Заполняем счет-фактуру

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов
ЗАО «Интерком-Аудит»

Понятие «счет-фактура» дано в статье 169 главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ:

1. Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном настоящей главой.

2. Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

3. Налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, если иное не предусмотрено пунктом 4 настоящей статьи:

1) при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с настоящей главой, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со статьей 149 настоящего Кодекса;

2) в иных случаях, определенных в установленном порядке.

4. Счета-фактуры не составляются налогоплательщиками по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения) в соответствии со статьей 149 настоящего Кодекса.

5. В счете-фактуре должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата выписки счета - фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара;

14) номер грузовой таможенной декларации.

Сведения, предусмотренные подпунктами 13 и 14 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.

6. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

7. В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте.

8. Порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливается Правительством Российской Федерации.

Таким образом, исходя из данной редакции статьи НК РФ, можно сделать вывод, что счет-фактура является основным первичным документом, на основании которого налогоплательщик имеет право на получение вычетов по налогу на добавленную стоимость. Следовательно, от того, как составлен данный документ, зависит возможность налогоплательщика поставить ту или иную сумму налога к возмещению из бюджета. Ведь если счет-фактура оформлен ненадлежащим образом, то налоговый орган вправе отказать налогоплательщику в возмещении.

Сегодня существует еще один документ, устанавливающий порядок ведения счетов-фактур – это Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 года №914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (Далее — Правила). налогоплательщики, выписывая счета-фактуры, должны выполнять требования Налогового кодекса РФ и указанных Правил. Посмотрим, какие реквизиты должны заполнять налогоплательщики, чтобы налоговые органы не имели претензий к документу. Форма счета-фактуры также утверждена Правилами:

Приложение 1

к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации
от 2 декабря 2000 года № 914

(в редакции Постановлений Правительства РФ
от 15 марта 2001 года № 189, от 27 июля 2002 года № 575)

Руководитель организации Главный бухгалтер

(индивидуальный предприниматель)

(реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)

М.П.

Выдал (подпись ответственного лица от продавца)

Примечание. Первый экземпляр — покупателю, второй экземпляр — продавцу.

Реализуя товары (работы, услуги), налогоплательщик в соответствии с пунктом 3 статьи 168 НК РФ должен выставить контрагенту соответствующий счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

В строке 1 налогоплательщик-продавец должен указать порядковый номер данного документа и дату его выписки;

в строке 2 — полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

в строке 2а — место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами;

в строке 2б — идентификационный номер налогоплательщика-продавца;

в строке 3 — полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в этой строке пишется «он же». Если это разные лица, то по этой строке необходимо указать почтовый адрес грузоотправителя;

в строке 4 — полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

если оплата по счету-фактуре осуществляется с помощью расчетных документов, к которым выписана данная счет-фактура, то в графе 5 необходимо указать все реквизиты расчетного документа (его номер и дату составления);

в строке 6 — полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;

в строке 6а — место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;

в строке 6б — идентификационный номер налогоплательщика-покупателя.

Если при заполнении счета-фактуры были указаны все эти сведения, то можно сказать, что требования законодателя по заполнению «шапки» данного документа исполнены.

Внимание!

Нередко на практике возникают ситуации, когда при проверке налоговые органы не могут установить по внесенным в счет-фактуру реквизитам данного контрагента и отказываются принимать к вычету у налогоплательщика «входной» НДС, ставя по сомнение его существование. И хотя сам Налоговый кодекс РФ не обязывает налогоплательщиков-продавцов устанавливать достоверность полномочий контрагента, необходимо помнить, что требования Правил заполнять строки счета-фактуры на основании учредительных документов, говорят о том, что их должен предъявить покупатель при совершении сделки.

Теперь, перечислим сведения, которые должен содержать счет-фактура о реализованном товаре (выполненных работах, оказанных услугах). Эта информация указывается в графах 1-11.

В графе 1 указывается наименование поставляемых (отгружаемых) товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

в графе 2 – единица измерения (если есть возможность ее указать). Если единицы измерения нет (например, при оказании услуг по сдаче имущества в аренду ее определить невозможно), то в этой графе необходимо поставить прочерк;

в графе 3 — количество поставляемых (отгружаемых) по данному счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) исходя из принятых единиц измерения (при возможности их определения);

в графе 4 — цена товара за единицу измерения по договору (контракту) без учета налога на добавленную стоимость, если применяется государственное регулирование цен (тарифов), включающих НДС, то с учетом суммы налога;

в графе 5 — стоимость поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

в графе 6 — сумма акциза в случае реализации подакцизных товаров;

в графе 7 – налоговая ставка, которая применяется к данному товару;

в графе 8 — сумма НДС, которая предъявлена для оплаты покупателю (определяется исходя из применяемой налоговой ставки);

в графе 9 — стоимость всех поставляемых (отгруженных) по данному счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

в графе 10 — страна происхождения товара;

в графе 11 — номер грузовой таможенной декларации.

