Бумага - всему голова

Бумага - всему голова

22.07.2002

Современный бухгалтер составляет большинство документов при помощи компьютерных программ. Какие из них обязательно распечатывать и хранить в бумажном виде, а что можно доверить памяти компьютера?

Без бумажки ты букашка
В бухгалтерии существует масса документов, как официальных (первичка, различные регистры, бухгалтерская отчетность), так и для "внутреннего пользования". Во внутренних документах, в которых отражается реальная картина дел на предприятии, довольно часто встречаются статьи доходов и расходов, которые налоговики видеть не должны. Как рассказывал "Расчет" в майском номере, хранить подобные данные лучше в компьютере: тогда их можно быстро уничтожить. А если файл все же попадется на глаза проверяющим, им будет весьма непросто использовать его в качестве доказательства, ведь установить авторство файла очень сложно. Так что здесь действует принцип: чем меньше бумаг, тем лучше.
Иначе обстоят дела с официальными бухгалтерскими документами. Их судьбу определяет Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Он требует, чтобы первичные документы были обязательно распечатаны (п. 7 ст. 9). То же самое и с бухгалтерской отчетностью. Правда, изменения, недавно внесенные в закон о бухучете, разрешили фирмам с позволения налоговой инспекции представлять отчетность в электронном виде. Но хранить отчетность можно по-прежнему лишь на бумаге.
Кроме бухгалтерских есть еще налоговые документы, которые обязательно должны храниться в бумажном виде: счета-фактуры, подшитые в журналы учета полученных и выданных счетов-фактур, книги покупок и продаж. Этого требует постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Распечатывать книги покупок и продаж, а заодно пронумеровывать, прошнуровывать и скреплять их печатью надо не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (или кварталом, если предприятие платит НДС ежеквартально).
С этого года у бухгалтеров появились налоговые регистры. Требования к ним диктует Налоговый кодекс. Из него следует, что налоговый регистр обязательно должен быть подписан тем, кто отвечает за его составление (ст. 313 НК РФ). Так что от бумаги здесь отказаться не получится. Как часто нужно распечатывать налоговые регистры? "Если предприятие уплачивает налог исходя из фактически полученной прибыли за месяц, отчетный период для него месяц. Значит, и налоговые регистры оно должно распечатывать ежемесячно, — отвечает Людмила Булавина, генеральный директор ставропольской фирмы ООО "Универсал-аудит". — Все остальные могут делать это раз в квартал".
Документы, которые обязательно должны храниться в бумажном виде
Документы, распечатывать которые можно по мере необходимости
  • Все первичные документы, включая кассовую книгу
  • Бухгалтерская отчетность
  • Счета-фактуры, журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
  • Книги покупок и продаж
  • Налоговые регистры
  • Бухгалтерские регистры (если вы заявили инспекции, что используете их в качестве налоговых, тогда их обязательно нужной хранить на бумаге)
  • Все отчеты, формируемые вашей программой: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, ведомость остатков и т. п.

  • Думайте сами, решайте сами...
    Другие документы, например бухгалтерские регистры, хранить в бумажном виде необязательно. Исключение ( случай, когда вы заявили в учетной политике, что используете какие-то регистры бухучета в качестве налоговых регистров (это позволяет ст. 313 НК РФ). Тогда эти бухгалтерские регистры нужно ежемесячно или ежеквартально распечатывать, подписывать и хранить как налоговые.
    Впрочем, некоторые специалисты, прежде всего аудиторы, убеждены, что бухгалтерские регистры обязательно должны храниться на предприятии в сброшюрованном виде. "Во 2-м пункте 10-й статьи закона о бухучете есть положение о том, что правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, — говорит Людмила Булавина. — Из этого, хотя и косвенно, следует, что регистры должны быть на бумаге. Поэтому мы требуем от наших клиентов, чтобы регистры были распечатаны и подписаны исполнителем".
    Позиция аудиторов объяснима: проверяя главную книгу и регистры только в электронном виде, они рискуют через несколько месяцев увидеть в них другие цифры. Ведь бухгалтерские программы позволяют исправлять любые записи задним числом без каких-либо следов.
    Так или иначе, если при выездной проверке вы распечатаете требуемые инспекторами регистры прямо в их присутствии, претензий вам никто предъявлять не будет. Сложности возникнут только в том случае, если ваша техника даст неожиданный сбой. Поэтому количество бумажных документов напрямую зависит от того, насколько бухгалтер доверяет своему компьютеру. "Теперь у нас все документы и в компьютере, и на бумаге хранятся, — рассказывает Лариса Тихомирова, главный бухгалтер производственного предприятия (г. Тула). — Мы раньше пробовали хранить все только в компьютерах, но они иногда "виснут". Пару раз мы из-за этого просто потеряли документы".
    Именно вероятные проблемы с программами заставляют многих как минимум раз в квартал распечатывать бухгалтерские регистры и другие документы, на основе которых заполняется баланс. "Если возникли проблемы с программой, восстановить учет иногда бывает практически невозможно, — рассказывает Людмила Булавина. — Ведь многие первичные документы у предприятий тоже оказываются только в электронном виде".
    Тем не менее некоторые бухгалтеры стараются бумагу зря не переводить. "У меня такой объем операций, что один только 90-й счет за месяц листов 300 займет, — говорит Ольга Сомова, главный бухгалтер торгового предприятия (г. Москва). — Поэтому я ограничиваюсь распечаткой оборотно-сальдовых ведомостей. Остальное хранится в компьютере".
    Не спешат бухгалтеры распечатывать и кассовую книгу. Выводить на печать ее листы надо "к началу следующего рабочего дня". Этого требует пункт 25 Порядка ведения кассовых операций (утв. решением Центробанка от 22 сентября 1993 г. № 40). Вопреки этому большинство опрошенных нами бухгалтеров предпочитает печатать листы кассовой книги не чаще чем раз в месяц. А на небольших предприятиях нередко ее распечатывают и вовсе один раз в конце года.
    В этом есть рациональное зерно. Дело в том, что обнаружить, что каких-то бумаг не хватает, налоговики могут только при внезапной выездной проверке. В этом случае предприятию грозит штраф за грубое нарушение правил учета в размере от 5 до 15 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ). Но внезапная проверка — это большая редкость. Обычно же налоговики сообщают о своем визите заранее: накануне, а то и за несколько дней. Этого времени хватит, чтобы распечатать все недостающие документы.

    Ирина КИРИЛИНА,
    эксперт "Расчета"

    Практическая энциклопедия бухгалтера

    Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

    Узнать подробнее


    Поделиться

    конверт подписки
    Подпишись на рассылку

    Выбор читателей

    Интересное

    Комментарии (0)


      Оставить комментарий


      Введите код с картинки:

      CAPTCHA