В новый год с новой трудовой

Журнальная версия с таблицами, PDF 59 Kb

Больше полугода потребовалось Минтруду, чтобы разработать новую Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Она утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69. Напомним, что со следующего года на работников, которые только начинают свою деятельность, "трудовые" надо выписывать на новых бланках (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Переоформлять уже выданные трудовые книжки не придется, они действуют и после Нового года. Только вот заполнять их опять-таки надо по новым правилам. Это связано с тем, что старая Инструкция по "трудовым" больше не действует.

Азбука кадровиков

Никаких грандиозных изменений новая Инструкция не внесет. В основном она повторяет Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как и прежде, трудовую книжку надо оформлять на всех работников, которые поступают на работу впервые. На это дается семь дней со дня зачисления его в штат. Внешне "трудовая" мало, чем отличается от прежней: появился российский герб, раздела для сведений о назначении пенсий больше нет, а разделы о награждениях и поощрениях объединены.

Отметим, что выдавать трудовые и вносить в них записи могут только фирмы. Предприниматели же лишены такого права. Остановимся на наиболее важных моментах, затронутых в Инструкции.

Оформляя "трудовую", в первую очередь нужно заполнить раздел "Сведения о работнике", а именно его ФИО, дату рождения и образование. Данные берут из документов, удостоверяющих личность (паспорт, удостоверение личности, водительские права и др.), а также из оригинала или нотариальной копии диплома (аттестата).

Как и раньше, больше всего "писанины" приходится на раздел "Сведения о работе". Здесь надо делать записи:

• о поступлении на работу;
• о переводе на другую постоянную работу;
• о повышении или изменении квалификации;
• об увольнении.

Основание для таких записей — приказы руководителей. Кроме того, в этом разделе фиксируют сведения о воинской службе, о службе в системе МВД России или в таможенных органах. Сотрудник фирмы должен быть ознакомлен с каждой записью в трудовой книжке. Для этого он должен поставить роспись в своей личной карточке, которую ведут по форме № Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26). На практике же никто так не делает. Причина банальна и проста — за это не наказывают. К тому же ознакомить работника обо всех его перемещениях можно непосредственно и перед проверкой трудовой инспекций (подробнее о порядке проведения таких проверок мы писали в ноябрьском номере журнала в статье "Чего ждать от трудинспектора"). Благо они обычно об этом предупреждают.

Помимо инспектора ошибку в "трудовой" может обнаружить сам работник или бухгалтер. Если вы нашли ошибку, ничего не зачеркивайте. Исправлять неправильные записи нужно, признавая их недействительными и указывая верные данные.

Пример 1

Внося в трудовую книжку Шашагина А.С. запись под номером 5 о его приеме на работу, бухгалтер неверно указал название должности. Ошибка была исправлена следующим образом:

• под номером 6 бухгалтер вписал фразу: "Запись № 5 считать недействительной";
• под номером 7 бухгалтер сделал правильную запись.

Подобным образом вы можете исправить и неверную запись, сделанную на прежнем месте работы сотрудника (например, вписали меньший стаж работы). Однако для этого понадобятся документы с прежнего места работы, подтверждающие ошибочность записи: справка или приказ руководителя.

Как показывает практика, больше всего ошибок возникает, когда делают запись об увольнении. Зачастую при этом используют общепринятые сокращения: вместо слова "пункт" пишут "п.", вместо "Трудового кодекса" употребляют аббревиатуру "ТК" и др. По закону делать этого нельзя. К примеру, если работник увольняется из-за того, что фирма банкрот, в "трудовой" надо написать: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации". Хотя, если вы и этого не сделаете, штрафовать вас будут вряд ли.

Как впрочем, и за то, что вы не вносите данные в раздел "Сведения о награждении". Отметим, что в нем все также положено делать записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективным договором.

