Электронная головоломка

Право фирмы сдавать отчетность в электронной форме предусмотрено в статье 80 Налогового кодекса, а также в статье 13 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В настоящее время существует две разновидности электронной отчетности. Первая – это электронная отчетность, которую вы с помощью специальных программ (их можно приобрести у специализированных организаций или получить бесплатно в своей налоговой инспекции) переносите из компьютера на дискету. При этом к дискете вы обязаны приложить бумажный вариант отчетности. Вторая разновидность – отчетность, переданная по телекоммуникационным каналам связи, а попросту, через Интернет. В этом случае бумажные бланки не нужны. Именно подобная отчетность с полным правом может называться электронной, именно о ней и пойдет речь.

Просто, как все гениальное

Для того чтобы сдавать электронную отчетность через Интернет, вы, безусловно, должны обладать компьютером и доступом в сеть через модемную связь или выделенную линию. Кроме того, надо приобрести специальную компьютерную программу. Сделать это можно только через специализированного оператора связи, координаты которого вы можете узнать в своей налоговой инспекции.

Когда вы подпишете договор и оплатите счет, оператор подключит вашу фирму к системе электронной отчетности по каналам связи. Кроме специальной программы он обеспечит вас средствами криптографической защиты информации и ключами электронной цифровой подписи. Они необходимы для того, чтобы сохранить конфиденциальность передаваемой информации, идентифицировать вашу фирму и уберечь отчетность от несанкционированных исправлений. В течение нескольких рабочих дней оператор зарегистрирует фирму в системе сдачи налоговой отчетности по безбумажной технологии, и вы сможете приступить к работе.

Благодаря программе, приобретенной у оператора, вы сможете заполнять формы отчетности, контролировать правильность их заполнения, подписывать все файлы электронной цифровой подписью, зашифровывать их и пересылать в налоговую инспекцию через Интернет. Кроме того, вы сможете получать по электронной почте сведения об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом. Для этого в налоговую инспекцию необходимо направить по электронной почте специальный запрос. Правда, информационная выписка, в виде которой вы получите данные, носит лишь ознакомительный характер и не является официальным документом. Поэтому ее нельзя будет представить в другие организации и учреждения. Чтобы получить официальную справку об отсутствии задолженности по налогам и сборам и уточнить состояние расчетов с бюджетом, вам придется посетить налоговую инспекцию (п. 7.1 – 7.3 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 10 декабря 2002 г. № БГ-3-32/705), хотя договориться о встрече можно по Интернету. Существуют и другие приятные дополнительные услуги: периодически вы будете получать данные о бюджетных счетах, кодах бюджетной классификации, инструктивные письма налоговиков и другую аналогичную информацию.

Как передать отчетность

Процесс передачи отчетности состоит из нескольких этапов. Сначала необходимо сформировать ту отчетную форму, которую вы хотите отправить в налоговую инспекцию. Этот документ должен соответствовать утвержденному формату. В программе, которую вы получите у оператора связи, все форматы уже установлены, и при изменении форм отчетности они автоматически обновляются.

Таким образом, задача сводится к тому, чтобы заполнить нужные формы. В некоторых бухгалтерских программах существует возможность экспорта готовых форм для отправки по телекоммуникационным каналам связи. Если вы ведете учет по старинке или с помощью программы, в которой подобная функция не предусмотрена, данные придется переносить вручную. Программа оператора сама проконтролирует, правильно ли вы это сделали. Затем вы заверяете документ электронной цифровой подписью, зашифровываете его (программа это делает автоматически) и отправляете в налоговую инспекцию.

Файлы с отчетностью сначала поступят на сервер оператора связи и только потом в налоговую инспекцию. Получив вашу отчетность, оператор должен выслать вам подтверждение с указанием даты и времени отправки каждого конкретного файла. Это подтверждение, заверенное электронной цифровой подписью оператора, – аналог почтового штемпеля на конверте при отправке отчетности по почте. Как только вы получите от оператора подтверждение, декларация считается представленной (п. 4 раздела 2 Порядка представления декларации в электронном виде, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169).

Налоговая инспекция принимает документ от оператора, расшифровывает его и проверяет подлинность вашей электронной цифровой подписи. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) вы получите из инспекции квитанцию о приеме отчетности и протокол входного контроля. Эти документы подтверждают, что отчетность в инспекцию доставлена. Их можно сравнить с подписью налогового инспектора на втором экземпляре декларации. Квитанция о приеме – это тот же файл отчетности, который передавался, но он будет подписан уже двумя электронными цифровыми подписями – вашей и налоговой инспекции. Этот документ хранится в архиве у обеих сторон. В протоколе должно быть указано, что декларация прошла входной контроль. Если поступит информация, что контроль не пройден, значит, вы допустили ошибки, формируя отчетность. Их надо исправить и отправить файл повторно.

