Вернуть НДФЛ небезопасно

Подчас оказывается, что бухгалтер, следуя рекомендациям своих инспекторов, поступал неправильно. А ошибки, как известно, надо исправлять. Это предстоит сделать фирмам, которые в минувшем году удерживали НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных (как предписывало письмо МНС России от 17 февраля 2004 г. № 04-2-06/ 127). Высший Арбитражный Суд РФ в своем постановлении от 25 января 2005 г. № 16141/04 указал, что суточные облагать налогом не надо как в пределах норм, так и сверх них (подробнее об этом читайте в прошлом номере журнала).

Существует много других причин, по которым с заработка работника удерживают НДФЛ в больших размерах (по итогам года): заявление о предоставлении стандартных налоговых вычетов попало в бухгалтерию слишком поздно, налог начислен дважды, ошибка в программе и пр. Результат один – излишне удержанный налог на доходы сотруднику необходимо вернуть.

Зачет или возврат

Действия бухгалтера в данном вопросе зависят от того, что предпочтет работник: либо получить свои деньги наличными, либо разрешить учесть излишне удержанный налог в предстоящих расчетах. Согласно Налоговому кодексу, зачет налога производит инспекция (ст. 78 НК РФ), в которую работник должен обратиться с заявлением. Иными словами, от бухгалтера здесь ничего не требуется (кроме, возможно, разъяснений).

Дело обстоит сложнее, если сотрудник намерен излишне удержанный НДФЛ получить «живыми» деньгами. Об этой ситуации главный налоговый документ упомянул в одной из статей: «Излишне удержанные налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммы налога подлежат возврату налоговым агентом по представлении налогоплательщиком соответствующего заявления» (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Иначе говоря, работник должен подать

в бухгалтерию заявление произвольной формы о возврате денег. Но откуда фирма возьмет деньги для возврата работнику излишне удержанных сумм налога? Налоговый кодекс, Минфин и налоговая служба на этот счет молчат...

Нюансы возврата

Приходится разбираться с этим самостоятельно. Многие инспекторы считают, что фирма сначала должна выплатить деньги за счет своих средств, а затем возместить затраты из бюджета. По понятным причинам немногих руководителей устраивает подобный расклад. Как следствие – неоднократные судебные разбирательства, которые фирмы выигрывали.

Арбитры считают, что производить выплату из своих средств организация не должна (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2003 г. по делу № А44-2016/03-СЗ).

Если суд в ваши планы не входит, возможен другой вариант: фирма сначала получает из бюджета деньги, после чего выдает их сотруднику. Расскажем, что для этого вам надо сделать.

Получив от работника заявление на возврат НДФЛ, бухгалтер от имени организации должен обратиться в налоговую. Напишите заявление о возврате денег из бюджета или о зачете излишне удержанного налога

в счет предстоящих платежей по НДФЛ. Учитывая то, что инспекторы крайне неохотно идут на выплаты из бюджета, рекомендуем отправить в налоговую заявление на зачет. В течение двух недель инспекция обязана сообщить вам о своем решении.

Итак, контролеры дали «добро». Дальше все просто. Вы начислите работнику зарплату и НДФЛ, как обычно. Из суммы удержанного налога фирма и выплатит сотруднику причитающиеся деньги. Оставшаяся часть начисленного НДФЛ будет перечислена в бюджет.

К месту отметим, что арбитражные суды согласны с таким порядком возврата налога на доходы (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 декабря 2004 г. по делу № А66-5941/2004). Проиллюстрируем изложенное примером.

Пример

ЗАО «Актив» в 2004 году ошибочно удержало со сверхнормативных суточных, причитающихся Мориной Н.Л., налог на доходы в сумме 3000 руб. Эту оплошность бухгалтер обнаружил в марте 2005 года.

Работник пожелал получить причитающиеся деньги наличными и представил в бухгалтерию заявление. Чтобы вернуть деньги быстрее, бухгалтер направил в налоговую заявление о зачете излишне удержанного налога в счет предстоящих платежей.

Месячный оклад Мориной Н.Л. составляет 27 000 руб., а исчисленный НДФЛ – 3510 руб. (27 000 руб. # 13%). Чтобы вернуть сотруднице излишне удержанный налог, мартовскую зарплату бухгалтер начислил в обычном порядке. На руки сотрудница получила 23 490 руб. (27 000 – – 3510), а требуемые деньги бухгалтер выплатил ей из суммы удержанного налога на доходы (3510 руб.). В бюджет был перечислен НДФЛ в размере 510 руб. Сумму возврата бухгалтер отразил в форме № 2-НДФЛ, которую отправил в инспекцию, где «Актив» стоит на учете.

В учете были сделаны такие записи:

Дебет 20 Кредит 70

– 27 000 руб. – работнику начислена зарплата;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 3510 руб. – из зарплаты удержан налог на доходы;

Дебет 70 Кредит 50

– 23 490 руб. – выплачена зарплата из кассы;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 3000 руб. – сторнирован ошибочно начисленный налог на доходы с суточных;

Дебет 70 Кредит 50

– 3000 руб. – работнику выдана излишне удержанная в 2004 году сумма налога;

Дебет 68 Кредит 51 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 510 руб. – перечислен в бюджет налог на доходы физических лиц.

Проблемы возврата

Но может статься, возврат НДФЛ будет сопряжен с выездной налоговой проверкой. Многие инспекции считают именно так. Все дело в том, что они ведут учет только уплаченных сумм налога на доходы. И установить, есть ли у физлица переплата по НДФЛ, инспекторы, сидя в кабинете, не в состоянии.

Соответственно, давая разрешения зачесть (вернуть) налог, они поступают фактически вслепую и идут на это не всегда. Как заявляют контролеры, «ввиду специфики порядка перечисления и отражения на лицевых счетах налогоплательщиков названного налога, выявить факт наличия переплаты можно исключительно в ходе проведения выездной налоговой проверки» (из текста постановления ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2004 г. по делу № А44-1142/04-С14). Стоит ли говорить, что закон не связывает право вернуть работнику ошибочно удержанный налог с проведением проверки?..

Но не все так грустно. Обзвонив столичные инспекции, мы получили уверения в том, что выездная проверка проводится только тогда, когда фирма требует вернуть деньги из бюджета. Если же происходит зачет налога, проверки можно не ждать.

Несколько разъяснило ситуацию письмо УМНС по г. Москве от 26 апреля 2002 г. № 11-10/19423. Здесь сказано, что одновременно с заявлением «налоговый агент представляет в налоговый орган... доказательства излишнего перечисления налога». Это могут быть приказы руководителя, ведомости на выплату зарплаты, расчеты НДФЛ и т. д. Конкретный перечень документов следует уточнить у своего инспектора.

внимание

Обязанности информировать работников об излишне удержанном налоге у фирмы нет. При этом агента нельзя оштрафовать за то, что он удержал налог в больших размерах, чем надо. Нет оснований. Агент несет ответственность только в том случае, если НДФЛ был удержан в меньших размерах (ст. 123 НК РФ).

Д. Гусятинский, аудитор