Столичные бухгалтеры следят за чистотой реквизитов

В законодательстве по бухучету зафиксировано, что первичные документы необходимо оформлять на типовых бланках (Закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, постановление правительства от 8 июля 1997 г. № 835). Их утверждает Государственный комитет по статистике (см. Справочно: «Типовые бланки»). Как видим, далеко не для всех операций власти утвердили свои формы. Поэтому, если какие-то бланки для первички отсутствуют, фирма обязана утвердить их в приказе об учетной политике самостоятельно (п. 3 ст. 6 закона о бухучете).

Бухгалтер может вносить в типовые формы любые дополнительные реквизиты (абзац 2 «Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденного постановлением Госкомстата от 24 марта 1999 г. № 20). Например, указать адрес компании. Исключение здесь составляют только документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов. Однако все новшества должны быть зафиксированы приказом гендиректора. А вот изменять утвержденные реквизиты в типовых формах или удалять их счетный работник не может.

Семь раз проверь все реквизиты

Естественно, законодатели не оставили полностью бесконтрольным порядок самостоятельного составления фирмой первички. На бухгалтерских документах обязательно должны присутствовать определенные реквизиты. Их перечень приведен в п. 13 Положения по ведению бухучета и отчетности (утверждено приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н). Остановимся на них более подробно.

Во-первых, в типовом бланке бухгалтеру необходимо указать название документа, которое должно отражать смысл хозоперации. А вот что касается кода формы – семизначного номера документа в ОКУД, то его в собственном бланке указывать не обязательно («Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный постановлением Госстандарта от 30 декабря 1993 г. № 299).

Во-вторых, счетный работник обязательно должен поставить дату составления или подписания документа. Валентина Андреева, автор множества пособий по делопроизводству, отмечает, что в некоторых документах просто поставить дату недостаточно. Число должен написать от руки тот, кто ставит свою подпись. Причем в момент подписания. В принципе счетный работник может напечатать месяц и год, а вот число ему необходимо проставить в документе только от руки.

В документах, которые фиксируют работу коллегиальных учреждений (общего собрания акционеров, собрания учредителей и т. п.), дата печатается при оформлении. Это связано, прежде всего, с тем, что в первом случае сотрудник подписывает документ не во время составления, а позже. Во втором – уже после того как состоялось событие или было принято решение. Это же правило можно отнести и к бухгалтерской документации.

В-третьих, бухгалтеру нужно написать и название компании, от имени которой он составляет документ.

В-четвертых, в документе следует указать содержание хозяйственной операции. Естественно, оно должно соответствовать наименованию типового бланка.

В-пятых, счетный работник записывает в бумаге «измерители хозяйственной операции». Напомним, что это различные показатели, которые позволяют получить сведения об объекте учета. Они могут быть как в натуральном выражении – объем, длина, площадь, так и в денежном.

В-шестых, в документе необходимо отметить должности сотрудников, которые ответственны за хозяйственные операции и их оформление. Кстати, на практике у бухгалтеров этот пункт вызывает многочисленные ошибки. У гендиректора право подписывать документ возникает автоматически, с момента вступления в должность. А вот что касается других сотрудников, то здесь сложнее. Необходимо учитывать, что компетенция на совершение хозяйственных операций указана в должностных инструкциях. А право подписи – в приказе о распределении обязанностей. Валентина Андреева обратила внимание, что «если такого приказа нет, то никто из сотрудников, кроме руководителя, не имеет права подписывать ни один из документов».

В-седьмых, кроме должности на документе необходимо поставить личную подпись и ее расшифровку. Если отсутствует тот, кто должен подписать документ, то лучше приказ переделать и указать другого сотрудника. Ставить косую черту рядом с должностью генерального не стоит.

Об исправлениях и не только

По словам Марины Алексеевой, московского налогового инспектора, к реквизитам на документах надо подходить с особой внимательностью. На проверке контролер обращает на них внимание. «Все реквизиты документов должны быть заполнены в обязательном порядке. К тому же важно, чтобы в документе не было помарок, – говорит налоговый инспектор. – Если на какой-то бумаге от контрагента вы заметите неопрятные места, то лучше попросить его составить новый документ.

