Факсимильная подпись – ошибка или нет?

Факсимильная подпись – ошибка или нет?

16.01.2004

Объем документооборота и отчетности на современном предприятии таков, что зачастую руководитель просто не в состоянии на всех документах поставить личную подпись. Иногда вместо этого используют факсимиле. Законно ли это?

Гражданское законодательство позволяет использовать факсимильный оттиск вместо «живой» подписи на документах. Правда, это касается только сделок между фирмами в случае, если использование факсимиле специально упомянуто в договоре (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

А можно ли таким образом «подписывать» декларации? Надо заметить, что Налоговый кодекс нигде не упоминает, как именно должна быть заверена отчетность по налогам. Но, к примеру, предусмотрена сдача деклараций в электронной форме с использованием подписи в виде шифра. Получается, что собственноручная подпись на отчетности не всегда обязательна.

Однако официального ответа по этой проблеме от МНС нет. Можно ли поступать по принципу «все, что не запрещено, – разрешено», бухгалтер вынужден решить самостоятельно. Заметим, что на практике налоговые инспекторы пока довольно лояльно относятся к отчетности, проштампованной факсимиле. В большинстве случаев ее без проблем принимают в инспекциях. Кроме того, нашей редакции не удалось обнаружить ни одного судебного разбирательства, в котором чиновники МНС попытались бы оштрафовать фирму из-за того, что на декларации стояла факсимильная подпись вместо обычной.

Факсимиле от поставщика

Более распространены случаи, когда налоговые инспекторы пытаются отказать фирме в вычетах по налогу на добавленную стоимость из-за факсимильных подписей на входящих счетах-фактурах. Один такой конфликт рассмотрел Федеральный арбитражный суд Московского округа.

Пример

ООО «Торисан» в октябре 2001 года подало в налоговую «экспортную» декларацию для подтверждения нулевой ставки НДС. Инспекторы проверили счета-фактуры фирмы, по которым она хотела вернуть НДС из бюджета. Выяснив, что на документах стоит факсимильная подпись, они посчитали, что это противоречит требованиям статьи 169 Налогового кодекса, и отказали в вычетах. Отказ инспекции фирма оспорила в судебном порядке.

Представителям фирмы удалось доказать судьям, что запрета на использование факсимильной подписи в счете-фактуре в Налоговом кодексе нет. Поскольку другие формальные возражения инспекторов тоже оказались несостоятельны, суд отменил решение налоговой инспекции (постановление ФАС Московского округа от 29 мая 2003 г. № КА-А40/3264-03).

Заметим, что рассмотренное выше судебное дело относится к традиционно конфликтной ситуации – возмещения экспортером НДС из бюджета. В таких случаях инспекторы стремятся найти любой формальный повод, чтобы отказать фирме в налоговых вычетах. В других случаях нередко при проверке инспекторы смотрят на факсимиле в счетах-фактурах «сквозь пальцы».

Да и сами чиновники зачастую «грешат» использованием факсимиле. Любопытно, что в этом случае суды встают на сторону фирм, но уже запрещая использование факсимильной подписи. Так, решение о взыскании с фирмы штрафа недействительно, если на нем вместо личной подписи руководителя инспекции стоит факсимиле (постановление ФАС Уральского округа от 27 декабря 2002 г. по делу № Ф09-2699/02АК).

Трудно сказать, сколько будет продолжаться эта судебная «игра в одни ворота», однако сейчас подобные арбитражные дела – неплохой аргумент в споре с налоговыми инспекторами по «факсимильной» проблеме.

Даже при всем желании...

Не секрет, что бухгалтер не всегда в состоянии добиться от поставщиков «живых» подписей на счетах-фактурах. Энергетические компании, операторы сотовой связи и другие «монстры» зачастую выдают своим клиентам счета-фактуры с факсимильной подписью. Обычно такие компании не меняют сложившийся документооборот ради одного клиента.

Зато вы можете направить в адрес такого поставщика письмо с требованием подписывать такие документы лично. Даже если это письмо не приведет к достижению своей цели, оно может стать неплохим аргументом в «психологической войне» с инспектором. Вы продемонстрируете, что положение дел с факсимильной подписью вас не устраивает, и вы пытаетесь с этим бороться. Подводя итог, дадим несколько советов:

  1. если вы используете факсимиле, то в случае конфликта инспекторы могут попытаться использовать это в своих целях. Если вы хотите подстраховаться – поставьте на отчетности «живую» подпись руководителя или внутренним приказом наделите правом подписи отчетности фирмы зам. директора;
  2. если ваш поставщик использует в своих счетах-фактурах факсимиле – не волнуйтесь. Возможно, у инспектора не будет претензий по этому поводу. В противном случае познакомьте инспектора с арбитражной практикой по этому вопросу, или постарайтесь исправить счета-фактуры во время проверки;
  3. старайтесь, чтобы использование факсимильной подписи было упомянуто в договоре. Хотя соглашение сторон и не может регламентировать способ подписания счетов-фактур, не отказывайтесь от лишнего аргумента в диалоге с проверяющими.

В. Калгин, эксперт ПБ

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное