За границу за рублем и... с рублем

Как правило, загранкомандировки оплачиваются в валюте. Однако «возиться» с валютным счетом многие не хотят. И это неудивительно. Помимо того, что такой счет нужно открыть, о нем еще надо сообщить в налоговую. Да и деньги с него просто так не снимешь. Для этого банк потребует множество документов, которые подтвердят, зачем вам нужна валюта: заявку, приказ о командировании, служебное задание и т. д. Не меньше хлопот и по возвращении. Ведь неизрасходованную валюту нужно сдать обратно в банк, причем кроме денег кредитные работники затребуют еще и отчет о выполнении служебного задания вместе с копией авансового. Все это приводит к тому, что многие выдают на загранкомандировки рублевые авансы. Валюту же работники покупают самостоятельно.

По результатам поездки сотрудник оформляет авансовый отчет. Однако прилагаемые к нему документы составлены в иностранной валюте. А поскольку аванс был выдан в рублях, все расходы работника бухгалтер должен пересчитать. Как было сказано, есть два возможных варианта сделать это: на день покупки валюты сотрудником или на дату утверждения отчета. Разберемся, который из них верный.

Совсем коротко

Порядок оформления загранкомандировок практически тот же, что и у поездок по России. Руководитель фирмы подписывает приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указываются фамилия, имя, отчество работника, страна пребывания, цели и срок поездки. Обратите внимание, что при направлении сотрудника за рубеж (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение можно не выписывать. Информацию о времени прибытия в место командирования и отъезда работника подтверждают отметки в его загранпаспорте.

Заметим, что вышеперечисленные документы служат подтверждением экономической обоснованности понесенных расходов.

Вариант первый

Согласно постановлению Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, авансовый отчет составляется в той валюте, которая была выдана сотруднику. То есть если выданы рубли, иностранные деньги фигурировать в документе не должны. А так как все расчеты необходимо свести к единой валюте, а именно к рублям, то возникает вопрос: какой курс использовать при перерасчете?

Большинство бухгалтеров считает, что заполнить авансовый отчет надо по курсу на дату его составления. Они ссылаются на ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Здесь сказано, что командировочные расходы в бухучете признаются на дату утверждения авансового отчета. А значит, перерасчет нужно производить по курсу Центробанка на этот день. В налоговом же учете расходы на командировки также признаются на дату утверждения авансового отчета. Об этом прямо сказано в статье 272 Налогового кодекса (подп. 5 п. 7).

Кроме того, в пользу такого варианта есть еще один аргумент. Как известно, все затраты на командировку признаются только после утверждения отчета. Именно в этот момент они должны быть переоценены. Рублевые расходы, понятное дело, пересчитывать не нужно, а вот валютные следует оценить на момент признания. То есть опять-таки на дату утверждения авансового отчета.

Вариант второй

Вроде бы первый вариант правильный. Однако более логично было бы пересчитывать командировочные затраты по курсу на день покупки валюты работником. Основанием для этого послужат документы из обменных пунктов. Не забудьте полученные справки приложить к авансовому отчету.

Поясним. Если аванс был выдан в рублях, то валютного обязательства перед фирмой у работника не возникает. Заметьте, не образуется в этом случае и курсовая разница, ведь она появляется только при отражении операций в иностранной валюте, а в нашем случае их нет. Согласно гражданскому законодательству, задолженность может быть погашена только в сопоставимой величине. То есть выданный работнику аванс и сумма, которую он потратил, должны быть рассчитаны исходя из валютного эквивалента на одну и ту же дату. Выходит, затраты командированного в валюте не могут быть пересчитаны по курсу на день утверждения отчета, поскольку обязательства в иностранной валюте у него не возникало. Следовательно, если аванс был выдан в рублях, то и отчет должен составляться в рублях. Неправильно в нашем случае применять ПБУ 3/2000. И вот почему.

Раз работнику на командировку были выданы рубли, значит, и отчет должен быть составлен в рублях. Получается, переоценка расходов не нужна.

Кроме того, строки 1а лицевой и 6, 8 обо-ротной стороны авансового отчета заполняются в иностранной валюте, только если под отчет были выданы не российские рубли. Такое правило следует все из того же постановления Госкомстата России № 55.

Если же справку «обменника» работник не представил, возьмите для пересчета курс на дату составления авансового отчета. Не забудьте выбранный вами вариант отразить в учетной политике.

Я не я, и лошадь не моя

Согласно ранее действующему Положению Центробанка России от 25 июня 1997 г. № 62, покупать наличную валюту в «обменниках» фирмы не могли. Возникал закономерный вопрос: можно ли выдать работнику рубли, чтобы валюту он купил самостоятельно? Некоторые специалисты утверждают, что командированный в данном случае выступает как представитель компании. А значит, он действует от имени фирмы. Поэтому пользоваться услугами обменных пунктов не может. Однако законодательно данная норма нигде не была закреплена. Не предусмотрено никаких запретов и на выдачу работникам рублевых авансов. «А что не запрещено, то разрешено» – гласит известная истина. К тому же, выдав сотруднику аванс в рублях, фирма свою обязанность выполнила. А дальше он действует самостоятельно.

внимание

Сейчас на отчет по загранкомандировке работнику отводится всего три дня. Раньше отчитаться он мог в течение 10 дней. Дело в том, что Положение Центробанка России от 25 июня 1997 г. № 62 летом прошлого года было отменено. Поэтому заграничные командировки теперь, как и поездки по России, регулируются Порядком ведения кассовых операций (от 22 сентября 1993 г. № 40). А согласно этому документу, отчет о командировке должен быть составлен в течение трех дней после возвращения работника.

В. Аканеев, эксперт ПБ