Добавьте компьютеру дружелюбия

Добавьте компьютеру дружелюбия

07.02.2006

При работе на компьютере бухгалтер иногда сталкивается с мелкими неудобствами, которые, если их проигнорировать, могут вылиться в крупные неприятности. Однако, зная некоторые нюансы работы с умными машинами, можно избежать как мелких, так и крупных казусов.

Экономим на печати

Бывает так, что принтер прекрасно работает, пока вы распечатываете кучу не очень важных бумаг – таблицы с промежуточными расчетами, новые приказы директора, переписку по электронной почте. А вот когда дело доходит до распечатки налоговой отчетности или счета для покупателей, в принтере заканчивается картридж. Замена картриджа отнимает иногда довольно много времени. И нерасторопность технических служб вполне может сорвать все сроки подготовки важных документов. Поэтому лучше экономить чернила на бумагах для личного пользования, а документы, которые нужно кому-то отдать, печатать «во всей красе».

В лазерных принтерах, конечно, есть экономный режим. Эта опция предназначена для увеличения срока службы картриджа и уменьшения стоимости печати каждой страницы. Но при его использовании обычно снижается качество печати. Иногда от букв остаются только контуры без заполнения, а такой текст читать неудобно. Часто изменять настройки принтера тоже нежелательно. А если принтер один на отдел и к нему подключен не только ваш компьютер, то можно еще и коллегам помешать.

Поэтому в целях экономии лучше воспользоваться другим способом. Для этого перед печатью выделите весь текст документа и установите цвет шрифта «Серый 50%». Для печати черновика документа подойдет даже «Серый 25%». Но не забывайте, что такой способ работает только в программах, где можно задавать цвет шрифта. И не пытайтесь использовать его на цветных струйных принтерах, потому что для достижения серого цвета они используют не черный, а значительно более дорогой цветной картридж.

Тет-а-тет с архиватором

Довольно часто при работе бухгалтер попадает в ситуацию, когда полученный по электронной почте или даже лично вами созданный ZIP-архив не хочет открываться. Чаще всего виной этому – работа антивирусной программы во время его создания. Получается, в этот момент к файлам одновременно обращаются две программы, что вызывает сбой в архивации. Поэтому при создании архива рекомендуется временно отключать все антивирусники. Иначе можно не только самим разочароваться в неработающем архиве, но и «подставить» коллег, которым вы его отправите.

Выгоняем навязчивые окна

В последнее время изготовители принтеров проявляют повышенную заботу о пользователях, поставляя вместе с принтерами дополнительное программное обеспечение. В результате его установки на экране поверх всех остальных окон появляется окошко, отображающее статус работы принтера. Это дополнительное окно загораживает то одну то другую часть рабочего документа, и пользователи испытывают определенные затруднения в работе.

Если и вашу бухгалтерию не миновало внимание фирмы – производителя принтеров, придется бороться с надоедливым окошком самостоятельно. Для этого откройте диск, где у вас записана программа Windows, затем – папку Os. Найдите папку, называющуюся «Главное меню», а в ней – «Автозагрузка». И удалите оттуда ярлык, содержащий в названии марку используемого принтера.

Берегите пароли

Пароль к вашему компьютеру, бухгалтерской программе, да и вообще любой пароль нужен для защиты данных. Но почему-то многие пользователи не хотят напрягать свою память и грешат использованием очень простых паролей. Самые популярные – 12345 или QWERTY (последовательность букв в одной строке клавиатуры). Также часто используют дату или год рождения, имя или фамилию, номер автомобиля, номер паспорта, телефона. Заинтересованным лицам будет очень легко подобрать такой пароль. Постарайтесь избегать подобных наборов символов. Если очень боитесь забыть – придумывайте пароли, содержащие какие-нибудь части ваших личных данных в разных комбинациях, это может немного усложнить задачу «взломщикам».

