Расчеты с персоналом

Расчеты с персоналом

08.01.2002

Расчеты с сотрудниками - очень сложный и трудоемкий участок бухгалтерского учета. Виной тому и устаревшее трудовое законодательство, и постоянно меняющиеся налоговые законы, и желание начальства сэкономить на сотрудниках. С какими трудностями сталкиваются бухгалтеры, рассчитывая зарплату, отпускные, командировочные и больничные? Как очередные изменения в законодательстве коснуться расчетов с персоналом? И каким образом при этом можно будет уменьшить налоговые платежи? Ответы на все эти вопросы вы найдете в этом материале.

Такова уж участь бухгалтера. Даже если его предприятие основную часть зарплаты выплачивает "черной наличкой" или с помощью какой-нибудь мудреной схемы, какие-то пусть и символические цифры приходится показывать в официальной отчетности.

Когда человек устраивается на работу в организацию, первым делом он оговаривает оплату и условия труда. В том числе и срок получения зарплаты. Кризис неплатежей середины 90-х, когда у предприятий не было денег не только чтобы расплатиться друг с другом, но и выдать зарплату рабочим, давно миновал. Но многим по-прежнему приходится сталкиваться с тем, что руководство задерживает зарплату. "Год назад я работала в организации, где не платили по два-три месяца, — рассказывает Ольга, главный бухгалтер туристической фирмы (г. Москва). — Желания работать не было никакого, так что и бухгалтерию я вела не лучшим образом. Конечно, там была большая текучка, и я тоже постаралась побыстрее уволиться".

Зато в стабильно работающих организациях, заинтересованных в своих сотрудниках, такого не происходит. Многие даже возвращаются к принятой в советские времена выплате зарплаты два раза в месяц, тем более что именно такая оплата предусмотрена КЗоТом (ст. 96). "Если человек проработал у нас больше месяца, ему выплачивается аванс до 40 процентов, — рассказывает Светлана, главный бухгалтер торгового холдинга (г. Калининград). — Но сотрудник может попросить и больше, а уж выдавать или не выдавать — решает начальник его отдела. Рассчитать аванс просто, и по-человечески это удобно: всегда есть деньги в кошельке".

Действительно, выплачивать аванс организации несложно. Учитывая, что налогом на доходы и единым социальным налогом он не облагается (письмо Минфина от 6 марта 2001 г. № 04-04-06/84). И все же большинство предприятий предпочитают выдавать зарплату раз в месяц. Тем более что никто и не требует от них двухразовой выдачи, кроме КЗоТа, конечно. Впрочем, КЗоТом сейчас мало кого напугаешь. Да и предположение, что работники какого-нибудь предприятия могут подать в суд на руководство только за то, что оно выплачивает зарплату раз в месяц, а не два, больше походит на анекдот. Вот и довольствуется большинство из нас получкой раз в месяц.

Зарплата бывает...

Получка получкой, но зарплату тоже можно начислять и выплачивать по-разному. Вариантов оплаты труда не так уж мало. Начиная от очень распространенных — временной и сдельной — и заканчивая такими редкими, как бестарифная система и система плавающих окладов (см. схему "Виды оплаты труда").

На какой системе остановиться, организация решает сама и фиксирует это в Положении об оплате труда или коллективном договоре. При этом в разных отделах одной организации могут платить по-разному. Например, менеджерам по продажам в настоящее время практически все платят на комиссионной основе, а бухгалтерам — исходя из установленного оклада, то есть повременно. "Мы используем повременную и сдельную оплату труда, — говорит Оксана, главный бухгалтер швейного предприятия (г. Санкт-Петербург). — Рабочим платим сдельно, а остальным установлены оклады. Это выгодно, поскольку рабочие заинтересованы в результате своего труда, к тому же сразу видно, кто как работает".

Порой, пытаясь заставить сотрудников работать как можно лучше, организации изобретают весьма причудливые методы. "У нас в бухгалтерии зарплата от 1500 до 1800 рублей в месяц, при этом 500 рублей из нее — это "коэффициент качества труда", — рассказывает Нина, бухгалтер торгового предприятия, (г. Саранск). — Их могут вычесть, если главный бухгалтер не доволен работой своих подчиненных".

Вопрос времени

Рыночная экономика заставила многих забыть о рабочих днях "от и до" и выходных. Все чаще встречается ненормированный рабочий день. Тем не менее продолжительность рабочего времени по законодательству не должна быть больше 40 часов в неделю (ст. 42 КЗоТ), хотя разговор о работе всего 40 часов в неделю у многих бухгалтеров вызывает лишь улыбку. Приходилось слышать и о работе по 60, и по 80, и даже по 100 часов в неделю. Конечно, так трудятся не все время, а лишь в период сдачи годового или квартального отчета.

Те, кто работает сверхурочно, ночью, в праздничные и выходные дни, совмещает профессии и заменяет временно отсутствующих сотрудников, должны получать доплаты. Например, если у вас восьмичасовой рабочий день, то любое проработанное время сверх этого является сверхурочным. За работу в ночное время (ночным считается время с 22 часов до 6 часов утра) тоже положено платить больше, правда, насколько, законодательство умалчивает. Все будет решать руководитель и профсоюз в том случае, если он у вас есть. Поработав в выходной день, сотрудник может выбрать между двойной оплатой своего труда и отгулом.

Однако есть одно "но" — платят только тем, кто задерживаеться на работе по приказу руководителя, а не по собственной инициативе. Поэтому такие правила соблюдаются в основном в бюджетных организациях, но там все портят слишком маленькие зарплаты.

В коммерческих же структурах часто не спешат выполнять требования законодательства, полагая, что зарплаты у них и так высокие. Никаких письменных приказов там не издают, а просят сотрудника выйти "по собственной инициативе". Недовольные могут поискать себе другое место. В таких организациях руководители часто считают, что если бухгалтер выходит на работу в выходной день или остается допоздна в будний, — значит, он плохо работает в течение рабочего дня и не успевает выполнить все должностные обязанности.

Некоторые сотрудники имеют право работать в режиме сокращенного рабочего времени. В отличие от режима неполного рабочего времени, при котором оплачиваются только отработанные часы, "сокращенка" зарплату не уменьшает. Так могут работать педагоги, те, у кого вредные условия труда, инвалиды I и II групп...

Но опять же приходится констатировать, что такие нормы соблюдаются только в бюджетных или государственных организациях и значительно реже — в коммерческих. Частично нормы трудового права в отношении своих работников соблюдают крупные частные заводы или комбинаты. Рабочим, стоящим у доменной печи или заготавливающим лес на морозе, как правило, доплачивают и за работу в выходные, и за работу в сверхурочное время.

Приятные мелочи

Кроме основной зарплаты существуют различные компенсации: за использование личного инструмента или автомобиля в служебных целях, при вынужденном переезде из-за трудоустройства, работникам-донорам и т. д.

Довольно часто сотрудники используют личную машину для деловых поездок и хотят получать за это деньги. Если руководитель издаст приказ о компенсации, то она будет выплачиваться ежемесячно вместе с зарплатой.Для этого работник должен представить нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля или копию доверенности.

Компенсация не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносом на страхование от несчастных случаев, если она не больше установленных норм. Однако они настолько мизерны (максимальный размер на сегодня — 221 рубль в месяц), что большинство бухгалтеров предпочитают с этим не связываться, чтобы не усложн¤ть себе жизнь. Впрочем, руководитель может установить компенсацию в больших размерах, но тогда придется платить дополнительные налоги.

Лучше помогите материально

Доплаты и компенсации по большому счету являются своеобразной экзотикой. Зато подарки, материальная помощь и премии существуют на многих предприятиях.

"Наша компания всегда дарит подарки своим сотрудникам к 8 Марта, Новому году и дням рождения, — рассказывает Екатерина, главный бухгалтер производственного предприятия, (г. Серпухов). — К тому же мы оказываем материальную помощь в экстренных случаях: болезнь, тяжелое финансовое положение..." Матпомощь в пределах двух тысяч рублей в год не облагается налогом на доходы (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если она выплачена за счет чистой прибыли, то не облагается и ЕСН (п. 4 ст. 236 НК РФ).

В принципе можно помогать не только своим сотрудникам, но и людям, не числящимся на предприятии. Причем в первом случае нужно на сумму помощи начислить взнос на страхование от несчастных случаев, а во втором — нет. Такая вот несправедливость и странность нашего законодательства. Впрочем, вряд ли кому-то придет в голову выдавать матпомощь человеку, действительно не имеющему отношения к организации.

Выплачивая материальную помощь, необходимо соблюсти все бумажные формальности: издать приказ, в котором указаны фамилия, имя, отчество получателя материальной помощи, причина ее выдачи (на лечение, покупку имущества, к отпуску...) и сумма. Все это можно оформить и на основании заявления сотрудника, в котором также должна быть указана причина, по которой помощь ему необходима. Руководитель подписывает его и указывает точную сумму материальной помощи.

Материальную помощь можно выплачивать и за счет нераспределенной прибыли. Решение об этом должно принять общее собрание акционеров или учредители организации. При этом в следующем году, как и сейчас, она не будет уменьшать налогооблагаемую прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Не забывают организации и о выплате премий. Как правило, они выдаются в конце года и к различным праздникам, означая хорошие результаты работы конкретного сотрудника и предприятия в целом. Хотя в некоторых компаниях премии используются как некая компенсация низкой оплаты труда. "В этом году мы премии не выдаем и материальную помощь не оказываем, — говорит Ирина Портнова, главный бухгалтер магазина (г. Москва). — Потому что у всех и так хорошие заработки".

Размер премии определяет руководитель. Основанием для ее начисления является его приказ, оформленный по установленной форме (утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. є 26). Выплачивается премия вместе с заработной платой по ведомости или по расходным кассовым ордерам.

Премию можно включить в расходы по обычным видам деятельности, если она выплачивается сотрудникам за трудовые достижения. Например, по итогам работы за год или за профессиональное мастерство. Со следующего года все премии, которые предусмотрены трудовым или коллективным договором, будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (ст. 255 НК РФ). Напомним, что сейчас прибыль уменьшают только премии за производственные результаты, включая вознаграждение по итогам работы за год (подп. "а" п. 2 Положения о составе затрат). Для этого у организации обязательно должно быть Положение о премировании, утвержденное директором.

Можно выплачивать премии и за счет нераспределенной прибыли, но обязательно по решению общего собрания акционеров или участников (учредителей) организации. В этом случае также требуется приказ руководителя. Премии, выплаченные сотрудникам за счет нераспределенной прибыли, не облагаются ЕСН (ст. 236 НК РФ). А вот налог на доходы и взнос на страхование от несчастных случаев платить придется.

Соцстрах не для всех

Некоторые выплаты сотрудникам производятся за счет средств Фонда социального страхования. Это больничные, детские пособия, путевки в санаторно-курортные учреждения...

Если сотрудник заболел, находится на карантине или ухаживает за заболевшим членом семьи, то ему положено пособие по временной нетрудоспособности. Для этого в бухгалтерию надо представить больничный или его дубликат. А выйдя на работу, в первый же день работник должен представить листок нетрудоспособности. Тем не менее, если он этого не сделал сразу, то может исправить свою ошибку в течение шести месяцев. Иначе обстоят дела с бытовыми травмами: пособие можно получить только начиная с 6-го календарного дня после ее получения.

Вроде бы оплачивать такие пособия организации выгодно: можно сэкономить на платежах в соцстрах. Однако на практике большинство мелких и средних предприятий предпочитает не создавать себе лишних сложностей с расчетом зарплаты. Поэтому они показывают в отчетности, что никто у них не болел и пособиями не пользовался. Фонд социального страхования такая ситуация тоже очень устраивает, ведь для него это означает увеличение доходов.

Средства Фонда социального страхования можно использовать и для оплаты путевок на санаторно-курортное лечение и путевок в детские загородные оздоровительные лагеря для детей от 4 до 15 лет. Оплачиваются они в пределах норм, установленных законом о бюджете Фонда социального страхования (сейчас это 350 руб. на одного человека в сутки) и с учетом суммы, выделенной конкретному предприятию на эти цели. Стоимость путевки, оплаченной за счет средств фонда, не облагается налогом на доходы, ЕСН и взносом на страхование от несчастных случаев.

Организации самостоятельно приобретают путевки, а затем отчитываются перед Фондом социального страхования. Разумеется, санаторий или здравница должны иметь медицинскую лицензию и находиться на территории России. При этом оплачивать путевки за счет соцстраха можно только тогда, когда сотруднику или его ребенку выдано заключение медицинского учреждения о необходимости санаторно-курортного лечения.

По оценкам сотрудников Фонда социального страхования, спрос на путевки значительно снизился: даже крупные металлургические и шахтерские предприятия, которые традиционно заказывают наибольшее количество путевок, отправляют на отдых все меньше работников.

"Мы все время предоставляли сотрудникам путевки за счет ФСС, но сейчас это стало неудобно, — полагает Ирина, главный бухгалтер фармацевтической компании (г. Москва). — Во-первых, теперь путевки предоставляются не меньше чем на 21 день, а отпустить сотрудника так надолго непросто. Во-вторых, если санаторий хороший и на юге, то самому сотруднику приходится платить около 60 процентов от общей стоимости путевки. Так что мы больше не обращаемся в соцстрах за путевками".

Заслуженный отдых

Проработав в организации 11 месяцев, сотрудник получает право на оплачиваемый отпуск. Некоторые организации разрешают работникам отдохнуть и раньше.

Каждый год в организации должен составляться график отпусков по форме, утвержденной Госкомстатом. Бухгалтеры хорошо знают, что отпускные положено выплачивать не позднее, чем за один день до ухода в отпуск. Но соблюдается это условие далеко не везде. Часто отпускные можно получить только в день выплаты зарплаты или вообще после выхода из отпуска.

Многим не удается отгулять все свои положенные недели — производственная необходимость требует постоянного присутствия на рабочем месте.

А получить деньги за неиспользованный отпуск можно лишь при увольнении. Хотя в скором времени такой порядок, видимо, изменится. В проекте трудового кодекса предусмотрено, что, накопив больше 28 дней неиспользованного отпуска, можно получить денежную компенсацию.

По договоренности между сотрудником и организацией отпуск может быть разделен на части. Во многих коммерческих структурах сейчас вообще распространена практика отпускать сотрудника отдыхать на две недели два раза в год. "Больше чем на две недели руководство вообще никого не отпускает отдыхать, — рассказывает Ольга, бухгалтер по расчетам производственного холдинга (г. Москва). — А бухгалтеры берут по одной неделе каждый квартал".

Есть еще и другие отпуска: учебный, по беременности и родам, по уходу за ребенком (см. схему "право на отпуск").

Но это положено по закону, а руководство само решает, следовать ему или нет. "Если человек учится, он просто берет один свободный день, а потом в выходные его отрабатывает, — говорит Алексей, бухгалтер крупного магазина (г. Москва). — Если не согласен, то может увольняться". Но есть предприятия, где совершенно другой подход. "Когда сотрудник учится, ему обязательно предоставляется дополнительный отпуск. Если он должен уехать для сдачи сессии в Москву, то оплачиваем стоимость проезда, — говорит Оксана, главный бухгалтер швейного предприятия (г. Санкт-Петербург). — Работницам предоставляем отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком, полностью выплачиваем все, что положено. И место за ними сохраняется".

Взял деньги — отчитайся!

Практически всем организациям приходится отправлять своих сотрудников в командировки. Поэтому еще одна важная часть расчетов с персоналом — командировочные. Нужно помнить, что поездка работника, с которым заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор, командировкой не считается. Расходы вы ему возместить, конечно, можете, но это будет частью его вознаграждения по договору.

Бухгалтеру необходимо оформить служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение (все эти формы утверждены постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). Вернувшись, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Командированному сотруднику оплачивается проживание, проезд к месту командировки и обратно, суточные, другие расходы. Поскольку расходы на проживание и суточные уменьшают прибыль и не облагаются налогами лишь в пределах установленных нормативов, многие организации только это и оплачивают. "Руководству компенсируем все полностью, остальным командировочные оплачиваем строго в пределах норм, — рассказывает Светлана, бухгалтер производственного предприятия (г. Тула). — Сотрудники как- то укладываются, но как, я не знаю".

Хотя в некоторых организациях работникам живется вполне вольготно. "Командировочные компенсируем за все понесенные расходы, правда, превышение нормативов компенсируем не за счет чистой прибыли, а из черной кассы, — говорит Мария, главный бухгалтер торговой фирмы, (г. Москва).- Плюс доплачиваем 10 процентов от средней зарплаты".

Перед командировкой выдается аванс в рублях или в валюте страны назначения. Для этого у организации должен быть открыт валютный счет. Купить валюту в обменном пункте фирма не может. В банке нужно получить справку по форме № 0406007, которая является разрешением для вывоза валюты за рубеж. При зарубежных командировках сотрудникам также могут выдаваться дорожные чеки, номинал которых выражен в иностранной валюте. Получить дорожные чеки можно в банке, где у фирмы открыт расчетный счет.

Кроме командировочных под отчет берут деньги на хозяйственные нужды и на оплату представительских расходов. Руководитель организации должен утвердить своим приказом список лиц, которые могут получать деньги под отчет. При этом законодательство не устанавливает срок, на который можно взять деньги и когда надо отчитываться о расходах.

Если же подотчетник не отчитался и его долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму придется включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы. На сумму списанного долга начислить ЕСН и взнос на страхование от несчастных случаев.

Нет ограничений и на размер сумм, выдаваемых под отчет. При этом надо помнить, что работник должен соблюдать предельный размер расчетов наличными — сейчас он уже 60 тысяч рублей. Иначе на организацию может быть наложен штраф в двукратном размере произведенного платежа.

Экономия на сотрудниках

Конечно, мы рассмотрели не все выплаты и расчеты с сотрудниками, остановившись лишь на самых важных. Впрочем, очень многие выплаты в настоящее время превратились в фикцию. Они существуют только в нормативных актах, но не применяются на практике. А если предприятие и начисляет все положенные компенсации, доплаты, то делает это исключительно с официальной зарплаты.

Выдавать зарплату с помощью различных схем или из "черной" кассы, перевод сотрудников на гражданско-правовые договора — хороший способ для предприятия не только сэкономить на налогах, но и оградить себя от претензий сотрудников, требующих соблюдение норм трудового законодательства. Все положенные выплаты исходя из копеечной официальной зарплаты, произведены, чего же вы еще хотите? А чтобы получать свои "настоящие" деньги, надо работать на условиях работодателя.

Правда, в последнее время наметилась тенденция к более чуткому отношению фирм к своему персоналу. Все чаще работники предприятий получают премии, на некоторых фирмах у сотрудников есть медстраховка. Может быть, и бухгалтеры когда-нибудь смогут начислить себе доплаты за работу в вечернее время в период подготовки годового отчета. Очень бы этого хотелось.

ПРИБЫЛЬ ПОЛУЧИЛИ, ПРИБЫЛЬ ПОДЕЛИЛИ...

Чистая прибыль, полученная организацией, может быть выплачена акционерам или учредителям. Владельцы акций различных АО и ЗАО получают дивиденды, а участники ООО — доходы от участия в уставном капитале.
Сейчас и дивиденды, и доходы от участия в уставном капитале можно выплачивать ежеквартально, раз в полгода или раз в год. Обратите внимание, что со следующего года дивиденды можно будет платить лишь раз в год. Таким способом наши законодатели хотят закрыть лазейку для ухода от налогов путем выдачи зарплаты под видом дивидендов. Ведь дивиденды облагаются только налогом на доходы физических лиц.
Выплачивающее дивиденды предприятие выступает в роли налогового агента. В этом году оно должно удерживать налог на доходы по ставке 30 процентов. А вот в 2002 года ставка будет всего лишь 6 процентов. Правда, для налоговых нерезидентов ставка останется на уровне 30 процентов.
Если выплачивать дивиденды в натуральной форме, то придется платить больше налогов. Помимо налога на доходы надо будет начислить НДС и налог на пользователей автомобильных дорог. К тому же рассчитывая налог на доходы, стоимость имущества, выданного в счет выплаты дивидендов надо увеличить на сумму НДС. Налог с продаж с таких выплат в большинстве регионов не взимается.
Еще один немаловажный момент: налоговые органы имеют право проверить правильность определения стоимости имущества, переданного в счет оплаты дивидендов для целей налогообложения, если его получило лицо, владеющее более 20 процентов акций предприятия.
Возможно, снижение налоговой ставки после 1 января изменит ситуацию, которая сложилась с выплатой дивидендов и доходов учредителям в настоящее время. Не секрет, что дивиденды и выплаты учредителей во многих организациях превратились в пустую формальность.
В целях налоговой экономии многие предприятия показывают минимальную прибыль, так что учредителям официально достаются копеечные дивиденды. Свои настоящие доходы они получают другими способами — черными деньгами, через подставные фирмы и т. д. А некоторые хозяева ЗАО или ООО делают еще проще — покупают себе квартиры, машины, дома от имени организации. т. д. А некоторые хозяева ЗАО или ООО делают еще проще — покупают себе квартиры, машины, дома от имени организации.

Ирина КИРИЛИН
Материал предоставлен журналом «Расчет»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное