Встречаем трудовую инспекцию

Встречаем трудовую инспекцию

15.02.2006

Как правило, в небольших фирмах бухгалтеры не только ведут учет и сдают отчетность, но и работают за кадровика. Поэтому им необходимо четко представлять, какие нарушения трудового законодательства привлекут внимание инспекторов в первую очередь.

Далеко не каждая фирма соблюдает требования Трудового кодекса. Ведь штраф за их нарушение сравнительно небольшой: для руководителей – от 500 до 5000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). «Уклонистов» не пугает ни пункт 2 статьи 5.27, ни пункт 1 статьи 19.5 Кодекса об административных правонарушениях. В первом случае директора могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет, если он «попался» второй раз. Во втором – фирму оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 рублей.

Штрафы не единственный результат трудовой проверки. Инспектор выдаст руководителю предписание, в котором укажет выявленные нарушения и срок, в который они должны быть устранены. Если начальник будет по-прежнему бездействовать, дело может попасть в суд, что повлечет за собой еще один штраф на сумму от 1000 до 2000 рублей, теперь уже за невыполнение предписания (п. 1 ст. 19.5 КоАП РФ). Не исключено, что работа компании может быть приостановлена на срок до 90 суток в случае нарушений, которые могут создать угрозу жизни и здоровью работников.

Однако самая большая опасность подстерегает фирму, если инспектор обнаружит, что некоторые работники были уволены с нарушением процедуры или незаконно. Их восстановление будет означать крупные финансовые потери для организации в размере среднемесячного заработка «вынужденного прогульщика».

Представьте документы

Первое, что будет проверять инспектор, – есть ли на вашем предприятии необходимые «трудовые» документы. Перечень бумаг, которые должны быть у каждой фирмы, приведен в таблице «Обязательные документы кадрового учета». Если деятельность компании разнообразна – например, она премирует или аттестует своих сотрудников, понадобятся дополнительные документы.

Если каких-либо обязательных бумаг нет, их нужно завести, при необходимости утвердить, а также под роспись ознакомить с ними работников. Самая распространенная ошибка – отсутствие подписей работников на приказах. Не забывайте, что, когда сотрудник расписывается на документе, он должен проставить и дату ознакомления с ним.

Приказы нужно составлять на основе заявлений, актов, служебных записок и других кадровых документов. Если у вас на руках только «безосновательный» приказ, рекомендуем подготовить недостающие бумаги. Например, при приеме на работу – заявление и трудовой договор.

Все в отпуск!

Как известно, фирма должна предоставлять работникам ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Однако некоторые сотрудники «на бумаге» не отдыхают по два-три года, а то и более. Дело в том, что персонал небольших фирм часто ходит в отпуск «под честное слово», без соответствующего оформления. Таким работникам можно предоставить отпуска за те годы, в которых они их не отгуляли. Или заменить отдых денежной компенсацией.*

Если отпускные не доплачены, обязательно исправьте это нарушение. Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, внесите в него соответствующие изменения приказами.

О приближающемся отпуске работники должны узнавать из уведомлений не позднее чем за две недели до его начала. Можно использовать и другие документы. Например, изданные заранее приказы об отпуске. С ними работники должны ознакомиться под роспись также за две недели до ухода на отдых.

Обратите внимание: график отпусков на следующий год должен быть утвержден руководителем не позднее чем за две недели до его начала. Так сказано в статье 123 Трудового кодекса.

Главное – зарплата

Особенно внимательно нужно отнестись к зарплатным документам. Во-первых, с работниками нужно рассчитываться как минимум два раза в месяц (подробнее об этом мы писали в ПБ № 12, 2005, стр. 64). Дни выдачи зарплаты нужно прописать в Правилах внутреннего трудового распорядка. Также их можно указать в коллективном или трудовых договорах. Обратите внимание: Правила – обязательный документ, о чем многие бухгалтеры забывают.

В трудовых договорах можно встретить фразу «с оплатой согласно штатному расписанию». Из-за нее фирмы часто спорят с инспекторами. Как известно, порядок оплаты труда – одно из существенных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Фирмы считают, что конкретный размер выплат устанавливать необязательно. Достаточно ознакомить работников со штатным расписанием под роспись. Такой вывод можно сделать из статей 68 и 129 Трудового кодекса. Контролеры с ними не согласны. Они убеждены, что в контракте обязательно должны быть указаны размер тарифной ставки или должностного оклада, надбавки, а также доплаты.

Споров с проверяющими можно избежать, если работники подпишут дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых будет определен размер их окладов.

Некоторые руководители устанавливают разную зарплату сотрудникам на испытательный срок и после его окончания. Это неверно, так как нарушается принцип равной оплаты труда за схожий труд (ст. 22 ТК РФ). Чтобы избежать вопросов инспектора, по окончании испытательного срока нужно заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам о возложении на работника дополнительных обязанностей. Если вы этого не сделаете, вполне возможно, придется доплатить сотруднику разницу в зарплате за все время испытательного срока.

Наконец, проконтролируйте, чтобы у вас была утверждена форма расчетного листка, который нужно выдавать работнику вместе с зарплатой.

Обязательные документы кадрового учета

Документ

Примечание

Трудовые договоры

-

Штатное расписание

Унифицированная форма № Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

Табель учета рабочего времени

Унифицированная форма № Т-13 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

Правила внутреннего трудового распорядка

-

Положение о защите персональных данных работника

-

График отпусков

Унифицированная форма № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

Личные карточки

Унифицированная форма № Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

Приказы

Унифицированные формы № Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

Основания к приказам (докладные записки, заявления)

-

Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним
Форма утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
Трудовые книжки

-

Все документы, касающиеся начисления и выплаты

заработной платы, отпускных,

компенсаций за неиспользованный отпуск,

"расчетных" при увольнениях.

-


Н. Калинина, юрист

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA