Во что обходится разговорчивость

Возместим расходы

Работа в фирме может быть поставлена так, что на «мобильное» общение с клиентами, поставщиками и друг с другом по рабочим вопросам сотрудники тратят свои деньги. А фирма потом возмещает им эти расходы. Для этого сотрудники на свое имя заключают договор с компанией мобильной связи.

По итогам месяца достаточно будет оплатить работникам стоимость служебных разговоров и использование телефонного аппарата в служебных целях. Эту операцию можно смело отражать в «белом» учете. Дело в том, что выплачивать такие компенсации обязывает фирму статья 188 Трудового кодекса. Сказано в этой статье и о том, что конкретную сумму возмещения указывают в соглашении между работником и фирмой. Налог на доходы физлиц с этой суммы удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК). Как, впрочем, и ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК).

Ограничений размера компенсации в кодексе нет. Из этого следует, что в налоговом учете ее можно списать на расходы в полном объеме, включив в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

У налоговиков, правда, свой взгляд на налогообложение этой операции. Отсутствие нормативов по компенсации расходов на мобильную связь побудило инспекторов включать ее сумму в доход работника. От фирмы как налогового агента требуют в этом случае удержать с нее налог на доходы физлиц. При этом налоговики апеллируют к пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса. Там сказано, что налогом на доходы физлиц компенсационные выплаты не облагаются лишь в пределах установленных законодательством норм.

Что касается соцналога, чиновники разрешают не начислять его лишь в том случае, если сумму компенсации фирма не включает в расходы при расчете налога на прибыль (письмо Минфина от 25 октября 2002 г. № 04-04-04/164).

Есть выбор

Размер компенсации сотовой связи можно выразить в фиксированной сумме или каждый месяц возмещать работнику те деньги, которые он израсходовал.

Если вы решили возмещать сотрудникам одну и ту же сумму, придется самостоятельно разработать нормы расходов. При расчете нормы исходите из суммы ежемесячной амортизации телефонного аппарата и средней стоимости деловых звонков в месяц. Ее можно определить по распечаткам за прошлые периоды. Директор должен утвердить нормативы своим приказом.

При возмещении расходов по факту бухгалтер должен будет ежемесячно брать с работников отчеты (служебные записки) об истраченных на деловые переговоры суммах. На основании этого документа директору остается лишь издать приказ: компенсировать Иванову расходы на мобильную связь в размере таком-то.

Свои люди – сочтемся

Фирма может сама купить мобильники, выдать их работникам, подключиться к какому-нибудь корпоративному тарифу и каждый месяц оплачивать сотовую связь.

Каждый телефон нужно закрепить приказом директора за определенным сотрудником. Пусть директор добавит в приказ фразу о том, что для фирмы такой поступок вызван производственной необходимостью. Если вы не собираетесь оплачивать оснащенным мобильниками работникам их личные разговоры, выдайте им журнал учета исходящих звонков (дата, номер вызываемого абонента, цель звонка).

Данные этого журнала при желании можно будет сверить с распечаткой, полученной у оператора связи. В следующем месяце работники просто возместят компании стоимость нерабочих звонков. Если зарплату они получают в конверте, эту сумму можно удерживать при выдаче денег. В противном случае лучше обойтись без удержаний, пусть вносят эти деньги в кассу по приходникам. Если работник пойдет в суд, обидевшись на то, что вы без его согласия лишили его части зарплаты, фирма проиграет (о том, в каких случаях нельзя удерживать деньги из зарплаты работника, читайте в июньском номере «Расчета» на стр. 122).

Налоговики считают, что, разговаривая с друзьями и родственниками на деньги фирмы, ее работник получает материальную выгоду. И требуют рассчитать с ее суммы налог на доходы физлиц и удержать его из зарплаты разговорчивого сотрудника. Сообщив об этом всем работникам, вы отобьете у них желание подолгу говорить о постороннем по служебному телефону.

