Пунктуальный счет-фактура

Под страхом штрафа

Обязав поставщика выставлять в течение пяти дней с момента отгрузки счет-фактуру, законодатели забыли штрафом заинтересовать его в соблюдении этого срока. Их ошибку некоторые бухгалтеры исправляют самостоятельно, включая во все договоры два дополнительных пункта.

Первый из них обязывает поставщика не позже чем через пять дней с момента отгрузки передать покупателю счет-фактуру. Здесь же прописывают, что оформлен он должен быть по правилам, которые установлены пунктами 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса и постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. № 914.

Вторым пунктом договора можно указать, что если поставка приходится на конец месяца, то счет-фактура должен быть выдан до его последнего числа. Такая оговорка поможет получить вычет по НДС в месяце получения товара без разногласий с налоговой.

Ведь если поставка была в конце месяца, то пятидневный срок, отведенный поставщику на выставление счета-фактуры, может закончиться уже в следующем месяце. А налоговики считают, что право на вычет возникает лишь в том периоде, которым датирован счет-фактура. И то при условии, что он до окончания этого периода получен и зарегистрирован в книге покупок.

Такой пункт Гражданскому кодексу не противоречит. Условия договора он целиком и полностью оставляет на усмотрение сторон – лишь бы они не были запрещены законом.

А как только обязанность поставщика оформить и передать вам счет-фактуру будет закреплена договором, за ее неисполнение можно по статье 330 Гражданского кодекса предусмотреть штраф. Размер штрафа и обязательство поставщика выплатить его в определенный срок нужно прописать в отдельном пункте договора.

На фирме, которая может позволить себе потерять чересчур неудобного покупателя, подписываться под потенциальным штрафом вряд ли согласятся. Тогда предложите оставить лишь пункт об обязанности вовремя выставлять правильно оформленный счет-фактуру.

Впоследствии это позволит пригрозить поставщику взысканием убытков, возникших у вас из-за нарушения им одного из условий договора (ст. 15 ГК). Ведь вы не смогли вовремя принять к вычету НДС, а значит, вынуждены были заплатить в бюджет больше. Есть и прямой ущерб – сумма, которую вы переплатили в бюджет, и упущенная выгода – доходы, которые вы могли бы получить, если бы пустили эти деньги в оборот. Объяснив это главбуху фирмы-поставщика, вы скорее всего убедите его вовремя передавать вам счета-фактуры.

Можно, конечно, грозить взысканием убытков, не прописав в договоре обязанность поставщика передать вам счет-фактуру – она ведь есть и в Налоговом кодексе. Но в этом случае речь будет идти о нарушении не условий договора, а налогового законодательства. И взыскать убытки вряд ли получится. Это прекрасно могут понимать в фирме-поставщике.

Так, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа, изучив статью 2 Налогового кодекса, пришел к выводу, что налоговое законодательство к отношениям между налогоплательщиками не применяется. А значит, у поставщика никаких обязательств по выставлению счета-фактуры перед покупателем нет (постановление от 27 декабря 2001 г. № А56-19326/01).

При своих

Чтобы не пугать поставщика штрафами или перспективой возмещать убытки, можно включить в договор такое условие.

Из всей суммы денег, которую вы должны перечислить поставщику за его продукцию, выделите сумму, равную НДС. И одним из пунктов договора напишите, что ее вы заплатите только после того, как получите верно оформленный счет-фактуру (например, в течение одного рабочего дня).

Причем называть эту часть общей стоимости продукции налогом на добавленную стоимость не стоит – чтобы не влезать в сферу налоговых отношений. Лучше просто указать конкретную сумму.

Можно написать и процентную долю общей суммы (включающей НДС), которую вы должны будете перечислить поставщику по договору. Если его продукция облагается НДС по ставке 18 процентов, то эта доля составит 15,25 процента (или 18/118). Если по ставке 10 процентов – то 9,09 процента (или 10/110).

Даже если вы не получите счет-фактуру вовремя, то ничего не потеряете. НДС к вычету вы, конечно, не примете, но равная ему сумма будет оставаться у вас до тех пор, пока вы не получите счет-фактуру. Именно этим лучше и объяснить поставщику необходимость и справедливость такого порядка расчетов.

Если поставщик не требует предоплаты, то передачу вам счета-фактуры можно сделать условием для перечисления ему всей суммы денег за продукцию.

Своими руками...

С фирмами, которые диктуют свои условия договора, некоторые работают так. По устной договоренности с поставщиком сами оформляют себе от его имени счета-фактуры. А в конце месяца возят их на подпись гендиректору и главбуху поставщика, заодно оставляя им их вторые экземпляры. Таким образом, на конец месяца у фирмы есть все необходимые для вычета счета-фактуры, вовремя зарегистрированные в книге покупок.

Нужно только обговорить способ нумерации счетов-фактур. Ведь Налоговый кодекс требует, чтобы номера у них были именно порядковые (п. 5 ст. 169). Поэтому, чтобы не сбивать порядок нумерации у поставщика, вы можете с его согласия присвоить выписываемым на имя вашей фирмы счетам-фактурам какой-нибудь буквенный индекс. А если поставок не очень много, то каждый раз можно просто звонить поставщику и узнавать, какой номер был последним. Проблемы вообще нет, если у поставщика принято присваивать счету-фактуре тот же номер, что и счету на оплату его продукции.

Кроме прочего, этот способ позволяет избежать разногласий с инспекторами. Вы можете выполнить все их требования к заполнению счетов-фактур (пусть и незаконные). Не секрет, что в одной инспекции «заворачивают» счета-фактуры, где в строке «грузоотправитель» стоит «он же», в другой требуют наличия итоговой суммы по графе 5, а в третьей изобретают еще какой-нибудь повод для придирок.

...по доверенности

Конечно, на поездки к поставщику тоже нужно время. Кроме того, его директор или главбух в нужный момент может просто не оказаться на месте. Оба они, прекрасно понимая, что счета-фактуры нужны именно вам, будут в первую очередь заниматься делами своей фирмы, а вас оставлять напоследок. Так что такое решение проблемы вполне может создать новые.

Избежать их поможет пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса. В нем сказано, что выставляемые от имени фирмы счета-фактуры могут подписывать либо ее директор и бухгалтер, либо «иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации». И нигде не сказано, что такая доверенность должна быть выдана именно ее сотруднику. Поэтому ничто не мешает поставщику выдать доверенности на подписание счетов-фактур от его имени директору и главбуху фирмы-покупателя.

Если с вашим поставщиком вы работаете уже давно, то он скорее всего не откажется выписать вам такую доверенность. Получив ее, вы сможете не только составлять счета-фактуры своей фирме от имени поставщика, но и подписывать их. А свои вторые экземпляры он будет у вас забирать по мере надобности.

Причем лучше, чтобы доверенности были выписаны на директора и главбуха вашей фирмы не как на ее должностных лиц, а как на обычных граждан. Тогда у налоговиков не будет повода заявить, что Гражданский кодекс не разрешает фирме, которой выдана доверенность, совершать на ее основании действия в отношении самой себя.

Чтобы поставщик понял, что ничем не рискует, предложите ему составить предельно детализированную доверенность. То есть оговорить в ней, что он доверяет вам подписывать счета-фактуры, выставляемые только вашей фирме и только по отгрузкам, предусмотренным конкретным договором. В зависимости от ситуации можно добавлять и другие ограничения.

Тогда поставщик будет уверен, что на сумму, большую, чем договорная стоимость продукции и начисленный на нее НДС, вы ни себе, ни кому-то другому счетов-фактур от его имени не подпишете. А если даже и попытаетесь, то они будут недействительными, поскольку составленная таким образом доверенность права их подписывать вам не дает.

Понятно, что получать доверенности в таком случае придется по каждому из заключаемых вами договоров, причем лучше одновременно с их подписанием.

Этот способ не годится, если ваш поставщик – предприниматель. По все той же статье 169 Налогового кодекса он обязан подписывать счета-фактуры лично.

Вычет по копии

Проблему счетов-фактур, выписываемых поставщиком вовремя, но попадающих к покупателю с опозданием, на практике решают довольно просто.

Во многих фирмах не отказываются, составив счет-фактуру, сразу отправлять его адресату по факсу. Получив факсовую копию, вы можете зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок и поставить к вычету НДС. А уже потом, когда у вас появится оригинал, заменить им находящуюся в журнале регистрации полученных счетов-фактур копию. Если оригиналы запаздывают ненамного, то обнаружить «подлог» налоговики скорее всего не успеют. Кстати, факс с успехом можно заменить электронной почтой.

Если ваши партнеры отправлять счета-фактуры по факсу или электронной почте по какой-либо причине не могут, то наверняка в состоянии сообщать вам все реквизиты и данные выписанных счетов-фактур устно по телефону. На основании этих данных можно заполнить книгу покупок, поставить НДС к вычету и дожидаться оригинала.

Риск того, что налоговики это все-таки обнаружат, конечно, есть. Поэтому, прежде чем на него идти, оцените, сможете ли вы в случае неожиданной проверки быстро получить оригиналы у поставщика. Для этого у вас всегда наготове должен быть перечень всех поставок, по которым НДС к вычету принят, но оригинала счета-фактуры еще нет.

Жесткий вариант

Все описанное выше – пути мирного урегулирования конфликта. Есть и еще один, который мирным не назовешь.

