Не надо нам такой выгоды

Естественно, раздавать займы всем желающим ни одна фирма не будет. Но сотрудникам, которые работают уже давно и положительно себя зарекомендовали, руководство вполне может пойти навстречу. Как правило, в таких случаях никаких процентов с работников не берут.

Традиционная схема

Выдачу займа работнику обычно оформляют так. Сначала с ним заключают письменный договор. В договоре указывают сумму займа, срок, на который он предоставлен, а также порядок его возврата (целиком или частями, вносит ли работник деньги в кассу или их удерживают из зарплаты и т. д.).

Срок возврата займа в договоре можно и не указывать. В этом случае работник должен будет вернуть деньги в течение 30 дней после того, как вы этого потребуете. На это указано в статье 810 Гражданского кодекса.

Проценты по займу обычно начисляют ежемесячно. Но вы можете установить в договоре и любой другой порядок.

Если вы выдаете работнику беспроцентный заем, обязательно пропишите это в договоре. Иначе будет считаться, что проценты начисляются по ставке рефинансирования, установленной Банком России (ст. 809 ГК РФ).

Никакими налогами сумму займа облагать не надо. А вот с процентами по займу дело обстоит так. Если работник платит их по ставке, превышающей 3/4 ставки рефинансирования Банка России, то сумма процентов также свободна от налогов.

Если же заем беспроцентный или ставка процентов ниже ставки рефинансирования, считается, что работник получил материальную выгоду.

Сумма материальной выгоды будет равна:

• разнице между процентами, рассчитанными исходя из 3/4 ставки рефинансирования, и процентами по договору (если заем выдан в рублях);
• разнице между процентами, начисленными из расчета 9 процентов годовых, и процентами по договору (если заем выдан в валюте).

С суммы материальной выгоды работник должен заплатить НДФЛ по особой ставке – 35 процентов. Такое вот наказание за льготные условия по займу. Причем предполагается, что работник должен рассчитаться с бюджетом самостоятельно, подавая годовую декларацию. Но от этого фирма может его освободить. Для этого работник должен оформить нотариально заверенную доверенность. Тогда сумму налога фирма удержит из его зарплаты.

Пример

1 апреля 2004 года ЗАО «Актив» выдало своему работнику Иванову А.Д. беспроцентный заем. Сумма займа – 50 000 руб., срок возврата – 3 месяца.

Ставка рефинансирования Банка России составляет 14 процентов годовых. В 2004 году – 365 календарных дней. При этом:

• в апреле – 30 календарных дней;
• в мае – 31 календарный день;
• в июне – 30 календарных дней.

Работник передал в бухгалтерию доверенность, в которой он поручил «Активу» удержать и уплатить налог на доходы физлиц с полученной по займу материальной выгоды.

В апреле сумма материальной выгоды работника составила:

50 000 руб. x 3/4 x 14% x 30 дн. : 365 дн. = 432 руб.

С этой суммы фирма должна начислить работнику НДФЛ в размере:

432 руб. x 35% = 151 руб.

Сумма материальной выгоды в мае была равна:

50 000 руб. x 3/4 x 14% x 31 дн. : 365 дн. = 446 руб.

НДФЛ, начисленный с этой суммы, составил 156 руб. (446 руб. x 35%).

В июне работник получит материальную выгоду в размере:

50 000 руб. x 3/4 x14% x 30 дн. : 365 дн. = 432 руб.

В этом месяце фирма удержит у работника НДФЛ в сумме 151 руб. (432 руб. x 35%).

Таким образом, за пользование займом работнику придется заплатить НДФЛ на сумму:

151 руб. + 156 руб. + 151 руб. = 458 руб.

Но есть и другой путь

Намного проще выдать работнику деньги под отчет. Будет ли это нарушением, и что грозит фирме, если она так поступит?

Начнем с суммы подотчетных средств. Никаких лимитов по ней законодательство не устанавливает. Поэтому сколько бы денег работник ни получил, инспектор не сможет обвинить вас в нарушении.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет, также не ограничен законодательством. Однако руководитель может установить его своим распоряжением. Заметим, что на практике это делается далеко не всегда.

Но в нашем случае руководство, скорее всего, воспользуется этим правом. Ведь это единственный способ проконтролировать своевременный возврат денег. Работник должен будет отчитаться за них не позднее чем через три рабочих дня после того, как срок истек (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Однако на практике сроки часто нарушаются. Это дает налоговым инспекторам возможность предъявить вам одну из претензий:

Вариант 1. «Поскольку нахождение денег у работника ничем документально не подтверждено, это квалифицируется как беспроцентный заем». Исходя из этого ревизор может насчитать работнику налог на доходы с суммы материальной выгоды.

Вариант 2. «Поскольку работник не отчитался в срок, выданные ему деньги нужно рассматривать как полученный им доход». При таком раскладе работнику попытаются доначислить налог на доходы физлиц со всей суммы подотчета.

Имейте в виду: ни тот ни другой вариант не имеет под собой никаких оснований.

Во-первых, инспекторы не имеют права принимать решение об изменении юридической квалификации сделки. Сделать это может только суд.

Во-вторых, в Налоговом кодексе не предусмотрено, что материальная выгода может возникать с просроченных подотчетных денег. Поэтому даже если работник вернул деньги позже установленного срока, материальной выгоды здесь нет.

И третье. Деньги были выданы работнику по всем правилам подотчета. В Налоговом кодексе ничего не сказано о том, что такие деньги можно признать доходом работника. Поэтому удерживать с него НДФЛ не надо.

Если же вы не хотите спорить, то можете поступить так. В день, когда истечет срок возврата работником денег, проведите по кассе их приход. А затем снова оформите выдачу этих денег под отчет – с новым сроком возврата.

Либо вообще не устанавливайте срок, на который вы выдаете работнику деньги. В этом случае налоговикам будет не за что зацепиться. Ведь раз никакого срока нет, то и нарушить его нельзя.

При расчетах по подотчету часто встречаются и другие формальные нарушения. Одно из них – нецелевое использование фирмой наличной выручки. Дело в том, что поступившие в кассу деньги разрешено расходовать лишь на «оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения» (п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Выдавать же деньги под отчет, как правило, удобнее именно из наличных денег. Имейте в виду: вы можете спокойно делать это, не обращая внимания на запрет. Ведь оштрафовать вас за это нарушение никто не сможет. Ни в Налоговом кодексе, ни в Кодексе об административных правонарушениях подходящей статьи просто нет.

Еще одно правило подотчета установлено в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций. Там сказано, что фирма не должна выдавать подотчетные суммы работнику, который не отчитался по ранее полученным деньгам. Однако и это требование не более чем формальность. Никаких санкций за его невыполнение законодательством не предусмотрено.

Д. Рожкова, аудитор