Порядок выплаты денежной компенсации

Порядок выплаты денежной компенсации

Замена части отпуска денежной компенсацией

Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска, превышающая 28 календарных дней (статья 126 ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть:

• если работник относится к категории, для которой законодательством установлен удлиненный основной отпуск;
• если работник относится к категории, для которой законодательством установлен дополнительный оплачиваемый отпуск;
• если работник был отозван из отпуска, и неиспользованные дни присоединяются к отпуску за следующий рабочий год;
• если по каким-либо причинам не были использованы отпуска за предыдущие рабочие годы.

Не допускается замена части отпуска денежной компенсацией:

• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• беременным женщинам;
• работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Сумма денежной компенсации рассчитывается в порядке, предусмотренном для расчета среднего заработка за отпуск.

Существуют две точки зрения относительно того, какая часть отпуска может быть заменена денежной компенсацией. В Письме Минтруда РФ от 25 апреля 2002 года № 966-10 указано, что до тех пор, пока не сформируется судебная практика по данному вопросу, организация и работник могут сами выбрать один из вариантов.

1. Суммируются все неиспользованные отпуска, и за ту часть, которая превышает 28 дней, выплачивается компенсация.

Пример.

Иванову Н.П. предоставляется очередной отпуск 28 календарных дней и дополнительный отпуск 5 календарных дней. Кроме того, у Иванова не использован отпуск за предыдущий год (28 дней – основной и 7 дней – дополнительный). Иванов подал заявление с просьбой о предоставлении денежной компенсации за часть отпуска.

Общая продолжительность отпуска: 28 + 7 + 28 + 5 = 68 дней.

Подлежит компенсации: 68 – 28 = 40 дней.

В этом случае работник может использовать 28 дней отпуска и получить компенсацию за 40 дней.

2. Части отпуска, превышающие 28 дней, определяются для каждого неиспользованного отпуска отдельно и суммируются.

Пример.

Воспользуемся данными предыдущего примера.

Подлежит компенсации за прошлый год: 28 + 7 – 28 = 7 дней.

Подлежит компенсации за текущий год: 28 + 5 – 28 = 5 дней.

Всего может быть заменено компенсацией 12 календарных дней, а 56 дней отпуска работник должен использовать.

При выплате компенсации возникает ситуация, когда работник работает, получает за это время заработную плату и одновременно средний заработок. При этом работодатель должен начислить с этих сумм ЕСН.

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику вместо части отпуска, подлежит налогообложению НДФЛ и ЕСН, так как такая компенсация за неиспользованный отпуск не связана с увольнением (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Это же касается и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Ведь согласно Федеральному закону от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, данные взносы надо платить с тех же выплат, что и ЕСН.

Что касается налога на прибыль, компенсация включается в состав расходов на оплату труда и уменьшает налогооблагаемый доход (п. 8 ст. 255 НК РФ). Этот вывод подтверждается и письмом Минфина России от 17 сентября 2003 г. № 04-04-04/103.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

На основании статьи 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, за все предыдущие годы без ограничения. Однако необходимо помнить, что согласно статье 124 ТК РФ запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Поэтому если работник не был в отпуске более двух лет, то организации придется обосновать, почему это произошло. Таким обоснованием может быть заявления работника о переносе отпуска за текущие года на следующие рабочие года.

Среднедневной заработок рассчитывается в порядке, предусмотренном для всех случаев предоставления отпусков. Количество дней, подлежащих оплате, рассчитывается, исходя из количества месяцев, отработанных в рабочем году. Не полностью отработанный месяц не учитывается, если количество отработанных дней составляет менее половины месяца. Если отработано более половины месяца, то он учитывается как целый.

Сумма начисленной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении является объектом налогообложения НДФЛ. ЕСН не начисляется, так как в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении налогообложению не подлежат. Заметьте: если данная компенсация выплачивается работнику, который не собирается увольняться (то есть она не связана с увольнением сотрудника), то налоговики считают, что ЕСН нужно начислять в общеустановленном порядке. Свою позицию налоговые органы изложили в письме УМНС России по г. Москве от 10 ноября 2002 г. № 28-11/53919.

Пример.

Николаев И.П. увольняется с 10 декабря 2003 года. За рабочий год — с 15 марта 2003 года по 14 марта 2004 года — отпуск не предоставлялся. В текущем рабочем году отработано 8 полных месяцев и 26 дней. Так как в не полностью отработанном месяце отработанное время составляет более половины, этот месяц учитывается при расчете как целый. Поэтому компенсации подлежит неиспользованный отпуск за 9 месяцев.

Компенсация выплачивается за: (28 : 12) х 9 = 21 день.

Если отпуск за текущий рабочий год был предоставлен авансом, а к моменту увольнения рабочий год полностью не отработан, то сумма среднего заработка за неотработанные дни отпуска подлежит удержанию из заработной платы работника (статья 137 ТК РФ). Удержание не производится, если работник увольняется в результате:

• ликвидации организации или прекращении деятельности работодателем – физическим лицом (пункт 1 статьи 81 ТК РФ);
• сокращения численности или штата работников организации (пункт 2 статьи 81 ТК РФ);
• несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (подпункт «а» пункта 3 статьи 81 ТК РФ);
• смены собственника имущества организации (это касается руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (пункт 4 статьи 81 ТК РФ);
• призыва работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (пункт 1 статьи 83 ТК РФ);
• восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (пункт 2 статьи 83 ТК РФ);
• признания работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением (пункт 5 статьи 83 ТК РФ);
• смерти работника либо работодателя – физического лица, а также признания судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим (пункт 6 статьи 83 ТК РФ);
• наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (пункт 7 статьи 83 ТК РФ).

Пример.

Федоров С.Г. увольняется с 10 декабря 2002 года. За рабочий год — с 1 июля 2002 года по 30 июня 2003 года — был предоставлен отпуск с 1 по 28 августа 2002 года. При расчете отпускных за расчетный период (май, июнь, июль) начислено 15 000 руб.

Среднедневной заработок за расчетный период составил: 15 000 : 3 : 29,6 = 168,91 руб.

Сумма отпускных составила: 28 х 168,91 = 4729 руб.

До момента увольнения в рабочем году отработано 5 полных месяцев и 10 дней, которые не учитываются при расчете. Не отработано 7 месяцев, сумма выплаченных отпускных за этот период должна быть удержана.

Отпуск за неотработанный период: (28 : 12) х 7 = 16,33 дня

Сумма отпускных, подлежащих удержанию: 16,33 х 168,91 = 2 758 руб.

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»