Заштрихованный учет

Учетный рай

Судя по форуму «Встречи» (сайт buhgalteria.ru ), столичные бухгалтеры отдают предпочтение большим холодильникам и редким, но объемным покупкам в гипермаркетах. Быстрота обслуживания в таких магазинах – бальзам для души вечно занятого счетного работника. Наверняка и вы много раз наблюдали, как сканер кассира в сотые доли секунды считывает штрихкод с этикетки вашей покупки.

Вся информация о продажах через кассовые аппараты автоматически «сливается» в единую систему автоматизированного учета, становясь доступной как менеджерам, так и бухгалтерам. Программа рассчитывает себестоимость операций реализации и готовит проводки по списанию товаров. Менеджер торгового зала в свою очередь имеет точную информацию о наличии и темпах продаж в торговом зале каждого конкретного товара.

Разумеется, оперативная информация о состоянии товародвижения важна и для руководителя. По его запросу программа формирует различные аналитические отчеты, показывает на экране компьютера или выводит на печать результаты соответствующих расчетов в графическом виде.

Даже если вы работаете не в торговле, наверняка ваш гендиректор любит прибыль не меньше, чем хозяин гипермаркета. А значит, его тоже может заинтересовать жизнь в «штрихкодовом раю».

Не торговля

Кроме заштрихованных этикеток продуктов, у всех на слуху применение штрихового кодирования в учете рабочего времени и организации санкционированного доступа в помещение, например в кассу фирмы. В этом случае штрихкоды наносят на карточки-пропуска. Обратите внимание: штрихкод должен иметь покрытие, не прозрачное для человеческого глаза. Считывателю информации покрытие – не преграда, а вот сотрудникам совершенно ни к чему иметь возможность отснять ксерокопии с пропусков.

Возможности штрихового кодирования гораздо шире приведенных двух примеров использования. Самый масштабный эксперимент в области выяснения эффективности применения штрихового кодирования был проведен в конце прошлого века... Министерством обороны США. Его краткие результаты приведены в таблице «Эффективность штрихкода в бухучете».

Американских военных не устраивало, что при «бумажно-компьютерной» бухгалтерской системе стоимость учета составляла 15 процентов от стоимости самих материальных ценностей. И это только по операциям поступления, отгрузки и перемещения грузов!

Еще меньше их порадовало тестирование учетных работников. При ручном вводе 70 миллионов символов каждый сотрудник в среднем допустил 22 тысячи ошибок.

Штрихкод может быть использован как для обозначения разновидности материала, хранящегося на складе, так и для нанесения серийного номера оборудования. При грузоперевозках штрихкод используют для обозначения содержимого, маршрута и других данных о грузах.

В производственном процессе с помощью штрихового кодирования индивидуальные серийные номера можно присвоить не только каждому изделию в целом, но и отдельно каждой детали. Таким образом, можно наладить очень подробный учет при сборке изделий. Даже при очень большом количестве вводимой информации процесс сборки не будет тормозиться благодаря легкости регистрации серийных номеров.

Боязнь перемен

Большинство бухгалтеров, опрошенных сотрудниками колл-центра нашего издательства, с опаской относятся к внедрению штрихового кодирования. Они полагают, что технология учета в корне поменяется. Хотя надо заметить, что она мало изменилась со времен самого Луки Пачоли. Все так же дебет слева, кредит – справа. Так что основное отличие докомпьютерного учета от компьютерного – увеличение скорости обработки информации.

То же и с использованием штрихкодов. Их применение всего лишь ускоряет обработку информации. Правда, ускоряет настолько, что это вызывает настоящую революцию в сознании, поскольку открывает возможность вести подробнейший учет и тратить на это минимум времени.

И все же опасения опрошенных бухгалтеров отчасти оправданны. Внедрение штрихового кодирования предполагает параллельную автоматизацию учетного или иного процесса, в который его внедряют. Ведь считанный сканером штрихкод должен поступить куда-то для дальнейшей регистрации и обработки.

Мало наклеить этикетки, нужно еще внедрить компьютерную систему обработки информации, которая будет формировать базу данных для хранения информации. Только в этом случае вы будете освобождены от необходимости вести учет, тупо «вбивая» реквизиты бумажных документов в программу или того хуже – с помощью «подручных» приложений вроде Excel.

Надеюсь, что читатели журнала для современных бухгалтеров не боятся такого рода перемен, а потому предлагаю ознакомиться с некоторыми техническими подробностями штрихового кодирования.

Короткое сообщение

Штрихкод может обозначать любое сообщение из букв и цифр длиной не более 10–20 знаков. Причем благодаря определенным правилам номера (коды) никогда не повторяются. На первый взгляд знаков маловато. Тем не менее Европейская ассоциация каталогизации (EAN) сочла, что в 13-значном коде товаров информации предостаточно.

Впрочем, если вы не согласны с европейскими каталогизаторами, можно использовать штрихкод как ссылку на информацию. В этом случае он содержит определенный номер-ссылку на компьютерную базу данных. Но при таком раскладе нужно понимать, что для того, чтобы получить информацию из базы данных, необходимо иметь связь с компьютером (сервером), в котором она хранится. Поддержка такой связи – удовольствие не из дешевых, особенно если ваша фирма имеет несколько офисов (подразделений).

С другой стороны, информацию, заложенную в компьютер, можно дополнять хоть до бесконечности. Если же она «зашита» только в штрихкод, то при малейших изменениях и дополнениях придется переклеивать этикетки. Однако в некоторых случаях целесообразно использовать штрихкод и как источник информации, и как ссылку на базу данных.

Простейший и понятный всем пример использования штрихкода в двух ипостасях – торговля. Не мудрствуя лукаво, здесь, как правило, применяют 13-значную нумерацию EAN. При определенных навыках любой человек может узнать из нее о стране, фирме-производителе и внутрифирменном номере товара – эта информация содержится прямо в штрихкоде. Но поскольку номера никогда не повторяются, они же используются как ссылки на записи в базе данных кассового аппарата, хранящей цены продаваемых товаров. То есть обычный 13-значный штрихкод здесь используется и как номер-ссылка на информацию.

К сожалению, сама фирма использовать штрихкод как источник информации, а не ссылку на информацию чаще всего не может. Несмотря на видимую стандартизацию, любой штрихкод имеет существенный изъян. Наименование продукции в нем указано внутрифирменное, а не стандартное.

Один производитель может зашифровать в коде внутрифирменное название «гайка восьмигранная», а другой – «восьмигранная гайка». Для компьютера это будут два разных наименования. Поэтому ускорить ваш учетный процесс могут, как правило, лишь этикетки со штрихкодами, разработанные вашей фирмой, либо использование стандартных 13-значных кодов в качестве ссылки на информацию в базе данных.

Эффективность штрихкода в бухучете

Что оценивается	Показатель эффективности
Ввод операций в компьютер	Ускорение примерно в 10 раз
Стоимость обработки информации	Удешевление в 5 раз
Вероятность ошибок при вводе информации	Сводится к нулю

Вместо инвентарного номера

Благодаря современным технологиям инвентаризацию удалось значительно упростить. Мало-помалу несмываемый инвентарный номер уступает место штрихкоду. Для того чтобы наладить складской учет по последнему слову техники, от фирмы не требуется громадных капвложений. Необходимо приобрести лишь несложное оборудование. Какое именно – читайте в ближайших номерах.

Наталья ЛЕЙМАН