«За» и «против»

Сдавать или не сдавать отчетность в электронном виде – решать вам. Дело это добровольное, а посему надо оценить все плюсы и минусы, которые повлечет за собой переход на электронную отчетность.

Объективных минусов, как ни странно, значительно меньше, чем плюсов, поэтому мы начнем с них. Во-первых, вам придется не только обзавестись компьютером (конечно, если у фирмы его еще нет), но и оплачивать Интернет и услуги оператора связи. Во-вторых, возможны сбои в работе программного обеспечения. Правда, подобные проблемы должны решать службы технической поддержки оператора связи. В-третьих, по Интернету нельзя сдать отчетность в другие контролирующие организации, например Пенсионный фонд. В-четвертых, многие контрагенты, банки и аудиторы просят представлять им отчетность только на бумаге со штампом налоговой инспекции. В этом случае электронное декларирование практически теряет смысл, так как в любом случае придется ехать в инспекцию и получать бумажный вариант отчетности, который, к слову сказать, налоговики обязаны по вашему требованию распечатать и заверить (п. 3.3.4 Регламента, утвержденного приказом МНС России от 4 февраля 2004 г. № БГ-3-06/76).

В пользу электронной отчетности говорят следующие факты. Во-первых, стоимость программы, абонентскую плату за ее обслуживание и расходы на Интернет можно списать на затраты, а НДС по этим расходам принять к вычету. Во-вторых, вы, без сомнения, сэкономите массу своего времени, которое, как известно, нельзя купить ни за какие деньги. В-третьих, вы избежите штрафных санкций за несвоевременную сдачу отчетности в авральных ситуациях. Ведь отчетность можно отправить круглосуточно и в любой день недели, независимо от режима работы налоговой инспекции. Заметьте, файлы можно отправлять до 23:59 последнего дня сдачи отчетности. В-четвертых, вам гарантировано подтверждение сдачи отчетности, которое имеет юридическую силу в спорных ситуациях. В-пятых, программа оператора и входной контроль в налоговой инспекции помогут сократить ошибки в вашей отчетности. Кроме всего вышеперечисленного вы всегда будете оперативно получать обновленные формы отчетности, информацию об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом, изменении бюджетных счетов, кодов бюджетной классификации и инструктивные письма чиновников. Говорят, что в скором времени можно будет через Интернет провести сверку по платежам в бюджет по каждому виду налогов.

Если вы все же не готовы к тому, чтобы перейти на электронную отчетность, никто не может вас к этому принудить, во всяком случае, пока. Хотя существует большая вероятность того, что право сдавать отчетность в электронном виде будет трансформировано в обязанность.

Не можешь – научим, не хочешь – заставим

Несмотря на все преимущества электронной отчетности, фирмы не спешат воспользоваться достижениями научно-технического прогресса. Возможно, виной тому дополнительные расходы на компьютерную технику, Интернет, специальную программу и ее обслуживание, возможно, и простой человеческий фактор – многие люди не любят нововведений, особенно это характерно для бухгалтеров, которые и так устали от постоянных изменений в нашем законодательстве.

Вполне возможно, что в ближайшем будущем все фирмы, численность сотрудников которых превышает 100 человек, будут обязаны сдавать отчетность только в электронном виде. На скорейшем принятии таких поправок в Налоговый кодекс настаивают налоговые работники. По их мнению, эта мера позволит вывести налоговое администрирование на качественно новый уровень.

внимание

За безопасность и конфиденциальность пересылаемой информации вы можете не беспокоиться. Ваша отчетность находится в зашифрованном виде до тех пор, пока не поступит в налоговую инспекцию. Ключи электронной цифровой подписи формируются средствами, сертифицированными ФАПСИ. Это гарантирует и означает, что зашифрованная ими информация не может быть расшифрована в течение 10 лет, даже учитывая перспективы развития систем дешифровки.

внимание

Если вы обнаружите ошибку в уже отправленной налоговой декларации, исправленную отчетность можно повторно отправить в налоговую инспекцию. Если вы сделаете это до того, как истек срок сдачи отчетности, верным будет считаться самый последний из файлов, которые вы отправили. Если срок сдачи отчетности уже прошел, ваши файлы будут рассматриваться как уточненные декларации.

внимание

В договоре, который вы заключите с оператором связи, предусмотрено, что при технических сбоях «в зоне ответственности оператора связи» ответственность несет именно он. Другими словами, если отчетность не попадет в налоговую инспекцию вовремя из-за технических неполадок, произошедших по вине оператора связи, он должен возместить фирме все начисленные ей штрафы. Правда, вину оператора вам придется доказывать в судебном порядке.

Если сбои в работе программного обеспечения произойдут в налоговой инспекции, то штрафов вообще не будет: дата представления отчетности – момент ее поступления на сервер оператора связи. Вам придется лишь переслать отчетность в налоговую инспекцию еще раз.

Ю. Кёлер, налоговый консультант