Сведения, содержащиеся в графах 10 и 11, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.

Федеральный закон от 29 мая 2002 года № 57-Ф внес значительные изменения в Налоговый кодекс РФ. Они коснулись главы 21 «Налог на добавленную стоимость», в том числе счетов- фактур и, в первую очередь, единиц измерения товаров (работ, услуг), а, во-вторых, было снято требование о наличии на счете фактуре печати организации.

Пункт 6 старой редакции статьи 169 НК РФ выглядел так:

Счет фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации, заверяется печатью организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

После вступления в силу Федерального закона №57-ФЗ он стал таким:

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Действительно, при сравнении видно, что новая редакция данного пункта НК РФ не требует заверения печатью счета-фактуры. Однако в «новой» форме счета-фактуры, утвержденной Правилами, фигурирует «М.П.», хотя отсутствует сноска «Без печати недействительно». Видимо, законодатель предоставил налогоплательщику свободу выбора: принимать к учету счета-фактуры, заверенные печатью, и без нее. Хотя, анализ арбитражной практики показывает, что организациям все-таки лучше работать «по старинке», то есть принимать к учету счета-фактуры, заверенные печатью. Потому что при проведении проверок налоговые органы стремятся обнаружить в счетах-фактурах как можно больше ошибок, объявить данные документы недействительными и потребовать от налогоплательщика внесения в бюджет налога, который он поставил к вычету по «недействительному» счету-фактуре. Иногда налоговые органы предъявляют налогоплательщикам претензии даже в том случае, если часть счета-фактуры заполнена машинописным текстом, а часть – «от руки». Это налоговые органы классифицируют как внесение в документ изменений, которые должны быть заверены подписями и печатью. Однако НК РФ не содержит требований заполнять счета-фактуры каким-то одним образом. Но существующая арбитражная практика доказывает, что суды не всегда соглашаются с позицией налоговых органов. Так, например, в Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 июля 2002 года по делу № А26-1327/02-02-08/35 указывается, что заполнение отдельных граф счета-фактуры «от руки» в то время, когда все остальные заполнены машинописным текстом, не является исправлением счета-фактуры и не требует специального заверения.

Иногда «налоговики» предъявляют претензии к налогоплательщикам, если счет-фактура содержит пустые графы, считая это нарушением. До вступления в силу Федерального закона №57-ФЗ такая ситуация часто возникала по счетам–фактурам на выполненные работы или оказанные услуги, так как в них, как правило, пустовала графа «Единица измерения». Но как определить единицу измерения, например, автотранспортных услуг или услуг по аренде имущества? Думается, после внесения изменений спорных моментов будет намного меньше. Совет налогоплательщикам: не спешите соглашаться с позицией налоговых органов в подобной ситуации, попробуйте отстоять свою точку зрения. Ведь даже если счет-фактура действительно содержит какие-то нарушения, это еще не значит, что НДС нельзя поставить к вычету. Неправильно заполненный счет-фактуру можно или заменить, или исправить. НК РФ это не запрещает.

Согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 21 НК РФ налогоплательщик имеет право:

представлять налоговым органам и их должностным лицам пояснения по исчислению и уплате налогов, а также по актам проведенных налоговых проверок;

Кроме того, при проведении камеральной проверки (статья 88 НК РФ) налоговый орган:

вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения, получить объяснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов.

В этом случае исправленный счет-фактура и будет документом, подтверждающим правильность исчисления и уплаты налога в бюджет. Если изменения согласованы и заверены сторонами, а стоимость и количество товаров в результате этого не менялись, то новый счет-фактура должен быть принят налоговым органом в подтверждение того, что вычет налогоплательщиком был применен правомерно.

Однако у сторон должны быть документы, подтверждающие замену «старого» счета-фактуры на «новый». Это могут быть письмо от поставщика, содержащее указание причин возникновения ошибки, акт о внесении изменений в счет-фактуру с указанием: «старый» счет-фактура недействителен, он заменен «новым».

Особенности оформления счетов-фактур и заполнения книги покупок и продаж при заключении договоров с «валютной» привязкой

Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ:

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях.

