С документом все в порядке, если он хранится в папке

Папка-скоросшиватель

В былые времена бухгалтер пользовался одним видом скоросшивателей — из серого картона с устрашающей надписью «Дело». Как ни странно, он не канул в Лету: многие и сейчас предпочитают хранить в нем документы. Может, это сила привычки? На самом деле не только. Бухгалтеры объясняют, что на таких папках удобно делать пометки. А когда надписи уже негде ставить, то не жалко и выбросить. Это действительно идеальный вариант для мелких фирм, которые не могут тратить лишние деньги. Такая папка стоит всего 8 рублей. Если же вам хочется разбавить серые будни красками, обратите внимание на цветные картонные скоросшиватели. Правда, они обойдутся дороже — в 30 рублей, хотя функции у них такие же.

Большим спросом среди бухгалтеров пользуется скоросшиватель из мягкого пластика с прозрачным верхним листом. Предназначен он для подшивки документов небольшого объема (до 100 листов). Специально для забывчивых на лицевой стороне прикреплен карман. В него, например, можно складывать визитки. Кроме того, у большинства папок есть выдвижная бумажная полоска на обложке. Так, если внутри бухгалтер хранит документы на сотрудника фирмы, то на полоске он может написать его фамилию. Стоит такой скоросшиватель недорого — всего 12 рублей. А вот за пластиковую папку с непрозрачным титульным листом придется отдать 20—25 рублей.

Несмотря на дешевизну, у всех скоросшивателей есть недостаток: для подшивки нужно прокалывать документы, а это не всегда удобно. Но есть выход — использовать прозрачный файл с перфорацией. Если этот вариант не подходит, можно приобрести папку с металлическим боковым или верхним прижимом. Ее цена — 35 рублей.

Демонстрационная папка

Это хороший вариант для тех бухгалтеров, кто регулярно посещает налоговые инспекции и другие ведомства. Демонстрационная папка сделана из полужесткого пластика толщиной 0,6—1 миллиметр. Бывает разных видов: прозрачного, тонированного и цветного матового. Поверхность может быть гладкой или рифленой.

Такие папки идеальны в тех случаях, когда нужно представлять подборки документов по первому требованию органов контроля. Благодаря тому, что в корешок вклеены прозрачные вкладыши-карманы, все бумаги лежат на виду и при этом легко перелистываются. Здесь удобно хранить документы, и не требуется дырокол, чтобы пробить листы.

В целом такие папки удобны, но есть и минусы. Если документов накопится много, то лишних вкладышей уже не добавить. Придется заводить новую. Стоимость папки — от 15 до 350 рублей в зависимости от количества вкладышей, толщины пластика, ну и, конечно, от бренда.

Папка-конверт

Она сделана из жесткой полипропиленовой пленки. Папка-конверт идеально подходит в тех случаях, если нужно хранить и часто переносить подшивки документов: прайс-листы, договоры, платежки, отчеты. Обычно такие папки закрываются на пластиковую молнию или кнопку. Это очень удобно: застежки защищают ваши бумаги. Например, если по дороге в налоговую инспекцию вы попали в снежную бурю, то с такой папкой можете быть уверены, что отчеты не промокнут. Во всяком случае, некоторое время.

Вообще-то папка-конверт предназначена для хранения небольшого количества документов. Если придерживаться этого правила, она прослужит долго. Тем не менее некоторые бухгалтеры набивают ее до отказа. Еще бы, ведь в налоговые инспекции нужно нести столько всего! Но у пластиковых папок швы, как правило, не выдерживают дополнительных нагрузок. Так что будьте готовы к неожиданностям. Правда, не все так страшно. Вы всегда можете забежать в ближайший магазин и купить новую папку. Благо продают их практически везде, а стоят они совсем недорого — всего червонец.

Объемная папка на резинках и на молнии

Объемная папка выручит, если ваш конверт постоянно расходится по швам. В ней удобно хранить большое количество документов. Для дополнительной защиты на краях есть текстильная окантовка. Эти папки можно закрыть на две резинки или на молнию. Такая модель пользуется большим спросом среди столичных бухгалтеров, так как позволяет рассортировать документы по отделениям. Цена сравнительно невысокая — от 50 до 90 рублей.

