Факсимильная подпись – ошибка или нет?

Гражданское законодательство позволяет использовать факсимильный оттиск вместо «живой» подписи на документах. Правда, это касается только сделок между фирмами в случае, если использование факсимиле специально упомянуто в договоре (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

А можно ли таким образом «подписывать» декларации? Надо заметить, что Налоговый кодекс нигде не упоминает, как именно должна быть заверена отчетность по налогам. Но, к примеру, предусмотрена сдача деклараций в электронной форме с использованием подписи в виде шифра. Получается, что собственноручная подпись на отчетности не всегда обязательна.

Однако официального ответа по этой проблеме от МНС нет. Можно ли поступать по принципу «все, что не запрещено, – разрешено», бухгалтер вынужден решить самостоятельно. Заметим, что на практике налоговые инспекторы пока довольно лояльно относятся к отчетности, проштампованной факсимиле. В большинстве случаев ее без проблем принимают в инспекциях. Кроме того, нашей редакции не удалось обнаружить ни одного судебного разбирательства, в котором чиновники МНС попытались бы оштрафовать фирму из-за того, что на декларации стояла факсимильная подпись вместо обычной.

Факсимиле от поставщика

Более распространены случаи, когда налоговые инспекторы пытаются отказать фирме в вычетах по налогу на добавленную стоимость из-за факсимильных подписей на входящих счетах-фактурах. Один такой конфликт рассмотрел Федеральный арбитражный суд Московского округа.

Пример

ООО «Торисан» в октябре 2001 года подало в налоговую «экспортную» декларацию для подтверждения нулевой ставки НДС. Инспекторы проверили счета-фактуры фирмы, по которым она хотела вернуть НДС из бюджета. Выяснив, что на документах стоит факсимильная подпись, они посчитали, что это противоречит требованиям статьи 169 Налогового кодекса, и отказали в вычетах. Отказ инспекции фирма оспорила в судебном порядке.

Представителям фирмы удалось доказать судьям, что запрета на использование факсимильной подписи в счете-фактуре в Налоговом кодексе нет. Поскольку другие формальные возражения инспекторов тоже оказались несостоятельны, суд отменил решение налоговой инспекции (постановление ФАС Московского округа от 29 мая 2003 г. № КА-А40/3264-03).

Заметим, что рассмотренное выше судебное дело относится к традиционно конфликтной ситуации – возмещения экспортером НДС из бюджета. В таких случаях инспекторы стремятся найти любой формальный повод, чтобы отказать фирме в налоговых вычетах. В других случаях нередко при проверке инспекторы смотрят на факсимиле в счетах-фактурах «сквозь пальцы».

Да и сами чиновники зачастую «грешат» использованием факсимиле. Любопытно, что в этом случае суды встают на сторону фирм, но уже запрещая использование факсимильной подписи. Так, решение о взыскании с фирмы штрафа недействительно, если на нем вместо личной подписи руководителя инспекции стоит факсимиле (постановление ФАС Уральского округа от 27 декабря 2002 г. по делу № Ф09-2699/02АК).

Трудно сказать, сколько будет продолжаться эта судебная «игра в одни ворота», однако сейчас подобные арбитражные дела – неплохой аргумент в споре с налоговыми инспекторами по «факсимильной» проблеме.

Даже при всем желании...

Не секрет, что бухгалтер не всегда в состоянии добиться от поставщиков «живых» подписей на счетах-фактурах. Энергетические компании, операторы сотовой связи и другие «монстры» зачастую выдают своим клиентам счета-фактуры с факсимильной подписью. Обычно такие компании не меняют сложившийся документооборот ради одного клиента.

Зато вы можете направить в адрес такого поставщика письмо с требованием подписывать такие документы лично. Даже если это письмо не приведет к достижению своей цели, оно может стать неплохим аргументом в «психологической войне» с инспектором. Вы продемонстрируете, что положение дел с факсимильной подписью вас не устраивает, и вы пытаетесь с этим бороться. Подводя итог, дадим несколько советов:

1. если вы используете факсимиле, то в случае конфликта инспекторы могут попытаться использовать это в своих целях. Если вы хотите подстраховаться – поставьте на отчетности «живую» подпись руководителя или внутренним приказом наделите правом подписи отчетности фирмы зам. директора;
2. если ваш поставщик использует в своих счетах-фактурах факсимиле – не волнуйтесь. Возможно, у инспектора не будет претензий по этому поводу. В противном случае познакомьте инспектора с арбитражной практикой по этому вопросу, или постарайтесь исправить счета-фактуры во время проверки;
3. старайтесь, чтобы использование факсимильной подписи было упомянуто в договоре. Хотя соглашение сторон и не может регламентировать способ подписания счетов-фактур, не отказывайтесь от лишнего аргумента в диалоге с проверяющими.

В. Калгин, эксперт ПБ