Вторая ошибка при использовании паролей – стремление записать их, чтобы было куда подсмотреть в случае «провала в памяти». У многих все пароли записаны на одной странице в блокноте или ежедневнике, которые обычно хранятся на столе рядом с компьютером. И, видимо, специально для чужаков там же имеются комментарии, для чего нужен тот или иной пароль. Понятно, что толку от таких паролей будет очень мало.

Не стоит также записывать пароли на обратной стороне клавиатуры, приклеивать под монитором или класть в ящик стола.

Придумывая пароль, постарайтесь, чтобы он не был короче восьми символов. Не берите один и тот же пароль на все случаи жизни. Если его узнают, будут доступны все ваши тайны. И не забывайте, что можно комбинировать буквы и цифры, а также использовать прописные и строчные буквы.

Разрешите подправить?

Обычно файлы, скопированные в компьютер с компакт-диска, имеют установленный атрибут – «только чтение». Именно из-за этого вам не удается сохранять сделанные в них изменения, и программы настойчиво рекомендуют сохранить файл под другим именем. Чтобы устранить это препятствие, нажмите правую кнопку мышки и перейдите в свойства документа. Там нужно снять галочку напротив пункта «только чтение». Если неизменяемых файлов много, чтобы не возиться с каждым в отдельности, выделяем их все (сочетание клавиш Ctrl+A), точно так же жмем правую кнопку и снимаем галочку.

Буфер – блокнот – буфер

Иногда приходится работать с неправильно отформатированными документами, например, прошедшими сканирование. А бывает, что со страницы в интернете необходимо забрать только текст, без картинок. Для удобства выполнения таких задач можно использовать программу «Блокнот».

Первым делом выделяем текст с графикой на интернет-странице и копируем его в буфер. Потом открываем «Блокнот» и вставляем туда информацию из буфера. Поскольку программка эта не слишком «интеллектуальная», то картинки она просто не увидит, а абзацы текста растянет в очень длинные строчки (один абзац – одна строка). Потом снова выделяем весь текст, копируем его в буфер и вставляем куда нужно, например в Word. И форматируем по своему вкусу.

Поиск документов

С каждым днем объем сохраненных в бухгалтерском компьютере документов нарастает. Да это и неудивительно – дела у фирмы идут, контрагенты не дремлют. Бывает, что найти в этой куче нужный документ довольно проблематично. Для облегчения поиска можно воспользоваться одним из следующих способов.

Поисковую систему проводника Windows можно запустить в любой папке, нажав кнопку F3. В открывшемся окне нужно указать часть имени потерявшегося файла, тип файла, дату его создания или изменения – хоть что-нибудь. Что касается даты, то вариантов несколько: можно поискать среди документов, созданных или измененных в последние дни, недели, месяцы или за определенный период.

Для поиска документов Word удобнее использовать стандартные средства MS Office. Для этого в меню Word выбираем открытие файла. В появившемся окошке указываем тип документа. Затем идем в меню «Сервис», далее – «Найти». В разделе «Условие» для пункта «Свойства» выбираем из списка «Текст или свойство», а в строке «Значение» вводим искомое слово. Выбираем папку, в которой должен лежать искомый документ. Чтобы просматривать документы, находящиеся в папках, лежащих внутри выбранной, ставим галочку напротив «просмотреть вложенные». Когда все готово, нажимаем кнопку «Найти» и ждем, пока появится список всех найденных файлов, соответствующих условиям поиска.

Если найти документ с первой попытки не удалось, еще раз проверьте настройки и укоротите слово для строки «Значение».

Аналогичным способом можно искать документы Excel.

Включил – вспомнил

Если по приходе на работу вам нужно сразу кому-то позвонить, отправить документы по электронной почте или сделать что-то еще, можете приготовить себе маленькую «напоминалку». Для этого откройте папку «Автозагрузка», которая расположена в главном меню Windows. Удобнее всего добраться до этой папки, установив курсор на строчке «Автозагрузка» (в разделе «Программы» главного меню) и выбрав пункт «открыть» в меню под правой кнопкой мышки. Поместите туда текстовый документ со строчкой-напоминанием. И он будет автоматически открываться после включения компьютера.

Александр ПОПОВ

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное