Подотчет без ошибок

Материал предоставлен журналом
"Практическая бухгалтерия" (№9, 2003)

Ознакомиться с содержанием свежего номера
и полнотекстовым архивом номеров за 2003 год
вы можете в разделе "Периодика" или
непосредственно на сайте журнала www.berator.ru/pb

Если, расплачиваясь наличными через подотчетных лиц, вы формально нарушили действующий порядок, вовсе на значит, что вас ждет штраф. Во многих случаях этого можно легко избежать.

Наличные расчеты государство все время пытается контролировать. Именно по расчетам "наличкой" существует больше всего ограничений. Штрафные санкции за неправильную работу с кассой достаточно велики — казалось бы незначительное нарушение может повлечь за собой штраф и в 50 000 рублей. Однако опыт показывает: многие ограничения можно обойти.

Основные правила, как нужно работать с наличными деньгами, записаны в Порядке ведения кассовых операций. Однако этот документ, принятый уже более десяти лет назад, во многом морально устарел. А значит, учитывать нужно только те его требования, что соответствуют сегодняшнему положению дел. Рассмотрим те требования порядка, нарушения которых привлекают наибольшее внимание инспекторов, и покажем, как надо действовать, чтобы избежать проблем.

Срок возврата можно не соблюдать

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, закон не ограничивает. Такой срок может (но не обязан!) установить руководитель фирмы. И если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться о потраченных деньгах не позднее чем через три рабочих дня после того, как срок истек.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованные деньги не позднее чем через три дня после возвращения из командировки.

А что будет, если работник сдаст деньги позже? Такие случаи часто выявляются при налоговых проверках. Инспекторы обычно в такой ситуации пытаются действовать так: то время, пока деньги находились у работника "без документального подтверждения", рассматривают как предоставление ему беспроцентного займа. И, следовательно, начисляют подоходный налог с суммы материальной выгоды.

Если инспектор при проверке предъявляет вам такие претензии, формулировка возражений может быть такой:

"Налоговый кодекс не предусматривает исчисление материальной выгоды по денежным суммам, полученным под отчет. Поэтому даже в том случае, если деньги находились у подотчетного лица свыше срока, на который они были выданы, исчисление материальной выгоды производиться не должно. Кроме того, такие действия проверяющих подразумевают под собой изменение юридической квалификации сделки, а это возможно только по решению суда".

А еще лучше — избегайте такой ситуации. Ведь сделать это совсем не трудно. Выписывая деньги под отчет, можно просто не устанавливать срок, на который они выдаются. Ведь Порядок не обязывает руководителя это делать. А если срок установлен не был, то и нарушить его нельзя. Значит, работник может держать у себя выданные ему деньги сколь угодно долго.

Лимит расчетов легко обойти

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако необходимо помнить: оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени своей фирмы. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 рублей по одной сделке).

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, фирма может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Однако это ограничение легко обойти: если необходимо внести в кассу другой фирмы больше 60 000 рублей, сумму надо разбить на несколько частей, каждая из которых будет соответствовать своему договору.

ЗАО "Актив" решило приобрести у ООО "Пассив" товары за наличные деньги на общую сумму 105 000 руб., в том числе:

- канцтовары — на общую сумму 60 000 руб.;
- бумагу писчую — на общую сумму 45 000 руб.

Вместо одного договора "Актив" и "Пассив" заключили два: один — на поставку канцтоваров и другой — на поставку писчей бумаги. За приобретенные товары "Актив" единовременно выплатил "Пассиву" наличными 105 000 руб.

Поскольку платеж произведен по двум разным договорам (сделкам), предельный размер расчетов наличными в данном случае не нарушен.

Никаких штрафов

Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку, полученную фирмой в кассу, без согласования с банком. Но даже и после такого согласования организация может расходовать поступившие деньги лишь на оплату труда.

Однако никакой ответственности за нарушение этого требования Порядка ни Налоговый кодекс, ни Кодекс об административных правонарушениях не предусматривают. А вот штраф за превышение лимита наличных в кассе немалый — до 50 000 рублей. Именно поэтому, чтобы не превысить лимит кассы и не попасть на штраф, иногда просто необходимо нарушить требование Порядка о целевом использовании денег. Например, выдать поступившие наличные под отчет работникам.

Наличная выручка ЗАО "Электроприбор" 18 августа 2003 года составила 120 000 руб. Деньги были оприходованы в кассу. Лимит остатка кассы, установленный банком, — 50 000 руб. Порядок ведения кассовых операций предписывает сдать сверхлимитную выручку (70 000 руб.) в банк.

Однако бухгалтер "Электроприбора" знал, в последующие дни фирме потребуются наличные для расчетов с работниками. Оставлять деньги сверх лимита в кассе нельзя, а сдавать в банк — лишние расходы (при выдаче наличных денег банк удерживает проценты). Поэтому 70 000 руб. бухгалтер выдал под отчет работникам.

И хотя формально в данной ситуации требования Порядка ведения кассовых операций нарушены, никакой ответственности за это нарушение законодательство не предусматривает.

Есть еще два требования Порядка, формальное несоблюдение которых инспекторы также расценивают как нарушение. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

- выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
- передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Прямой ответственности за нарушение этих требований Порядка ни Налоговый кодекс, ни Кодекс об административных правонарушениях также не предусматривают.

Нарушения нет

На практике встречаются случаи, когда работник закупает товар за счет своих собственных денег, а уже затем фирма возмещает ему понесенные расходы.

Налоговые инспекторы, как правило, рассматривают такую операцию как покупку фирмой товара у физического лица и требуют предоставлять сведения о ней в налоговую инспекцию.

Чтобы избежать споров, в такой ситуации работник должен действовать так. Все документы должны быть оформлены таким образом, чтобы они подтверждали, что работник действовал от имени фирмы. Подробно о том, как это сделать, мы уже писали в майском номере нашего журнала (см. ст. "Как возместить расходы работнику" в № 5 за 2003 год).

Во-первых, лучше всего, если работник в такой ситуации действует на основании полученной от фирмы доверенности. Во-вторых, особое внимание надо обратить на то, как заполнены документы, подтверждающие покупку. Так, в частности, в квитанции к приходному кассовому ордеру и в графе "получено от" должна быть указана не только фамилия работника, но и название фирмы. Также название фирмы должно быть записано и в товарной накладной.

Если все документы оформлены верно, деньги работнику можно выдать из кассы на основании его авансового отчета.