Как не потерять НДФЛ в командировке

Как не потерять НДФЛ в командировке

28.10.2003

Бухгалтеры привыкли, что из суточных свыше 100 рублей в день нужно удерживать налог на доходы физлиц. Но недавние разъяснения МНС полностью меняют эти представления.

Всем известно, что у МНС есть негласное правило: трактовать законы в пользу бюджета. Однако даже из этого правила есть исключение. Пример тому — письмо МНС от 23 июля 2003 N СА-6-04/814@. В нем чиновники объяснили, что НДФЛ не обязательно удерживать со всей суммы суточных, выплачиваемых за время командировки.

Договоримся о нормах

Инспекторы объяснили свою позицию просто. Трудовой кодекс говорит, что размеры суточных нужно установить в коллективном договоре с работниками или во внутреннем нормативном документе фирмы (ст. 168 ТК). А Налоговый кодекс позволяет не удерживать из суточных НДФЛ, если они не превышают величины, установленной в соответствии с законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чиновники сделали вывод, что размер командировочных нужно оговорить в коллективном договоре с работниками или в приказе по фирме. В этом случае налогом на доходы не будет облагаться вся сумма суточных, независимо от того, превышает она норматив или нет.

Не останавливаясь на достигнутом

Письмом от 23 июля 2003 N 04-2-07/510-Я358 МНС вновь порадовало налогоплательщиков. В нем чиновники разрешают не удерживать НДФЛ с выплат за пользование VIP-залом аэропорта, если такая оплата предусмотрена положением о командировках.

Пример

ООО "Пенелопа" направило своего сотрудника в командировку на 15 дней (с 8 по 22 октября). Перед поездкой ему были выплачены суточные в сумме 2700 рублей, из расчета 180 рублей в сутки. Во время поездки работник потратил 500 рублей на пользование VIP-залом аэропорта. Эти расходы фирма компенсировала сотруднику после его возвращения. Вычеты по НДФЛ этому работнику не предоставляются.

Ситуация 1. Положение о командировках на фирме не утверждено.
Платить НДФЛ по суточным придется только с той суммы, которая превышает 100 рублей. Это следует из статьи 168 Трудового кодекса. Она обязывает фирму выплачивать сотруднику суточные в сумме не ниже той, что установлена для бюджетных предприятий. Норма суточных для бюджетников определена постановлением Правительства от 2 октября 2002 г. № 729. А вот с компенсации за пользование VIP-залом налог на доходы придется заплатить в полном размере.
Бухгалтер фирмы должен сделать следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50
- 2700 руб. — выданы сотруднику командировочные;
Дебет 44 Кредит 71
- 2700 руб. суточные отнесены на расходы фирмы;
Дебет 44 Кредит 70
- 500 руб. — начислена компенсация за пользование VIP-залом;
Дебет 70 Кредит 68
156 руб. (80 руб. × 15 дней × 13%) — удержан НДФЛ по суточным, превышающим 100 рублей в день;
Дебет 70 Кредит 68
65 руб. (500 руб. × 13%) — удержан НДФЛ по компенсации за использование VIP-зала;
Дебет 70 Кредит 50
279 руб. (500 — 156 — 65) — выплачена сотруднику компенсация, за вычетом удержанного НДФЛ.

Ситуация 2. Положением по командировкам установлено, что норма суточных равна 180 рублей, а расходы на VIP-зал компенсируется полностью:

В этом случае платить НДФЛ не придется вовсе. Выплаченная сотруднику в связи с командировкой сумма составит 3300 рублей (2700 + 500).

Такая же ситуация с нормированием компенсаций за использование имущества. Налоговые инспекторы признали, что предельные нормы выплат за использование автомобиля сотрудника, которые установило Правительство, предназначены для расчета налога на прибыль, а не НДФЛ (письмо УМНС по г. Москве от 27 мая 2003 г. № 27-08а/28297). Поэтому чтобы не удерживать с таких выплат налог на доходы, размер компенсации нужно установить в письменном соглашении с работником, как этого требует 188 статья Трудового кодекса.

Заметим, что прогрессивную мысль инспекторов можно продолжить и применить ее к неподтвержденным документами расходам на проживание. Уже упомянутая 168 статья Трудового кодекса требует, чтобы фирма установила порядок возмещения расходов работников на проживание в период командировки. Если в положении по предприятию установить норму оплаты в случае, если у сотрудника нет документов из гостиницы, то эти выплаты тоже попадут под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Следовательно, удерживать из них налог на доходы не придется.

Не переплатили ли вы?

Если на вашем предприятии положение о командировках существовало ранее, то, опираясь на комментарии инспекторов, вы можете потребовать вернуть из бюджета излишне уплаченный НДФЛ или учесть переплату в предстоящих отчислениях этого налога. Если же такого документа не существует — его можно оформить задним числом. Вы имеете право пересчитать НДФЛ 1 февраля 2002 года, когда новый Трудовой кодекс вступил в силу.

Выглядеть положение о командировках может примерно так:

Утверждаю
Генеральный директор ЗАО "Актив"
_________________ (Васильков А.И.)
1 февраля 2002 года


ПОЛОЖЕНИЕ
о служебных командировках сотрудников ЗАО "Актив"

1. Командировкой признается поездка по распоряжению генерального директора ООО "" для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

2. Командированному сотруднику выдается командировочное удостоверение. Срок пребывания в командировке определяется по отметкам о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении.

3. ЗАО "Актив" компенсирует командированному сотруднику следующие расходы:

  • Суточные в размере 200 рублей за каждый день пребывания в командировке;
  • Проезд до места командировки и обратно по представленным проездным документам;
  • Затраты на проживание по фактически оплаченным счетам гостиниц. В случае отсутствия документов, подтверждающих расходы на проживание, выплачивается компенсация в размере 200 рублей за каждый день пребывания в пункте назначения командировки;
  • Прочие расходы (сборы вокзалов и аэропортов, плата за пользование залом ожидания, VIP-залом и т.п.).

Калгин В., эксперт «ПБ»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA