Долой рутину?

В нашей фирме я бухгалтер главный и единственный. Основная задача, которую ставит передо мной директор, – чтобы у фирмы не было проблем с налогами. Но и бухучет я всегда старалась вести по всем правилам. Однако по мере того как фирма росла, работы у меня становилось все больше. Успеть сделать все становилось сложнее, и удовольствия идеальное ведение учета мне уже никакого не доставляло. Скорее наоборот.

Особенно раздражали канцтовары. Разнообразную канцелярскую мелочь закупали часто. На то, чтобы разнести ее на счете 10 «Материалы» по количеству и наименованию и заполнить на все это приходный ордер (я пользуюсь формой М-4) уходило немало времени, которого постоянно не хватало и на куда более важные для фирмы занятия.

«И все это я делаю только для того, чтобы немедленно отправить всю эту мелочевку в общехозяйственные расходы на 26-й счет!» – думала я, оформляя очередное требование-накладную на списание канцтоваров (форма М-11). Ладно бы еще эта информация была нужна руководству, так нет же – канцтовары никого не интересовали. Их закупали в пределах однажды определенной суммы, и это всех устраивало. Да и не всегда эти данные учета соответствовали действительности. Иногда за фигурировавшими в документах «канцтоварами» скрывались расходы на какой-нибудь небольшой банкет, который руководство не хотело показывать в учете.

Однажды, проведя чуть ли не полдня в разноске очередной партии всех этих ластиков, ручек, бумаги, папок, скотча и разнокалиберных скрепок и потратив на это больше времени, чем планировала, я поспешила в инспекцию сдавать очередной отчет. По дороге думала о том, сколько никому не нужной работы делают бухгалтеры и как бездарно пропадают при этом их время, нервы, диоптрии, наконец...

В очереди к инспектору я поделилась этими соображениями с коллегами – накипело. «Да уж, а внимания сколько нужно, чтобы всю эту канцелярку правильно занести, – поддержала меня соседка по очереди. – У моей знакомой (она тоже главбух) девочки однажды забили в программу “скрупки” вместо “скрепки”. Так они некоторое время и значились и в бухгалтерском, и в налоговом учете, и никто этого не заметил. Зато на этот необычный аксессуар обратила внимание инспектор во время проверки. Она заявила, что 25-я глава Налогового кодекса позволяет списывать в расходы стоимость канцтоваров, а такая канцелярская принадлежность, как “скрупки”, теории и практике неизвестна. И убрала их стоимость из уменьшающих налог на прибыль расходов, несмотря на то что в первичке название было верным.

Сумма была смехотворной, и случай этот всех больше позабавил, чем огорчил. Но для главбуха он стал поводом ввести новый порядок: приобретенные канцтовары сразу скопом списывать на счета затрат, не пропуская через 10-й счет. Для этого составляли акт на списание общей суммой полученных от поставщиков канцтоваров, в котором писали “канцелярские товары”, не уточняя, какие именно и сколько».

А почему бы и нет?

Не знаю, быль это или просто забавная бухгалтерская байка, но зерно упало на благодатную почву. Я еще больше укрепилась во мнении, что от рутины по учету канцтоваров нужно как-то избавляться. И задумалась, не поступить ли мне так же, как та главбух.

С точки зрения бухучета это, может быть, и не совсем корректно. Но какая разница, если в налоговом учете стоимость приобретенных канцтоваров списывают сразу как прочие расходы (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК)? Для уменьшения налогооблагаемой прибыли форм М-4 и М-11 не требуется – достаточно документов на приобретение, а накладные от поставщика у нас всегда есть. Для того чтобы поставить к вычету НДС, нужен счет-фактура. С ними тоже проблем никогда не было. Почти всегда канцтовары мы закупаем у специализирующейся на торговле ими фирмы, и счета-фактуры там выставляют исправно и верно оформленные.

Да и в бухучете, если вдуматься, это не такое уж нарушение. Ведь есть же в ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» и в Положении по ведению бухучета (приказ Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н) требование рациональности. А какая уж тут рациональность, если затраты – хотя бы в виде оплаты моего рабочего времени – на учет канцтоваров несоразмерны с пользой от этого учета (я уже говорила, что данными бухучета об оприходованных и списанных канцтоварах никто не интересовался).

Пообщавшись с коллегами «по цеху», я с удивлением выяснила, что некоторым из них даже в голову не приходит «пропускать» канцтовары через счет 10. «У нас в компании испокон веков их сразу с 60-го счета списывают на 26-й, а на обратной стороне накладной от поставщика при этом пишут: “Выданы сотрудникам для работы”. И нареканий у инспекторов это ни разу не вызвало. Да многие так делают, зачем мучиться?» – убеждала меня подруга.

«Долой рутину!» – в итоге решилась я. Был декабрь, и я как раз составляла учетную политику на следующий год. В ней, сославшись на принцип рациональности, я предусмотрела, что в бухучете приобретенные канцтовары сразу общей суммой списываются на счета затрат по акту. Его форму разработала сама и добавила в учетную политику в качестве приложения.

Я была уверена, что фирме это ничем не грозит – все мои рассуждения казались мне весьма убедительными.

Расплата

Но они нисколько не убедили инспектора, которая спустя два месяца, в конце февраля, пришла к нам с выездной проверкой по НДС за прошлый год и январь текущего. Проверки я не очень боялась – знала, что и с начислением, и с вычетами по НДС у меня все в порядке. Каково же было мое удивление, когда инспектор «сняла» вычет НДС по всем купленным в январе канцтоварам.

«Вы же их не оприходовали, как же вы поставили НДС к вычету? – удивлялась инспектор. – Ведь вы отлично знаете, что по статье 172 Налогового кодекса НДС можно ставить к вычету только после принятия товаров на учет. И если они используются как материалы, то нужно ставить их на счет 10. А списание на общехозяйственные расходы принятием на учет считать нельзя. Что вы списываете? Материалы, которых у вас на 10-м счете и в помине не было».

Вглядевшись в счет-фактуру на одну из партий канцтоваров, проверяющая добавила: «А вот у вас здесь и дырокол есть. У него же срок службы наверняка больше года. Если это так, то по-хорошему его вы вообще должны были как основное средство на счете 01 учесть, хоть он и стоит меньше десяти тысяч рублей. И только после этого вы могли НДС поставить к вычету».

Все это инспектор изложила и в акте проверки. К счастью, сумма недоимки получилась незначительной – ведь свое учетное «ноу-хау» я использовала всего месяц. Представив, что бы было, если бы с проверкой из инспекции пришли не сейчас, а спустя, к примеру, пару лет, я похолодела. Тогда бы в акте фигурировал весь накопившийся за эти два года вычет НДС по всем канцтоварам! А заплатить его да еще пени и штраф пришлось бы единовременно. Тогда обсуждение с директором результатов проверки мне ничего хорошего бы не принесло.

А так все обошлось: это было единственное нарушение, которое нашла инспектор, и она была довольна, что уходит не с пустыми руками. Понимая, что без доначислений не обходится почти ни одна выездная проверка, мой шеф радовался их малому размеру. А я вернулась к прежнему «рутинному» порядку учета канцтоваров.

Всем бояться?

Довольная, что уходит с «добычей», инспектор немного пооткровенничала. Она призналась, что будь мы огромным предприятием с десятками тысяч наименований на складе, то она вряд ли стала бы придираться к такой мелочи – если бы вообще ее заметила. А тут мой промах прямо в глаза бросается, да еще и в учетной политике записан – трудно не заметить. Хотя, если для фирмы входной НДС по канцтоварам за несколько лет – сумма не такая уж и значительная, то бухгалтеры иногда специально списывают канцтовары, минуя 10-й счет. Так они и себе жизнь упрощают, и дают проверяющим возможность «поживиться», не прилагая особых усилий, – глядишь, инспекторы на этом остановятся и дальше «копать» не станут.

Увидев, что канцтовары в учете сразу уходят на 26-й счет минуя 10-й, инспектор восстановила принятый по ним к вычету НДС