В некоторых бумагах исправления можно допустить. Бухгалтер или гендиректор должны заверить их подписью и печатью. Там же должна стоять и дата исправления. Естественно, это исключение нельзя применять к кассовым и банковским документам».

Некоторые бухгалтерские бумаги необходимо заверять печатью. На типовых формах место для печати обозначено буквами М. П. В договорах и других документах печати ставят, как правило, на роспись гендиректора. Валентина Андреева заметила, что ни в коем случае нельзя ставить печать на личной подписи руководителя или ее расшифровке. Ее следует ставить с захватом части слова, которая обозначает должность.

Ошибка в реквизитах стоит дорого

Если сотрудник неправильно составит приказ, указав не все обязательные реквизиты, документ будет признан недействительным. А вот если он сделает ошибку в первичке или другой отчетности, то будет нести ответственность.

Если на проверке налоговый инспектор обнаружит, что в компании нет каких-либо первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета, то он оштрафует фирму. Если бухгалтерских бумаг нет за один налоговый период, то компания заплатит 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК), а если за несколько – 15 000 (п. 2 ст. 120 НК). Если же из-за этого нарушения была занижена налоговая база, то сумма штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК). К тому же за каждый документ, который счетный работник не представит на проверке по требованию инспектора, фирма заплатит 50 рублей (п. 1 ст. 126 НК).

Бухгалтеру, который допускает ошибки в первичных документах, также следует ждать штрафа. Если счетный работник на проверке не даст необходимые для налогового контроля бумаги, то его оштрафуют на 300–500 рублей (ст. 16.6 КоАП). А вот по другой статье кодекса его ждет более серьезное наказание. «За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» сумма штрафа уже составит 2–3 тысячи рублей (ст. 15.11 КоАП).

Если индивидуальный предприниматель самостоятельно формирует учетную политику, ведет бухучет или ему оказывает такие услуги сторонний бухгалтер или фирма, но это нигде официально не зафиксировано, то штраф будет платить сам коммерсант.

Справочно

Типовые бланки

Для наиболее распространенных хозяйственных операций Государственный комитет по статистике утвердил типовые бланки. Сейчас действуют формы для учета:

• основных средств и нематериальных активов (постановления Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а и от 21 января 2003 г. № 7);
• операций с малоценными и быстроизнашивающимися предметами (постановление Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а);
• результатов инвентаризации (постановления Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26);
• кассовых операций (постановление Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а);
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (постановление Госкомстата от 9 августа 1999 г. № 66);
• операций, связанных с оплатой труда (постановления Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а и от 6 апреля 2001 г. № 26).

Более того, для отдельных отраслей комитет разработал свои типовые бланки. Например, для учета:

• торговых операций, в том числе на предприятиях общественного питания, при комиссионной торговле и продаже товаров в кредит (постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132);
• расчетов с населением с применением кассовых машин (постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132, протокол заседания ГМЭК от 12 сентября 2003 г. № 3/75-2003);
• работы строительных машин и механизмов, а также работ на автомобильном транспорте (постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78);
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ (постановление Госкомстата от 11 ноября 1999 г. № 100);
• сельскохозяйственной продукции и сырья (постановление Госкомстата от 29 сентября 1997 г. № 68).

Мнение

Алексей Беклемишев, директор аудиторской компании «Финстатус»: «На практике некоторые документы, в том числе и бухгалтерские, состоят из нескольких листов. Естественно, их наиболее просто подделать, заменив некоторые листы. Поэтому довольно часто возникает вопрос, как правильно их составить и оформить.

Здесь может быть два варианта решения проблемы. Во-первых, можно на каждой странице ставить свою подпись, как это делают на Западе. Во-вторых, сшивать такие документы, как нотариусы: пронумеровать все страницы и сзади на месте прошива скрепить печатью и подписью гендиректора и других сотрудников, которые имеют право подписи».

Светлана ЛАРИНА