В налоговом учете стоимость деловых звонков фирма может отразить в составе расходов на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Кстати, при этом не будет иметь значения, рабочим или личным телефоном пользуется работник и на кого именно (работника или фирму) выставил счет оператор связи. Такой вывод сделали судьи Уральского округа в постановлении от 4 февраля 2003 г. № Ф09-39/03АК.

Если фирма купила у оператора связи безлимитный тариф, ее расходы не будут зависеть от количества звонков, сделанных человеком. Эти суммы можно полностью списать на расходы. Правда, налоговикам может прийти в голову, что абонентскую плату в этом случае нужно делить пропорционально количеству деловых и личных звонков. Однако фирме несложно будет отсудить эти суммы: даже если работник совсем не будет решать по телефону свои вопросы, стоимость тарифа от этого меньше не станет.

Звонки с характером

Для налоговиков расходы на услуги связи – золотое дно. Ведь всегда можно поставить под сомнение тот факт, что они все как один связаны с деятельностью фирмы. Прежде всего при проверке налоговики всегда требуют распечатку телефонных номеров, по которым звонил работник. Сослаться в этом случае они могут на письмо МНС от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174.

– В расшифровке я выбираю наугад несколько номеров, – рассказывает Юлия Синявская, инспектор отдела выездных проверок одной из московских налоговых инспекций. – Например, часто повторяющиеся звонки с долгой продолжительностью разговора. Затем спрашиваю, кому принадлежит этот номер. Бухгалтер, конечно, отвечает, что партнерской фирме. Тогда требую предоставить договор с ней, счета на оплату и т. д.

Для инспектора главное, чтобы по каждому телефонному звонку бухгалтер или директор могли дать какое-то объяснение, а лучше представить бумагу. Например, тот же журнал исходящих звонков, который ведут обладатели мобильников. Перечень телефонов тех фирм, с которыми пока ведутся переговоры, можно включить в специальное распоряжение директора.

Если фирма не представит никаких документов, проверяющий фирму инспектор исключит эти затраты из расходов в налоговом учете и квалифицирует их как доход работника. А затем доначислит налог на прибыль и налог на доходы физлиц. Тогда спор придется продолжать в суде.

Благосклонные арбитры

По мнению большинства судей, доказывать, что звонки работника с мобильного телефона носили деловой характер, фирма не должна. Это налоговики должны представить суду письменные свидетельства злоупотреблений со стороны работников. Такая точка зрения изложена, например, в постановлениях Федеральных арбитражных судов Московского округа от 4 января 2003 г. № КА-А40/8488-02 и Северо-Западного округа от 3 июня 2003 г. № А56-36576/02.

Есть судебные решения и в пользу налоговиков. Так, судьи обычно встают на сторону контролеров, если фирма вообще не стремится доказать свою правоту. Например, не представляет ни одной бумаги, которая подтверждала бы деловую направленность звонков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 19 августа 2003 г. № А56-8757/03 и ФАС Волго-Вятского округа от 11 октября 2001 г. № А29-2661/01А).

Налоговики считают, что решать деловые вопросы работники могут только в рабочее время. Однако время разговора еще не свидетельствует о его личной цели и содержании. Обосновать производственную необходимость звонков в выходные дни или в период отпуска можно так. В должностных инструкциях сотрудников укажите, что их работа связана с частыми переговорами вне зависимости от дня недели и времени суток. Если дело дойдет до суда, есть шанс выиграть (постановление ФАС Московского округа от 10 декабря 2002 г. № КА-А40/7927-02, постановление ФАС Московского округа от 25 февраля 2003 г. № КА-А40/408-03).

В принципе, фирма имеет право вообще не представлять налоговикам никаких расшифровок. Иногда судьи прямо говорят о том, что такой обязанности у фирм нет (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 марта 2002 г. № А56-23095/01, постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2004 г. № А56-34730/03). Наличие этого документа только поможет налоговикам. А вот самостоятельно достать ее они нигде не смогут. Оператор не имеет права выдавать такой документ посторонним.

Светлана МАТВЕЕВА