Дисциплинарные взыскания в "трудовой" не фиксируют. Единственное исключение из этого правила сделано для увольнений по "плохим" основаниям (ст. 81 ТК РФ): прогул, неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин, прибытие пьяным на работу, хищение, разглашение тайны и др.

Выдавая уволенному работнику трудовую книжку, проследите, чтобы он в ней расписался. Роспись означает согласие с внесенными записями. Однако бывают случаи, когда работник уволился, закрыл за собой дверь и про свою "книжку" забыл. Чтобы вас потом не обвинили в несвоевременной выдаче трудовой, отправьте работнику письмо от фирмы с предложением ее забрать или же дать согласие на пересылку книжки по почте.

Учет, опять учет

Как мы уже говорили, сотруднику, принятому на работу впервые, трудовую книжку надо оформить в течение недели. Поэтому небольшой запас их целесообразно иметь на каждом предприятии. Тем более, что об этом говорит пункт 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Поэтому

В налоговом учете затраты на "трудовые" учитывают как прочие расходы. Они уменьшают налог на прибыль в том отчетном периоде, когда фирма купила "книжки".

Помимо Инструкции Минтруд утвердил и книги по учету трудовых книжек на предприятии. Их две:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первую из них надо вести в бухгалтерии. В ней следует записывать все операции, связанные с получением и выдачей трудовых книжек. Заметьте, они являются документом строгой отчетности, которые в бухучете отражают на забалансовом счете 006 "Документы строгой отчетности". Не трудно догадаться, что данные на этом счете будут дублировать данные в приходно-расходной книге.

Вторую книгу ведут для учета движения трудовых книжек. Обычно этим занимаются кадровики, если же таковых на фирме нет, "крайней" становится бухгалтерия. В книге учета движения "трудовых" регистрируют все трудовые книжки сотрудников фирмы.

Отметим, что за выданную новую трудовую книжку работник должен заплатить. Сумма равна затратам на ее приобретение.

Пример 2

ООО "Пассив" 20 января 2004 года через подотчетное лицо приобрело 15 бланков трудовых книжек. Стоимость одного бланка — 39 руб. (в том числе НДС — 6 руб.). От продавца получена накладная и счет-фактура.

Бухгалтер "Пассива" сделал в учете записи.

Дебет 71 Кредит 50

- 585 руб. (39 руб. х 15 шт.) — выданы деньги под отчет;

Дебет 26 Кредит 71

- 495 руб. — учтены расходы по приобретению трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 71

- 90 руб. (6 руб. х 15 шт.) — отражен входной НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 90 руб. — произведен налоговый вычет по НДС;

Дебет 20 Кредит 26

- 495 руб. — списаны общехозяйственные расходы;

Дебет 006 "Бланки строгой отчетности"

- 495 руб. (39 руб. — 6 руб.) х 15 шт. — трудовые книжки приняты на учет как документы строгой отчетности.

В тот же день, когда все полученные книжки были оприходованы, бухгалтер передал их в отдел кадров по накладной.

26 января фирма взяла на работу Нестрогаева М.А., который до этого нигде не работал. В отделе кадров на него завели новую трудовую книжку. Книги учета движения трудовых книжек были заполнены следующим образом:

Стоимость этой книжки (33 руб.) Нестрогаев оплатил наличными в кассу. Были сделаны такие проводки:

Дебет 50 Кредит 91

- 33 руб. — внесены в кассу деньги за трудовую книжку;

Кредит 006 "Бланки строгой отчетности"

- 33 руб. — отражена выдача трудовой книжки.

В завершение отметим, что Трудовая инспекция довольно рьяно относятся к заполнению "трудовых". Поэтому если вы вдруг узнали, что к вам едет ревизор, в первую очередь уделите внимание трудовым книжкам. Для них это один из самых "любимых" пунктов в плане проверки. Сумма штрафа за неправильное ведение "книжек" — от 500 до 5000 рублей. Такая ответственность предусмотрена в Кодексе об административных правонарушениях (ст. 5.27).

В. Середняков, аудитор