Проверяем счет 71

Об ошибках, которые чаще всего встречаются в операциях с подотчетными лицами, рассказывает генеральный директор ООО «ПроАудит» Светлана Бакина.

«Командировочный» НДС

– Практически на каждом предприятии есть командировочные расходы. Они складываются из стоимости проезда, затрат на гостиницу и суточных. К сожалению, до сих пор многие бухгалтеры твердо не знают, можно ли принимать к вычету НДС, выделенный в железнодорожных или авиабилетах. Нужны ли для этого отдельные счета-фактуры?

– НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно принимается к вычету на основании билетов, в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счета-фактуры в данном случае не требуются, а записи в книгу покупок делаются на основании проездных документов. Разумеется, возмещать НДС можно, если командировка носила производственный характер и все документы (приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет) оформлены правильно.

– Предположим, что в билете сумма НДС не выделена. Можно ли воспользоваться вычетом, определив ее расчетным путем?

– Нет. В Налоговом кодексе оговорены все возможные ситуации, в которых НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. Командировки и связанные с ними расходы в их число не входят. Повторюсь, но единственным основанием для возмещения налога является проездной документ с выделенной суммой НДС. Если в билете эта сумма не указана, у предприятия отсутствует право на вычет.

– Но что же тогда делать?

– Если в проездном документе НДС вообще не упоминается, то всю стоимость билета нужно включить в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Кстати, такую точку зрения поддерживает и налоговая служба (письмо МНС России от 4 декабря 2003 г. № 03-1-08/3527/13-АТ995). Гораздо хуже, если в билете написано, например, «в том числе НДС 18 процентов», но сама сумма налога не указана. В этом случае бухгалтеру действительно придется самостоятельно рассчитать НДС и исключить его из стоимости билета. Однако ни принять к вычету, ни признать расходом при расчете налога на прибыль эту сумму будет нельзя.

– Еще вопрос, связанный с командировками. К авансовому отчету работник приложил счет гостиницы по форме № 3-Г. Это документ строгой отчетности. Может ли он служить основанием для налогового вычета?

– Нет. Счет, составленный по форме № 3-Г, свидетельствует об оплате гостиничных услуг. Он позволяет учесть расходы на проживание при налогообложении прибыли. Однако для возмещения НДС его недостаточно: нужен счет-фактура.

Кто покупает, тот и платит

– В мае за наличный расчет сотрудник организации по доверенности приобрел для фирмы хозяйственный инвентарь. Стоимость материальных ценностей оказалась больше, чем аванс, выданный подотчетному лицу. Все приходные документы, в том числе счет-фактура, получены и оформлены правильно. Свою задолженность перед сотрудником фирма погасила в июне. В каком месяце можно воспользоваться налоговым вычетом?

– В мае. Учитывая, что сотрудник действовал по доверенности, датой совершения расчета между организацией-покупателем и продавцом признается дата приобретения товаров за наличный расчет. Поэтому воспользоваться вычетом фирма может не дожидаясь, пока бухгалтерия покроет перерасход сотрудника по авансовому отчету.

– А если работник вообще ничего не брал под отчет и рассчитался с поставщиком собственными деньгами?

– В принципе такая ситуация мало отличается от предыдущей. Однако налоговые инспекторы часто расценивают ее иначе. Они считают, что за товар рассчиталось не само предприятие, а физическое лицо. На этом основании делается вывод, что НДС не уплачен и организация не может воспользоваться налоговым вычетом до тех пор, пока не погасит свою задолженность перед сотрудником. Но такая позиция довольно спорна. Ведь даже не получив аванс, подотчетное лицо действует по поручению организации, от ее имени и в ее интересах. По Гражданскому кодексу (ст. 182) сделка, совершенная представителем, создает, изменяет и прекращает права и обязанности представляемого. Поэтому при покупке товаров через представителя фактическим плательщиком средств, в том числе и НДС, является именно организация.

И все же устойчивой единообразной арбитражной практики по этому поводу нет. Некоторые судьи встают на сторону налоговых органов (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 февраля 2002 г. по делу № А33-10898/01-С3а-Ф02-292/ 2002-С1), другие поддерживают налогоплательщиков (постановление ФАС Центрального округа от 6 мая 2003 г. по делу № А09-8580/02-16).

Чтобы выйти из положения, я рекомендую налогоплательщикам оформлять с подотчетными лицами, которые полностью или частично оплачивают приобретенные товары за счет личных средств, договоры займа.

Материальной выгоды нет

– А вот «обратная» ситуация, тоже довольно распространенная. Работник получил деньги, приобрел товар, составил авансовый отчет, но неизрасходованный остаток в кассу не возвратил. Эту сумму бухгалтер удерживает из зарплаты работника по истечении месяца. Не должен ли он заодно удержать с подотчетника и лишний НДФЛ?

– Нет. Первое, что приходит на ум в такой ситуации, – у работника возникает материальная выгода. Ведь деньги он не вернул, а значит, какое-то время ими пользовался. На самом деле это ошибочная точка зрения. По Налоговому кодексу (ст. 212) доходом в виде материальной выгоды признается:

• экономия на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организаций или предпринимателей;
• экономия по сделкам, совершенным с взаимозависимыми лицами;
• экономия по сделкам с ценными бумагами (рассчитывается в особом порядке).

Иных источников материальной выгоды Налоговый кодекс не предусматривает. Поэтому никакого налога с несвоевременно возвращенных подотчетных сумм бухгалтерия удерживать не вправе.

Обойдемся без кассы

– Нужно ли пробивать кассовый чек, когда подотчетник возвращает остаток неизрасходованного аванса?

– Нет. По закону о ККТ (от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ) организации и предприниматели обязаны применять кассовую технику, если наличные расчеты осуществляются при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. Приходуя в кассу остаток подотчетных сумм, организация ничего не реализует. Поэтому кассовый чек пробивать не нужно.

К слову, точно такие же сомнения у бухгалтеров возникают, когда материально ответственные лица вносят в кассу суммы недостачи. На самом деле и в этом случае применять ККМ не надо. Ведь выявленную недостачу нельзя квалифицировать как продажу товарно-материальных ценностей.

Беседовал ведущий эксперт ПБ И. Анашкин