Вы пишете письмо поставщику, в котором просите устранить нарушения в оформлении и сроках выставления вам счетов-фактур. Все нарушения подробно перечисляете. И рядом с адресом поставщика пишете волшебные слова: «Копия: в ИМНС №... по городу (району, поселку и т. п.).., адрес...»

Вычислить, в какой инспекции стоит на учете поставщик, можно по первым четырем цифрам его ИНН. Они совпадают с первыми четырьмя цифрами ИНН его инспекции. А ее адрес можно узнать в своей налоговой. Такая информация есть и на интернет-сайтах многих региональных управлений МНС. Управление, кстати, можно указать в письме в качестве еще одного адресата – на тот случай, если после присвоения ИНН вашего поставщика переводили в другую инспекцию.

Наказать поставщика за перечисленные в вашем письме нарушения инспекция вряд ли сможет. Самое страшное, что ему грозит, – штраф по статье 120 Налогового кодекса. Да и то, если только у поставщика не окажется своих экземпляров счетов-фактур по некоторым из его отгрузок. Однако ваше письмо может послужить налоговикам поводом, чтобы проявить к поставщику повышенное внимание. После этого его руководству пускать на самотек выставление счетов-фактур скорее всего расхочется.

Отправлять или нет на самом деле копию письма к налоговикам, зависит от того, насколько тяжелый случай вам попался. Можно и вовсе не уведомлять поставщика о том, что вы решили жаловаться на него инспекторам. То есть направить письмо с перечнем нарушений только налоговикам. Но это уже больше похоже на месть, чем на решение проблемы. Хотя тоже может помочь.

Немного экстрима

От борьбы с поставщиками по поводу счетов-фактур я уже устал. Она напоминает мне сражение с ветряными мельницами. Поэтому мы выработали несложный и эффективный способ решения этой проблемы.

Я обратил внимание, что счета-фактуры и мы, и наши поставщики оформляем в одной компьютерной программе. Поэтому и начал формировать счета за них. Вбиваю их и наши реквизиты, распечатываю счет, и все готово. Ну, номер еще пишу «от фонаря». Подписи руководителя и главбуха я тоже ставлю самостоятельно. Рисую примерно, так же как они выглядят на самом деле. Как известно, печати на счетах-фактурах ставить не нужно, и это существенно облегчает мне жизнь.

Отличить такие счета от подлинников в их общей массе невозможно. Поэтому вопросов ко мне со стороны контролеров никогда не возникало. Мне часто говорят: а что если это выявится в результате встречной проверки? Ответ простой – ничего. Во-первых, непонятно, что, собственно, выявится? Счет они мне обязаны были выдать? Обязаны. И скорее всего этот счет в их бухгалтерии есть или они его быстро оформят по требованию проверяющих. А то, что номера не совпадают... Ну ошибся кто-то в нумерации, и что? Мы не отвечаем за счета своих поставщиков.

То, что это не их счет, никто ни проверять, ни доказывать не будет. Только ненормальный будет заказывать графологическую экспертизу, которая стоит огромных денег. Самое интересное, что и она ничего не докажет. Мы получили правильно оформленный счет поставщика. А кто его подписал – директор или дядя Вася – не наше дело. Мы это не проверяем и проверять не обязаны.

Николай Невинный, г. Санкт-Петербург

Без юридических тонкостей

Руководство не станет менять поставщика только из-за того, что тот не проникся вашими проблемами со счетами-фактурами. В этом случае самый простой способ получать счета-фактуры вовремя – самим ездить в офис поставщика. Под этим соусом можно уговорить руководителя нанять курьера, который, кстати, будет выполнять и другие ваши поручения.

Отметьте в книге покупок все счета-фактуры, которые вы внесли на основе факсов или переговоров по телефону. Сообщите руководителю, сколько НДС пришлось бы заплатить, не сделай вы этого.

Затем расскажите, что налоговая планирует усилить камеральные проверки и ждать, пока оригиналы придут по почте, – опасно. Внушительный список недостающей первички подытожьте суммой налога, который без оригиналов теперь к вычету лучше не принимать. Наверняка директору по сравнению с ней зарплата курьера покажется мизером.

Более того, под видом курьера можно нанять помощника бухгалтера. Конечно, платить ему придется раза в 2–3 выше, чем подрабатывающему пенсионеру, но при умелой постановке вопроса руководство пойдет на такие траты.

Объясните, что добытчику «просроченных» счетов-фактур необходимы экономические познания, так как зачастую поставщики требуют провести сверку расчетов, привезти необходимые ксерокопии платежных поручений. Да и правильность оформления счета-фактуры лучше проверять не в родном офисе, а в офисе поставщика. Для пущей важности можно даже составить должностную инструкцию курьера бухгалтерии, или, как все чаще именуют таких сотрудников, бухгалтера-курьера.

Наталия ЗАЙЦЕВА