Отправляем сотрудника учиться

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно выяснить, что получит сотрудник в результате обучения. С этой точки зрения обучение можно разделить на три вида.

1. Профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации. Эти формы обучения могут проходить в виде курсов повышения квалификации или учебных семинаров. При этом работник не получает высшего или среднего образования.

Дадим определения вышеперечисленным понятиям. Профподготовка – это ускоренное приобретение навыков, необходимых для выполнения определенной работы (ст. 21 Закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»). Профпереподготовка – это получение дополнительных знаний, умений и навыков, необходимых для освоения новой профессии. А повышение квалификации – это обновление теоретических и практических знаний по специальности (п. 7 постановления Правительства от 26 июня 1995 г. № 610).

2. Консультационные семинары. Такие семинары посещают для того, чтобы получить разъяснения по какому-либо конкретному вопросу, который имеет значение для деятельности фирмы.

3. Дополнительное образование. Этот вид обучения предполагает получение сотрудниками высшего или среднего специального образования.

От того, к какому виду относится обучение работника, зависит, можно ли его учесть при расчете налога на прибыль.

Профподготовка

Затраты на подготовку и переподготовку кадров можно учесть в составе прочих расходов фирмы (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК). Но для этого надо выполнить ряд условий. Они перечислены в пункте 3 статьи 264 Налогового кодекса.

Во-первых, у учебного учреждения, в которое вы посылаете работника, должна быть государственная аккредитация (лицензия). Копию лицензии надо приложить к документам, подтверждающим производственную необходимость и экономическую обоснованность расходов на обучение (см. пункт «Доказываем производственную необходимость»).

Во-вторых, направленные на подготовку (переподготовку) работники должны состоять в штате. Расходы на повышение квалификации внештатников при расчете налога на прибыль учесть нельзя.

И последнее условие: программа обучения должна способствовать «повышению квалификации и более эффективному использованию» специалиста в организации в рамках ее деятельности.

Возникает вопрос: как доказать «более эффективное использование специалиста»? Видимо, необходимо какое-то подтверждение того, что сотрудник стал лучше работать.

Таким документом может быть, например, приказ о возложении на работника новых должностных обязанностей или благодарность, вынесенная работнику за повышение производительности труда.

Некоторые компании любят организовывать «выездное» обучение сотрудников, например, в загородных домах отдыха. Обратите внимание: затраты на такие мероприятия уменьшат налог на прибыль лишь частично. Ведь затраты на организацию развлечения, отдыха или лечения работников учесть в расходах нельзя (п. 3 ст. 264 НК).

С налогом на прибыль разобрались. Переходим к зарплатным налогам. Нужно ли удерживать НДФЛ со стоимости обучения? Должна ли организация уплачивать ЕСН и взносы в Пенсионный фонд?

Компенсационные выплаты (в пределах установленных норм), связанные с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников, не облагаются НДФЛ. Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса. Минфин в письме от 16 мая 2002 г. № 04-04-06/88 разъяснил: стоимость обучения (с НДС) не облагается НДФЛ, только если оно вызвано производственной необходимостью (документы, которые ее подтверждают, см. в пункте «Доказываем производственную необходимость»).

Теперь насчет ЕСН. Посмотрим подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Здесь сказано, что компенсационные выплаты, связанные с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников, ЕСН не облагаются. Взносы в Пенсионный фонд тоже не нужно начислять, так как база для их исчисления совпадает с базой по ЕСН. И от взносов на травматизм со стоимости обучения фирма освобождена (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС, утв. постановлением Правительства от 7 июля 1999 г. № 765).

Обратите внимание: даже если вы документально не подтвердите производственную необходимость расходов на обучение, ЕСН платить не придется. Хотя, казалось бы, такие расходы подпадают под базу по ЕСН – как расходы в интересах работника (п. 1 ст. 237 НК). Дело в том, что в этом случае плата за обучение не будет признана расходом при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК). А значит, будет действовать пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса. А он разрешает не начислять ЕСН с выплат из «чистой прибыли».

Консультационный семинар

Участие сотрудника в консультационном семинаре требует меньше всего документов. Затраты на такие семинары относятся к прочим расходам. При расчете налога на прибыль их можно учесть как расходы на консультационные услуги (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК). Естественно, при условии, что будет доказана их производственная необходимость и экономическая обоснованность (см. пункт «Доказываем производственную необходимость»).

«Обратите внимание, – говорит директор аудиторской фирмы “Финстатус” Алексей Беклемешев, – ни подтверждения того, что сотрудник состоит в штате, ни копии лицензии учебного заведения в этом случае не требуется. Так что посещение семинаров можно оплачивать даже внештатным работникам. А устроителем семинара может быть любая коммерческая фирма».

Если производственная необходимость затрат на посещение семинара налицо, зарплатные налоги, а также пенсионные взносы и взносы на травматизм начислять не надо. Аргументы в этом случае такие же, как и в случае с расходами на профподготовку, профпереподготовку и повышение квалификации.

Дополнительное образование

А если фирма оплачивает работнику дополнительное образование, высшее или среднее специальное? Такие расходы фирма не может учесть при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 264 и п. 43 ст. 270 НК).

Оплату обучения в этом случае нужно отнести к доходам работника, полученным в натуральной форме. А с них нужно начислять НДФЛ. Эту позицию налоговая служба подтвердила в своем письме от 24 апреля 2002 г. № 04-4-08/1-64-П758.

Арбитражные суды не всегда с этим согласны. Судьи считают, что необходимо выяснить, была ли заинтересована организация в получении работником высшего образования по конкретной специальности. Если она сможет доказать, что была, стоимость обучения не будет облагаться НДФЛ (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 мая 2003 г. № А19-18938/02-33-Ф02-1357/03-С1, ФАС Центрального округа от 4 декабря 2003 г. № А09-6421/03-14-13).

А вот насчет ЕСН споров нет. Если вы не включаете затраты на обучение в расходы по налогу на прибыль, начислять единый соцналог не надо (п. 3 ст. 236 НК). Это же правило распространяется и на взносы в Пенсионный фонд.

Доказываем производственную необходимость

Чтобы подтвердить производственную необходимость и экономическую обоснованность учебных расходов, нужно собрать целый ряд документов.

Во-первых, желательно ежегодно утверждать план обучения работников. В этом документе имеет смысл указывать:

• сотрудников, которых необходимо направить на обучение в текущем году;
• производственную необходимость (причины и цели) их обучения.

По каждому сотруднику должен быть отдельный приказ руководителя – о направлении сотрудника на тот или иной конкретный вид обучения.

Главный документ – это договор с учебным заведением. Обратите внимание: его нужно заключать от имени фирмы. Иначе вы не сможете доказать, что плата за обучение является расходами организации.

Вопросы, которым буду посвящены занятия, должны быть отражены в программе обучения. Этот документ доказывает, что тема обучения соответствует профилю организации и должности работника. Если такого документа нет, тему занятий надо прописать в самом договоре.

Еще одна полезная «бумажка» – это копия документа об образовании работника (сертификат, свидетельство, аттестат и т. п.). Она подтвердит, что в результате обучения работник действительно получил необходимые для работы по его профессии знания.

Ко всем этим документам не забудьте приложить акт об оказании услуг учебным учреждением.

Е. Ермакова