Часто, чтобы избежать потерь в условиях инфляции, организации заключают сделки с привязкой цены товаров (работ, услуг) к валютному эквиваленту. Согласно статье 317 ГК РФ в качестве эквивалента определенной сумме в рублях может быть установлена сумма в иностранной валюте или условных денежных единицах. При этом следует иметь в виду, что пунктом 7 статьи 169 НК РФ установлено следующее: если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, приведенные в счете-фактуре, могут быть указаны в иностранной валюте. В соответствии с пунктом 3 статьи 168 главы 21 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) соответствующие счета-фактуры должны быть выставлены не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Согласно Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000 года № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» все плательщики НДС обязаны составлять счета-фактуры при отгрузке товаров, выполнении работ и оказании услуг. При этом данное Постановление не запрещает оформлять счета-фактуры в условных единицах. Поэтому налогоплательщики имеют право в случаях, не противоречащих действующему законодательству, оформлять счета-фактуры в условных единицах. Регистрация счетов-фактур, выставленных покупателям и заполненных в условных единицах, в книге продаж у продавца производится по отгруженным товарам на всю сумму, фактически уплаченную покупателем в рублях за данную партию товара.

оформляет счета-фактуры в рублях по курсу, действующему на дату отгрузки товара, то при получении оплаты за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) на величину суммовой разницы поставщик должен дополнительно оформить и предоставить покупателю счет-фактуру. Это отражается в виде исправительной или сторнировочной записи в книгах покупок и продаж, как покупателя, так и продавца.

Внимание! Оформление счета-фактуры на величину суммовой разницы не предусмотрено действующим законодательством, оно основано на том, что так сложилось в деловом обороте.

будет зависеть от учетной политики по НДС, принятой организацией. Если налоговый учет выручки для целей НДС ведется методом «по отгрузке», то выписанный счет-фактура регистрируется в книге продаж в момент и по курсу передачи товара, причем независимо от того, в рублях или в условных единицах он был выписан. После получения оплаты за товар на выявленную суммовую разницу продавец выписывает дополнительный счет-фактуру, в котором в качестве наименования товара указывается «Суммовая разница к счету-фактуре № ... от……..». Дополнительный счет-фактуру сразу регистрируют в книге продаж.

методом «по оплате», то счет-фактура регистрируется в книге продаж в момент оплаты товара. Если он был выписан в рублях, то одновременно выписывается и регистрируется в указанном выше порядке дополнительный счет-фактура на суммовую разницу. Если же счет-фактура был выписан в условных единицах, то он регистрируется в книге продаж по курсу на дату оплаты, что делает ненужной выписку дополнительного счета. При отражении возникающих суммовых разниц в книге покупок следует исходить из следующего:

если счет-фактура выписан в рублях, то поставщик выписывает дополнительный счет-фактуру на сумму разницы, а покупатель отражает его в книге покупок;

если счет-фактура выписан в условных единицах (долларах США), то покупатель после его оплаты в книге покупок ставит сумму, фактически уплаченную поставщику, а на счете-фактуре указывается «Оплачено по курсу ЦБ РФ на (указывается дата)».

Налог на добавленную стоимость с суммовых разниц, возникающих у покупателя

При возмещении из бюджета НДС по приобретаемому имуществу к вычету берется сумма НДС, реально уплаченная поставщику, так как пунктом 2 статьи 171 НК РФ установлено, что вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг). Поэтому при возникновении суммовой разницы по расчетам с поставщиком производится корректировка данных, отраженных по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

До момента оплаты за приобретенные ценности НДС по ним не может быть предъявлен бюджету к возмещению (зачету), поэтому на сумму НДС, относящегося к суммовой разнице, производится проводка, приведенная ниже. Бухгалтерские записи производятся обычным способом (если курс валюты платежа за период между оприходованием товаров и их оплатой понизился) или методом «красное сторно» (если курс валюты платежа увеличился).

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчикам» (без НДС) – на сумму НДС, относящегося к величине изменения покупной стоимости имущества (работ, услуг).

Налог на добавленную стоимость с суммовых разниц, возникающих у продавца

Согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ налоговая база при реализации налогоплательщиком товаров (работ, услуг) определяется как их стоимость, исчисленная исходя из цен, определяемых в соответствии со статьей 40 НК РФ, с учетом акцизов (для подакцизных товаров и подакцизного минерального сырья) и без включения в них НДС и налога с продаж.

Если цена товара указана в условных единицах, то стоимость товара и налогооблагаемая база определяются с учетом положительной или отрицательной суммовой разницы, то есть положительная суммовая разница увеличивает, а отрицательная суммовая разница уменьшает налогооблагаемую базу продавца вне зависимости от его учетной политики для целей налогообложения.