ФНС поддержала новаторов

Организации, у которых большой документооборот, обычно стараются облегчить свою работу любыми способами. Например, используют не типографские, а «фирменные» бланки счетов-фактур, изготовленные на ксероксах или ризографах. Часто вместо подписи «абстрактного» руководителя или главбуха в таких формах указывают должности и фамилии конкретных должностных лиц, отвечающих за составление документов. Эту современную тенденцию не обошла вниманием налоговая служба (письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8).

Шаг вправо, шаг влево...

Одно из условий для принятия НДС к вычету – наличие правильно оформленного счета-фактуры. Если фирма нарушит требования законодательства, то инспекторы могут не признать налоговый вычет. А это повлечет за собой штраф: как минимум 20 процентов от неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ).

Обязательные реквизиты счета-фактуры приведены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. Образец этого документа утвержден постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Предположим, вы внесли в бланк незначительные изменения и вместо реквизитов:

«Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.)»

«Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)»

на бланке напечатали:

«Генеральный директор _____ А.П. Алексеев»

«Заместитель главного бухгалтера_____Т.В. Вершинина».

Может ли покупатель принять к вычету НДС по счету-фактуре, оформленному таким образом? Если вы попадете на инспектора-формалиста, то скорее всего придется попортить нервы, доказывая очевидные вещи. Такая «самодеятельность» может быть расценена как нарушение требований законодательства, установленных пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса.

Новое письмо ФНС развеяло сомнения. Последняя фраза документа позволяет (но не обязывает) указывать в бланках счетов-фактур должности лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры.

Запаситесь доказательствами

А как быть с поставщиками фирмы? Ведь их много, и каждый раз проверять, работает ли там тот или иной человек, бухгалтер не может. Для большей безопасности попросите поставщика переслать вам копию приказа, из которого было бы видно, кто выполняет обязанности руководителя и главного бухгалтера.

Предоставить полномочия можно, оформив доверенность. При подготовке этого документа нужно обратить внимание на следующее.

Доверенность составляется в произвольной форме, она должна быть подписана руководителем и заверена печатью. В ней нужно четко указать, какие именно действия и кому фирма поручает совершать от своего имени. Но главный реквизит – дата составления доверенности. Дело в том, что без него документ недействителен (ст. 186 ГК РФ). Максимальный срок доверенности три года, а если срок действия не указан, то один год.

документ

Закрытое акционерное общество «Актив»

Приказ № 35

г. Москва
1 июля 2005 г.

В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса приказываю:

Предоставить право подписи счетов-фактур, выставленных покупателям, следующим сотрудникам:

– за директора ЗАО «Актив»:

• заместителю директора – Ларионову Т.М.;
• руководителю отдела продаж – Васильевой Л.Д.;

– за главного бухгалтера ЗАО «Актив»:

• заместителю главного бухгалтера – Лавровой П.С.

Образцы подписей приведены в приложении 1 к настоящему приказу.

Генеральный директор ЗАО «Актив» Байков (В.С. Байков)

внимание

В типографские бланки исправления вносить не надо. Главное, чтобы полномочия сотрудников, подписавших документ, были подтверждены документально. Минфин распространил этот порядок не только на организации, но и на структурные подразделения, которые самостоятельно отгружают продукцию от имени юридического лица (письмо от 9 августа 2004 г. № 03-04-11/127). Финансовое ведомство разрешило не указывать в документах должности лиц, которые фактически их подписывают. Достаточно указать реальные фамилии и инициалы сотрудников.

О. Синельникова, аудитор