Управленческий учет сотрудников

Право собственности

Будь наши сотрудники собственностью фирмы, я бы запросто открыла соответствующий субсчет к счету основных средств. Собственно говоря, так и делал тот же Датини из средневековой Италии (подробности в декабрьском номере «Расчета» за 2004 год, стр. 150 – прим. ред.). А вот как оценить свободного человека, я не знала, и поэтому предложила финдиректору такую схему:

– Открываем забалансовый счет «Сотрудники» с аналитикой по однородным группам (департаментам, отделам и бригадам) и по каждому работнику. В дебет относим суммы, потраченные на подбор персонала и повышение его квалификации, дублируем начисленную зарплату, по кредиту списываем накопленные суммы при увольнении работника.

– Ну и как по этим показателям считать эффект от использования сотрудника? – спросил финдиректор.

– Откроем еще один забалансовый счет, назовем «Результативность». Аналитику заведем точно такую же, как и на счете «Сотрудники». Только дублировать будем уже не зарплату, а прибыль по каждому подразделению и соответственно по каждому человеку. Останется только сопоставить два счета.

– Табличку сопоставления вручную заполнять предлагаете? Нет, лучше использовать обычную двойную запись и развернутые остатки.

Амортизация сотрудников

Всех, кто работал в нашей фирме, я приняла к учету по расценкам кадрового агентства, услугами которого мы обычно пользуемся. Финдиректор рассудил так: «Будем исходить из худшего: при “выбытии” сотрудника нам придется искать замену ему через профессиональных кадровиков».

Кроме того, финдиректор велел увеличивать первоначальную стоимость каждый раз, как только фирма оплатит тренинги, курсы, прочее допобразование или учебный отпуск. Для того чтобы к моменту увольнения сотрудника было ясно, не остался ли он должен фирме за повышение своего интеллекта и трудовых навыков, решено было завести счет «Амортизация сотрудников». Проблему срока амортизации сотрудников, работающих по бессрочным трудовым договорам, финдиректор решил быстро:

– Считай срок использования до даты сорокового дня рождения сотрудника.

– А почему не до наступления пенсионного возраста?

– У нас не работают люди старше сорока. Принимать на работу сорокалетних и тем более вкладывать деньги в их обучение не имеет смысла. На мой взгляд.

Амортизацию «орудий труда» мы списываем на управленческие и общепроизводственные расходы или просто на себестоимость (в зависимости от того, где работает сотрудник). В ряде случаев амортизация погашается за счет других источников.

Например, менеджеры и производственники. Именно они вносят рациональные и новаторские предложения, говоря советским языком, или разрабатывают тонкие маркетинговые ходы. Подобный креатив финдиректор объявил интеллектуальной собственностью и велел открыть для его учета отдельный счет.

Оценка интеллектуальной собственности – тема отдельной статьи. Скажу только, что первоначальную стоимость сотрудника, генерирующего идеи, финдиректор разрешил погашать за счет созданной им интеллектуальной собственности.

Кроме того, финдиректор позволил ежемесячно резервировать на налоговые штрафы и пени 10 процентов от суммы выручки, которая значилась в официальной бухгалтерии. Налоговые платежи, по его мнению, не должны превышать 15 процентов от все той же «белой» выручки. Суммы, не вписавшиеся в эти границы, должны быть возмещены за счет зарплаты работников бухгалтерии, внутренних аудиторов и налоговых консультантов. Если же дань налоговой – меньше зарезервированной суммы, то разница идет на погашение амортизации за счет резерва.

Штрафы и прочие неприятности, которые возникли с ведома хозяина фирмы, мы отражаем по дебету субсчета «Учредитель». Так же, как суммы взяток и наличные, которые мы выдаем хозяину задолго до того, как будет подсчитана сумма официальных дивидендов. Благодаря такой системе досрочное погашение «первоначальной стоимости» наших финсотрудников обеспечено, и руководство не скупится на оплату тренингов, курсов и семинаров по вопросам налогообложения.

Фирма должна хозяину, а не сотруднику

Остается еще один, не менее важный момент: реальная прибыль, которая падает в карман хозяина.

Чтобы не путать вас трехзначными счетами управленческого учета нашей фирмы, объясню принцип определения эффективности работы каждого сотрудника с помощью привычного счета 90 «Продажи». Допустим, к этому счету вы открыли три обычных субсчета – 90-1 «Выручка», 90-2 «Себестоимость продаж», 90-3 «НДС» – и один нестандартный, условно дадим ему номер 90-10 и назовем «Результаты». Кроме него есть и другие «нестандартные» субсчета для учета штрафов, пени, недостач и брака.

Как и субсчет 90-9 «Прибыль/ убыток от продаж», наш субсчет 90-10 предназначен для выявления финансового результата. Записи по субсчетам 90-1 – 90-3, как и в бухучете, мы проводим накопительно в течение года, а по окончании года закрываемся внутренними записями на субсчет 90-10.

Разница между нашим счетом 90-10 и бухгалтерским 90-9 в следующем. Финансовый результат (у нас это всегда прибыль) мы никогда не списываем, а учитываем нарастающим итогом в течение всей деятельности фирмы. Для формирования финансового результата за отчетный период используем проводку:

Дебет счета «Прибыль» Кредит счета «Учредитель».

Замечу, что у нас нет расходов «за счет прибыли», вся она идет на дивиденды. Кроме того, с кредита счета 90-10 мы ежемесячно списываем в дебет счета «Затраты на персонал» начисленную заработную плату, штрафы и пени, оплаченные фирмой по вине сотрудников, а также прочие непроизводственные расходы вроде бесплатного питания, брака в производстве и недостач.

Эта проводка фактически дублирует записи, уже сформировавшие данные о себестоимости, штрафах, недостачах и прочих неприятностях. Поэтому она никоим образом не влияет на финансовый результат и служит лишь аналитикой, которая позволяет сопоставить полученную прибыль (дебет счета 90-10) с затратами на персонал (кредит счета 90-10).

Оприходование менеджера

Вариант 1

Менеджер «приобретен» через кадровое агентство за 14 000 руб.

В управленческом учете отражаем 14 000 руб. следующей проводкой:

ДЕБЕТ
Счет 127 «Сотрудники»
Субсчет 127.5 «Департамент 05»
Субсчет 127.5.2 «Отдел 02»
Субсчет 127.5.2.4 «Менеджеры»
Субсчет 127.5.2.4.9 «Иванов И.И.»
КРЕДИТ
Счет 105 «Поставщики»
Субсчет 100.1 «ЗАО ”Кадровик”»

Вариант 2

Менеджер поступил на работу по рекомендации. Его первоначальную стоимость отражаем в той же сумме, как если бы его нашли через кадровое агентство – 14 000 руб. Проводка меняется:

ДЕБЕТ
Счет 127 «Сотрудники»
...
Субсчет 127.5.2.4.9 «Иванов И.И.»
КРЕДИТ
Счет 100 «Резервы»
Субсчет 100.1 «Подбор кадров»

Наталья КСЕНДЗОВА