Подтвердите ваши полномочия

Магазины нередко выдают товар на основании доверенности. Как она должна быть составлена, спросила участница форума под ником «Taya»:

«Коллеги, можно ли принимать доверенности, которые составлены в произвольной форме?»

Достаточно категорично высказался «Den»:

«С какой стати? Бланк доверенности утвержден. Пусть заполняют».

Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность может быть выписана по форме № М-2 или М-2а.

Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет – по форме № М-2.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале. Обычно доверенность выписывается на 15 дней (п. 4 инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17).

Своим опытом поделился «Kid»:

«А мы принимаем «произвольные» доверенности. Главное, чтобы на ней стояли печать и автограф директора фирмы-получателя»

Итак, компания перечислила деньги за товар. Получать его пришел сотрудник организации-покупателя. Кто он, какую фирму представляет, может подтвердить доверенность. Получается, что этот документ является элементом купли-продажи товара. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса, на доверенности должна стоять подпись директора и печать фирмы. Подпись главного бухгалтера в обязательном порядке требуется в государственных организациях.

Далее «Taya» рассказала коллегам о точке зрения аудиторов на «неформальные» документы:

«Наш аудитор заявила, что без правильно оформленной доверенности мы не сможем списать товар. То есть деньги, которые получены от покупателей, считаются лишь авансом, а не реализацией».

При продаже товара продавец составляет накладную по форме № ТОРГ-12. Этот бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Здесь также приведены указания по применению бланков. Согласно им, товарная накладная оформляется в двух экземплярах. Один из них остается у продавца и является основанием для списания товаров. Второй экземпляр передают организации-покупателю. Для нее этот бланк является основанием для оприходования ценностей.

При оформлении накладной в ней расписывается главный бухгалтер, сотрудники, которые отпустили товар. Кроме того, продавец ставит на форме № ТОРГ-12 печать. Место печати предусмотрено и для получателя ценностей. Штамп не нужен, если у получателя товара есть доверенность, поскольку на ней печать уже стоит.

«Taya» поинтересовалась:

«Есть ли случаи, когда доверенность не нужна?»

Ей ответил «Kid»

«В статье 182 Гражданского кодекса сказано, что когда полномочия сотрудника можно определить исходя из обстановки, то доверенность не требуется».

В некоторых случаях доверенность не нужна. Однако мы рекомендуем продавцам проявить осторожность, чтобы потом не пришлось разбираться в суде, как одной из питерских фирм (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2005 г. по делу № А56-32547/04).

Две организации заключили договор поставки материалов. Продавец доставил ценности на строительный объект и вручил их бригадиру. Доверенность на право получения стройматериалов от него представители поставщика не потребовали. Такая оплошность не прошла даром. Руководство фирмы-покупателя заявило, что товар не был получен, поэтому перечислять деньги их компания не будет.

Судебное разбирательство все же закончилось в пользу продавца. Он представил арбитрам не только товарную накладную, но и акт сверки расчетов, в котором покупатель признал свою задолженность. Доводы покупателя о том, что материалы получил не уполномоченный на то сотрудник, судьи не приняли. Как они заявили, полномочия могут «явствовать из обстановки, в которой действует представитель». Таким образом, избежать оплаты товара покупателю не удалось. Однако подобного спора поставщик мог вообще избежать.

Неверно оформленная доверенность также может послужить поводом для спора. В качестве примера можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2004 г. по делу № Ф04/353-1379/А70-2003.

Покупатель при заполнении доверенности не указал наименование полученных ценностей, их количество. Но при этом он сделал ссылку на свою заявку, в которой содержались точные указания на количество и наименование товара. По мнению судей, этого достаточно для подтверждения получения клиентом ценностей. Также арбитры отметили, что вовсе не обязательно доказывать передачу товара документами, которые составлены по унифицированным формам.

совет

Если вы отправляете работника в магазин за покупкой, к примеру, канцелярских товаров, выдайте ему доверенность. Тогда ваша фирма сможет получить вычет по НДС. Одним из условий для зачета налога является наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 171 НК РФ). Продавец ее выпишет, получив от сотрудника доверенность (письмо МНС РФ от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/ 2963/11-АЛ268). Без нее работник считается частным лицом, которое делает покупки для личного пользования. Такому гражданину магазин не обязан выписывать счет-фактуру (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Материал подготовила Т. Аверина, эксперт ПБ