Как отразить индексацию зарплаты

Решение об индексации зарплаты выносит руководство фирмы. Но не всегда это лишь инициатива директора. Помимо личного отношения к сотрудникам важны и многие другие факторы. Поэтому директор обращается в первую очередь к экономистам и кадровым работникам.

Столичные экономисты ориентируются на два основных показателя для расчета суммы индексации. Первый из них – индекс потребительских цен, который ежемесячно составляет Мосгоркомстат. При его расчете учитываются изменения стоимости определенной группы товаров и услуг. Второй – величина прожиточного минимума. Этот показатель публикуется ежеквартально. Определяется он изменением цен на товары и услуги, входящие в так называемую потребительскую корзину.

Как бы то ни было, в итоге именно бухгалтер должен правильно оформить индексацию зарплаты.

Легко или сложно?

В компании, в которой заработная плата не индексируется, налоги и выплаты сотрудникам с помощью специальных программ можно рассчитать на год вперед. Для постоянно меняющихся выплат эти величины придется рассчитывать на каждый период, скорее всего это будет месяц. Проблема решается просто. Главному бухгалтеру фирмы дают в подмогу одного или несколько помощников для выполнения механической работы.

Основная сложность заключается в другом. Как правильно и четко отразить индексацию в декларациях и прочих бухгалтерских документах? Сотрудники независимой московской юридической консультации объяснили, что эта область крайне слабо регулируется российским законодательством и в России в целом, и в Москве в частности.

В столице с законами «повезло» лишь бухгалтерам в государственном секторе экономики: индексация заработных плат там регламентируется нормативно-правовыми актами правительства. Для остальных отраслей существуют лишь некоторые правовые нормы, закрепленные в статье 134 Трудового кодекса. Определение того, когда и как индексировать зарплату, в коммерческом секторе отдается на откуп работодателю, который может зафиксировать условия, порядок и размер выплат в следующих документах: коллективный договор, соглашение с профсоюзами, социальный кодекс, положение об оплате труда. Причем работодатель имеет право этого и не делать, а также сделать в любой момент выборочно для отдельных работников.

Будь это решение руководства планируемым или неожиданным, у бухгалтера о надобности такого изменения спросят в последнюю очередь. Однако ему в любом случае придется приводить документы компании в порядок. Сделать это нужно, руководствуясь существующими законами, которые практически никак не регулируют эту процедуру. Поэтому каждый учетный работник решает проблему индексации зарплат в индивидуальном порядке. Все зависит от отрасли производства, количества сотрудников и регулярности в изменениях зарплат.

Главный бухгалтер небольшой столичной продовольственной фирмы Анна Митрофанова рассказала о том, как изменились ее обязанности с введением индексации зарплат. По ее словам, каждый финансовый работник разрабатывает свою собственную методику подсчета сумм индексации. Намного проще, если повышают зарплаты всем сотрудникам. Бухгалтер просто вводит специальный коэффициент индексации, а далее программы высчитывают цифры сами. Если индексируют зарплаты выборочно, бухгалтеру придется попотеть с калькулятором. Лишний помощник в такой ситуации не помешает.

Что касается отражения индексированных зарплат в балансах и декларациях, то здесь процедура также усложняется именно технически. Всем известно, что оштрафовать предпринимателя инспекторы могут даже за единственную неправильную цифру. Это могут быть как ошибки, к примеру, в написании новых КБК, так и неточности в занесении в ведомости денежных выплат сотрудникам. По словам Анны Митрофановой, именно поэтому при индексации бухгалтер должен очень строго соблюдать два правила: точный расчет зарплат на каждый период на каждого сотрудника и далее не менее тщательное занесение верных цифр «до копейки» в декларации.

Что скажут инспекторы?

Даже если бухгалтер предоставит инспекторам при проверках всю необходимую и верно составленную отчетность по индексации зарплат, его проблемы на этом не кончатся. Бухгалтер московской консалтинговой компании Сергей Лаптев рассказал, что инспектор при желании может также потребовать обосновать необходимость повышения зарплаты конкретного сотрудника. Причем сначала именно у бухгалтера. Чаще всего это касается специалистов высшего уровня – топ-менеджеров. Таким работникам достаточно часто повышают зарплату по результатам работы. По словам Сергея, достаточно легко это можно объяснить «человеческим фактором». Ведь понятно, что управленцу с огромным опытом необходимо платить немаленькие деньги и поддерживать высокий уровень его доходов, чтобы его не переманили конкуренты. Налоговые и трудовые инспекторы в любом повышении зарплат топ-менеджерам могут углядеть неправомерность и дискриминацию других сотрудников.

Чтобы избежать претензий, бухгалтеры должны предоставить ревизорам доказательства необходимости повышения выплат этим высокопоставленным сотрудникам. Для трудовых инспекторов это будут характеристики кадровых отделов. С налоговиками проблема решается сложнее. В первую очередь бухгалтер обязан будет представить документы, показывающие конкретные результаты работы данных сотрудников. Это может быть, например, рост прибылей фирмы, который обеспечил тот или иной менеджер. Кроме того, придется устроить встречу налоговых и трудовых инспекторов с руководством предприятия. Тогда уже именно директор будет объяснять причины повышения зарплаты. В этом случае бухгалтер может успокоиться, но он должен быть уверен, что все бухгалтерские документы оформлены правильно.

В целом, бухгалтеры предпочитают не связываться с отражением индексации зарплат. Гораздо проще для них, если руководство выдает специалистам премии по итогам работы в конвертах. Однако нельзя быть уверенным, что прочие обиженные работники попросту не «настучат» налоговикам об этом. И тогда проблемы могут быть намного серьезнее.

Фаина ФИЛИНА