички по исчислению налога на прибыль. Как известно, Методические рекомендации по применению главы 25 были отменены приказом ФНС России от 21 апреля 2005 г. № САЭ-3-02/ 173@. Тем не менее фирмы могут столкнуться с подобным мнением проверяющих. Тогда при споре с инспекторами следует сделать акцент на то, что методические указания носят рекомендательный характер. В то время как в налоговом законодательстве отсутствуют дополнительные ограничения по учету затрат. Да и на практике вряд ли кадровое агентство даст обязательство, что каждый предложенный им кандидат будет принят на работу.

Вторая особенность налогового учета расходов на подбор персонала при использовании услуг сторонней организации состоит в следующем. Договор с кадровым агентством может предусматривать возможность бесплатной замены работника и возврата части уплаченного агентству вознаграждения, если кандидат не прошел установленный испытательный срок. Бесплатную замену работника можно расценить как безвозмездное оказание услуг и в соответствии с пунктом 8 статьи 250 Налогового кодекса признать у получающей услуги организации внереализационные доходы. Таким образом, получив нового работника взамен не прошедшего испытательный срок, компании придется заплатить налог на прибыль с рыночной стоимости услуг по его поиску.

Риск возникновения претензий налоговых инспекторов в такой ситуации можно снизить следующим образом. В договоре с кадровым агентством нужно избегать формулировок относительно бесплатной замены кандидата, не оставленного компанией на постоянную работу по окончании испытательного срока. Формулировки договора должны указывать на то, что расходы на возможную замену уже включены в первоначальную стоимость услуг агентства. Как правило, на практике поступают именно так.

Однако налоговые инспекторы могут посчитать, что, если по итогам испытательного срока кандидат будет принят на работу, организация-работодатель понесла экономически не обоснованные расходы, то есть расходы на подбор замены, которая фактически не осуществлялась.

Поэтому предлагаем вариант, который снимет претензии налоговиков и снизит налоговые риски. Договором должно быть предусмотрено, что в случае увольнения работника до окончания испытательного срока кадровому агентству следует вернуть деньги, уплаченные фирмой на поиск данного сотрудника. После этого организация вправе заплатить эти же деньги агентству с целью поиска нового кандидата на место предыдущего, заключив новый договор. В итоге фирма потратит столько же, а проблем с налоговыми инспекторами не возникнет.

внимание

Критерий оплаты услуг как обязательного условия принятия НДС к вычету утратил силу с 1 января 2006 года.

совет

Чтобы избежать спора с налоговиками, можно поступить так. В случае, если вашу фирму не устроит ни один из предложенных вариантов, попросите кадровое агентство отразить расходы на поиск персонала в акте и счете-фактуре как информационные или консультационные услуги. Такие расходы уменьшают облагаемую налогом прибыль на основании подпунктов 14 и 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Тогда налоговикам будет сложно предъявить фирме претензии.

Е. Шаталова, налоговый консультант