Если боитесь, что пластиковые швы могут подвести, приобретите папку из заменителя кожи. Служить она будет, несомненно, дольше, хотя и стоит дороже — минимум 200 рублей. Если ваш начальник все же расщедрился и выделил деньги, не расслабляйтесь при покупке. Бывает, что и «надежные» модели служат всего несколько дней. Чтобы не нарваться на бракованную вещь, внимательно осмотрите внешние детали. Строчка должна быть ровная, молния аккуратно пришита (не бугрилась, а была натянута). Если все это учесть, вещь прослужит долго.

Папка-портфель

Это очень распространенный вид, которым пользуются бухгалтеры. Особенно хорошо с таким портфелем смотрятся мужчины. Но и женщинам он, несомненно, идет. Сильный пол, как правило, предпочитает черный цвет, фантазии дам куда разнообразнее. В зависимости от размера и количества отделений папка-портфель может стоить 70—110 рублей.

Считается, что в среднем пластиковый портфель выдерживает 2—3 килограмма. Но столичных бухгалтеров этот факт не смущает. Помимо документов некоторые кладут туда калькуляторы, мобильные телефоны и даже продукты питания. В этом случае следите, чтобы крепление ручек было прочное, а боковые швы плотно прострочены.

Для тех, кто считает, что пластиковая папка-портфель — это несерьезно, подойдут кожаные изделия. Правда, за солидность придется заплатить до 1000 рублей. Чтобы деньги не были выброшены зря, внимательно осмотрите покупку. Прокраска кожи должна быть равномерной. Если папка линяет (красится), значит, изделие некачественное. Отверстия от прострочки кожи должны быть ровные, непотресканные. Это говорит о том, что сырье не пересушено.

Папка-регистратор

Чаще всего у таких папок имеется металлический арочный зажим. Если вы решили, что без регистратора не обойтись, выбирайте ламинированный картон. Он долговечнее, да и не впитывает грязь и влагу. Папки, сделанные из другого сырья — бумвинила, тоже устойчивы к влажности, но внешний вид не так хорош. Пластик вообще лучше не брать, так как он не выдерживает даже московских морозов. К тому же если такая папка упадет с полки, то скорее всего сломается.

Папки-регистраторы чаще всего делают из плотного картона, запаянного для прочности в полипропиленовую пленку. На опорной части — металлическая окантовка. Она продлевает срок службы, но в то же время оставляет полосы на столе.

Регистратор обойдется вам в 40— 60 рублей (в зависимости от ширины корешка). Если вы предпочитаете брендовую модель, при этом импортную, то приготовьтесь выложить 220 рублей.

Папка-органайзер

Можно сказать, это настоящий мини-офис. На разворотах папки есть карманы для хранения мелких предметов (например, дискет), планка под блокнот, карандашник, объемный карман с молнией, плоский карман и карман-«визитка». Снаружи имеется прорезной карман.

Чтобы папка могла вместить еще больше документов, изготовители вшили по периметру широкую молнию. Одним словом, это очень удобно и солидно (чаще всего такие папки сделаны из искусственной кожи), но для многих бухгалтеров покажется дороговатым — от 200 до 550 рублей.

Архивные папки и короба

Известно, что бухгалтерские документы следует хранить не менее 5 лет. Скоросшиватели, папки с механическим прижимом в этом случае не самый лучший вариант. В них есть металл, который со временем испортит ваши бумаги. Многие используют специальные архивные папки, сделанные из плотного картона или пластика. Чаще всего они бывают на завязках и стоят от 10 до 80 рублей.

Архивный короб — ящик с крышкой, сделанный из трехслойного гофрокартона. В нашей стране этот вид пока не пользуется большим спросом. Некоторые бухгалтеры вообще считают его ненужной вещью в офисе. Такие папки достаточно громоздкие, без отделений, поэтому трудно найти необходимый документ. Но не даром они называются архивными коробами. В них очень удобно складывать, например, трудовые книжки. Стоит такой «ящик» от 45 до 100 рублей.

ЭКСКУРС В ИСТОРИЮ

Папки-регистраторы изобрели немцы, а точнее — механик переплетного дела Луи Ляйтц. У него была собственная мастерская по подшивке документов. В 1896 году он сконстру- ировал папку со специальным механизмом, который оказался очень прост в обращении.

Такие папки по сей день используют в бухгалтерии.