Доведенные до автоматизма

Доведенные до автоматизма

17.06.2004

Затраты на автоматизацию бухгалтерского учета могут оказаться гораздо больше, чем вы ожидали. Чтобы избавить фирму от непредвиденных расходов, нужно внимательно изучить договор на приобретение программного продукта

А мы только настроились...

Определить сразу, подходит вам компьютерная программа или нет, очень сложно. Во-первых, нужно разобраться, как она вообще работает. Во-вторых, надо проверить, правильно ли она формирует проводки, считает налоги, заполняет налоговые и бухгалтерские регистры, первичные документы и так далее.

Поэтому перед тем, как заключать договор на обслуживание программы, поработайте в демонстрационной версии. Большинство производителей предложат вам ее бесплатно. Проверьте, насколько программный продукт подходит для ведения учета на вашей фирме, и узнайте, сколько будет стоить дополнительная настройка. Только так вы сможете определить, во сколько вам реально обойдется автоматизация бухгалтерского учета.

Имейте в виду, что производители программного обеспечения иногда устанавливают ограничения на использование своей продукции. Причем они могут появиться в самый неожиданный момент. А обнаружить их можно, только когда в программу уже будут занесены данные.

Например, программа будет работать только до конца отчетного периода, либо она может вмещать ограниченное количество проводок. И как только лимит будет исчерпан, придется платить снова.

Некоторые программы предназначены для работы только на одном компьютере. А если вам нужно установить программное обеспечение сразу на несколько машин, придется доплачивать и за это.

Поэтому, если вас уверяют, что никаких ограничений по использованию программы нет, попросите зафиксировать это в вашем договоре.

Всегда рады обслужить

Любая программа для ведения бухгалтерского учета должна отвечать двум основным требованиям. Во-первых, в ней не должно быть ошибок. Это, конечно, кажется само собой разумеющимся, но на практике встречается редко. Во-вторых, продавец должен обновлять программный модуль в связи с изменениями законодательства.

Ведь программный продукт, который вас полностью устраивает сегодня, может уже завтра оказаться совершенно бесполезным. Нормативные документы, влияющие на бухгалтерский и налоговый учет, постоянно меняются. И программу тоже нужно будет периодически обновлять.

Именно поэтому большинство фирм приобретает бухгалтерские программы, в стоимость которых включено их обслуживание.

Договор на покупку программы с обслуживанием – это гарантия, что вы сможете ее использовать полноценно и на протяжении длительного времени. Но такую гарантию вам может дать только тот, у кого есть права на распространение программы. Поэтому в договоре обязательно должно быть указано, какие права на программное обеспечение есть у продавца и каким образом он эти права приобрел. Иначе вы можете стать обладателем пиратской копии.

Название у договоров на обслуживание программы может быть самое разное: договор оказания услуг по автоматизации бухгалтерского учета, договор купли-продажи программного продукта, договор на установку и обслуживание программы для бухгалтерии. Но главное совсем не в названии. Вам нужно выяснить, что конкретно включено в стоимость обслуживания.

С этого места поподробнее

Итак, все услуги, которые вам обещает продавец, должны быть четко указаны в вашем договоре. Тогда за них не придется платить дополнительно.

В стоимость договора на обслуживание может входить установка программы на ваш компьютер, обучение работе с программой, консультации по текущим вопросам. Эти услуги должны быть конкретизированы: сколько часов вас будут обучать работе с программой, каким образом вы будете получать консультации (по телефону, по электронной почте и т. п.).

«В договоре вы должны найти ответы как минимум на два вопроса: каким образом продавец будет устранять возможные ошибки в программе и как вы будете получать обновления при изменении в законодательстве», – поясняет Алексей Коршунов, руководитель компании «Бухсофт.ру».

Допустим, вы находите в программе ошибку. Продавец ее исправляет, выпустив новую версию программного модуля. Но за установку этой версии на ваш компьютер требует дополнительной оплаты. Вы в недоумении: ведь в договоре написано, что продавец исправляет ошибки программы за свой счет. На это вам сообщают, что ошибку исправили, причем совершенно бесплатно. Хотите – приезжайте и получите дискету с новой версией. Но, чтобы вам ее установили на компьютер, придется заплатить. Ведь эта услуга в договор на обслуживание не входит. Аналогичная ситуация и с обновлениями при изменении законодательства.

Поэтому при подписании договора вам нужно четко представлять, кто, за чей счет и, главное, в какие сроки будет обновлять программу и устранять ее ошибки. Обратите внимание и на срок договора. Именно в течение этого времени будут действовать обязательства продавца по обслуживанию вашей программы. Продлить этот договор или заключить новый продавец, конечно, вряд ли откажется, но вот цену на свои услуги может установить уже новую.

За ошибки нужно платить

Запомните главное: если продавец не оговорил недостатки товара, вы можете потребовать их бесплатного устранения. Это правило предусмотрено в статье 475 Гражданского кодекса. Вопрос только в том, как определить, что относится к недостаткам программы для ведения бухгалтерского учета.

В договоре обычно указывают только общее назначение программного продукта. А конкретные функции описаны в инструкции по работе с программой. Вот она-то и поможет вам доказать, что у программы действительно есть дефект. Если какие-то из функций, которые указаны в инструкции, не работают или работают, но с ошибкой, продавец обязан исправить неполадки за свой счет.

Если продавец отказывается исправлять ошибки программы, вы можете поручить это другой фирме или устранить недостатки своими силами. В статье 397 Гражданского кодекса предусмотрено, что в этом случае продавец обязан возместить вам ваши затраты.

Но злоупотреблять самостоятельными настройками тоже не стоит. Ведь если вы вдруг испортите программу, продавец уже не будет за это отвечать.

По вине программы у вас могут возникнуть самые разные убытки. Например, из-за ее ошибки вы неправильно отразите данные в учетных регистрах или неправильно посчитаете налоги. В итоге – штраф за не вовремя сданную отчетность, взыскание недоимки, пени и т. п.

В статье 393 Гражданского кодекса указано, что контрагент обязан возместить убытки, которые возникли в связи с невыполнением обязательств. Поэтому вы можете требовать не только бесплатного устранения ошибок, но и возмещения убытков, которые из-за этих ошибок возникли.

Ваша программа нам не подходит

Согласно статье 450 Гражданского кодекса, договор может быть расторгнут, если одна из сторон существенно нарушает его условия. Но существенное нарушение – это оценочное понятие. Поэтому в договоре нужно конкретизировать, в каких случаях вы имеете право его расторгнуть.

В противном случае вернуть деньги будет сложнее. Вам придется доказывать, что программа не пригодна для целей, для которых вы ее покупали. Как вы это будете делать, зависит от того, настраивали вам программу специально для работы на вашем предприятии или нет.

Если программный модуль не настраивали, достаточно будет обосновать, что программа не выполняет функции, которые описаны в договоре или в инструкции. Причем недостатки инструкции – это тоже недостаток программы. Ведь вы не экстрасенс, чтобы угадать, как работает программа, если это нигде не написано.

Если программу адаптировали специально для вас, инструкцию, конечно, никто писать не будет. В этом случае доказательством того, что программа не соответствует целям ее использования, будет служить техническое задание по настройке программы. В нем вы должны подробно описать все, что должна делать программа. Такое техническое задание нужно сделать частью договора на обслуживание. На нем должны стоять подписи вашего представителя и продавца программы.

Редко вам предложат договор, который будет отвечать вашим интересам. Иногда программу вообще передают по акту приема-передачи. «Предложите свой вариант договора или дополнительное соглашение к нему. Договор на обслуживание предполагает довольно длительное сотрудничество, поэтому большинство продавцов вам не откажут, – говорит Алексей Коршунов. – Особенно если речь идет о договоре на большую сумму».

Елизавета МАКАРОВА

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное