Налог на прибыль: обоснование расходов на ГСМ

Расходы на ГСМ

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие расходы признают только при наличии: документов, подтверждающих приобретение топлива; документов, подтверждающих расход топлива; утвержденных организацией норм расхода ГСМ.

Налоговый кодекс не устанавливает определенных нормативов расхода топлива и ГСМ. Значит, списание затрат на ГСМ происходит исходя из фактического расхода. При этом расходы в налоговом учете должны быть обоснованными. Поэтому безопаснее ввести контроль расхода ГСМ и утвердить свой норматив расхода ГСМ (для целей налога на прибыль).

Можно разработать нормы расхода ГСМ с учетом особенностей работы автомобилей и расхода топлива на них. Полезно будет воспользоваться технической документацией и информацией производителя автомобиля.

В комментируемом письме финансисты предлагают также использовать нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р в этот документ внесены изменения. Список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых утверждены нормы, пополнен наименованиями моделей выпуска с 2008 года (раньше их в списке не было). Изменены повышающие коэффициенты к установленным нормам.

Обновленный документ действуют с 14 июля 2015 года. Он предназначен для автотранспортных предприятий и компаний, предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории России. Другие фирмы применять эти нормы не обязаны. Однако для разработки собственных норм, которые кроме обоснования налоговых расходов могут послужить инструментом внутренней экономии материальных ресурсов, рекомендациями Минтранса России воспользоваться стоит.

Путевой лист для подтверждения расходов ГСМ

В состав расходов стоимость ГСМ включается по мере их использования, на основании путевых листов. Формы путевых листов, обязательные для автотранспортных предприятий, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Их могут использовать и все другие компании. Можно разработать и собственные формы, которые должны содержать как реквизиты, обязательные для всех первичных документов, так и установленные пунктом 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Такие, в частности, как наименование и номер путевого листа; сведения о сроке его действия; данные о собственнике (владельце) транспортного средства; информация о транспортном средстве и водителе.

Служебный характер поездки, а значит, обоснованность и экономическую целесообразность расходов на ГСМ нужно подтвердить. Для этого в путевом листе подробно пишут сведения о маршруте следования.

Путевой лист нужно оформлять каждый раз до выезда машины в рейс с места постоянной стоянки. Если в течение одного дня (смены) водитель совершает несколько рейсов, лист надо оформлять до начала первой поездки. Путевой лист можно выдавать на любой срок, но только в случае длительного рейса, когда водитель не может ежедневно возвращаться на парковку.

Обратите внимание: с 1 марта 2018 года в обязательных реквизитах путевого листа в числе cведений о транспортном средстве нужно указывать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для его стоянки по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня). А также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места парковки и его заезда на нее (приказ Минтранса от 21.12.2018 № 467).

Форму путевого листа и нормы расходования ГСМ по каждому виду транспорта, используемому фирмой, нужно утвердить в учетной политике.

 Пример. Учет ГСМ 
ООО “Галактика” для поездок по городу использует собственный легковой автомобиль OPEL VECTRA.
Согласно учетной политике для учета служебных поездок фирма использует путевой лист, форма которого утверждена постановлением Госкомстата № 78. Для контроля расходования ГСМ применяет собственные нормы, разработанные на основе технической документации и данных о работе автомобиля в летний, зимний, осенне-весенний периоды.
По OPEL VECTRA установлено, что обоснованным считается расход топлива не более 13 л на 100 км пробега в день.
10 марта 2019 года водитель отвез главного бухгалтера в налоговую инспекцию и привез его обратно, отвез кассира в банк, руководителя и его заместителя на переговоры с целью заключения договора поставки. В течение дня было пройдено 50 км и израсходовано 5 л бензина АИ-92. Сумму фактических затрат на приобретение топлива за этот день можно включить в состав прочих расходов, поскольку они не превышают утвержденного норматива.

Приобретение ГСМ

Заправлять служебный автомобиль компания может: на своей территории; на территории автозаправочной станции (АЗС).

В первом случае у фирмы должны быть специальные емкости для хранения ГСМ. Поставщик на основании договора поставки завозит топливо и загружает его в эти емкости. При этом документами, которые подтвердят покупку ГСМ, будут являться накладные, счета-фактуры поставщика и платежные документы об оплате топлива. Приобретая топливо через АЗС, компания может расплачиваться наличными деньгами или в безналичном порядке.

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль. В этом случае фирма может выплачивать ему соответствующую компенсацию.

В соответствии со статьей 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

• компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
• возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля.

Для получения компенсации сотрудник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если он управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности. Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя организации.

Эксперт “НА” Е.П. Абрамова