Как не потерять НДФЛ в командировке

Всем известно, что у МНС есть негласное правило: трактовать законы в пользу бюджета. Однако даже из этого правила есть исключение. Пример тому — письмо МНС от 23 июля 2003 N СА-6-04/814@. В нем чиновники объяснили, что НДФЛ не обязательно удерживать со всей суммы суточных, выплачиваемых за время командировки.

Договоримся о нормах

Инспекторы объяснили свою позицию просто. Трудовой кодекс говорит, что размеры суточных нужно установить в коллективном договоре с работниками или во внутреннем нормативном документе фирмы (ст. 168 ТК). А Налоговый кодекс позволяет не удерживать из суточных НДФЛ, если они не превышают величины, установленной в соответствии с законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чиновники сделали вывод, что размер командировочных нужно оговорить в коллективном договоре с работниками или в приказе по фирме. В этом случае налогом на доходы не будет облагаться вся сумма суточных, независимо от того, превышает она норматив или нет.

Не останавливаясь на достигнутом

Письмом от 23 июля 2003 N 04-2-07/510-Я358 МНС вновь порадовало налогоплательщиков. В нем чиновники разрешают не удерживать НДФЛ с выплат за пользование VIP-залом аэропорта, если такая оплата предусмотрена положением о командировках.

Пример

ООО "Пенелопа" направило своего сотрудника в командировку на 15 дней (с 8 по 22 октября). Перед поездкой ему были выплачены суточные в сумме 2700 рублей, из расчета 180 рублей в сутки. Во время поездки работник потратил 500 рублей на пользование VIP-залом аэропорта. Эти расходы фирма компенсировала сотруднику после его возвращения. Вычеты по НДФЛ этому работнику не предоставляются.

Ситуация 1. Положение о командировках на фирме не утверждено.
Платить НДФЛ по суточным придется только с той суммы, которая превышает 100 рублей. Это следует из статьи 168 Трудового кодекса. Она обязывает фирму выплачивать сотруднику суточные в сумме не ниже той, что установлена для бюджетных предприятий. Норма суточных для бюджетников определена постановлением Правительства от 2 октября 2002 г. № 729. А вот с компенсации за пользование VIP-залом налог на доходы придется заплатить в полном размере.
Бухгалтер фирмы должен сделать следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50
- 2700 руб. — выданы сотруднику командировочные;
Дебет 44 Кредит 71
- 2700 руб. суточные отнесены на расходы фирмы;
Дебет 44 Кредит 70
- 500 руб. — начислена компенсация за пользование VIP-залом;
Дебет 70 Кредит 68
156 руб. (80 руб. × 15 дней × 13%) — удержан НДФЛ по суточным, превышающим 100 рублей в день;
Дебет 70 Кредит 68
65 руб. (500 руб. × 13%) — удержан НДФЛ по компенсации за использование VIP-зала;
Дебет 70 Кредит 50
279 руб. (500 — 156 — 65) — выплачена сотруднику компенсация, за вычетом удержанного НДФЛ.

Ситуация 2. Положением по командировкам установлено, что норма суточных равна 180 рублей, а расходы на VIP-зал компенсируется полностью:

В этом случае платить НДФЛ не придется вовсе. Выплаченная сотруднику в связи с командировкой сумма составит 3300 рублей (2700 + 500).

Такая же ситуация с нормированием компенсаций за использование имущества. Налоговые инспекторы признали, что предельные нормы выплат за использование автомобиля сотрудника, которые установило Правительство, предназначены для расчета налога на прибыль, а не НДФЛ (письмо УМНС по г. Москве от 27 мая 2003 г. № 27-08а/28297). Поэтому чтобы не удерживать с таких выплат налог на доходы, размер компенсации нужно установить в письменном соглашении с работником, как этого требует 188 статья Трудового кодекса.

Заметим, что прогрессивную мысль инспекторов можно продолжить и применить ее к неподтвержденным документами расходам на проживание. Уже упомянутая 168 статья Трудового кодекса требует, чтобы фирма установила порядок возмещения расходов работников на проживание в период командировки. Если в положении по предприятию установить норму оплаты в случае, если у сотрудника нет документов из гостиницы, то эти выплаты тоже попадут под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Следовательно, удерживать из них налог на доходы не придется.

Не переплатили ли вы?

Если на вашем предприятии положение о командировках существовало ранее, то, опираясь на комментарии инспекторов, вы можете потребовать вернуть из бюджета излишне уплаченный НДФЛ или учесть переплату в предстоящих отчислениях этого налога. Если же такого документа не существует — его можно оформить задним числом. Вы имеете право пересчитать НДФЛ 1 февраля 2002 года, когда новый Трудовой кодекс вступил в силу.

Выглядеть положение о командировках может примерно так:

Калгин В., эксперт «ПБ»