9 важных вопросов о кадровом учете

ИП оплачивает питание работникам

Доброго дня, коллеги! ИП на УСН (доходы 6%) хочет оплачивать питание сотрудникам, но так, чтобы не платить никаких налогов. Как быть?

Питание сотрудников – это натуральный доход со всеми вытекающими налогами. Единственное шаткое исключение – шведский стол, когда непонятно, кто и сколько съел.

При получении сотрудниками питания, приобретенного организацией, в случае отсутствия возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, дохода, подлежащего обложению налогом на доходы физических лиц, не возникает.

В одном из последних писем – от 3 августа 2018 года № 03-04-06/55047 – Минфин России рекомендовал учитывать, кто сколько выпил и съел на банкете или корпоративе, но пока в ведомстве особо не настаивают на такой практике.

Читайте также «Удорожание питания взносами не облагается»

Спецоценка рабочих мест обязательна

Добрый день, прочла в Интернете, что нужно обязательно провести спецоценку. Поскольку в Интернете много недостоверной информации, разъясните, так ли это? Нужно проводить спецоценку и кому?

Да, это так. Спецоценку рабочих мест должны провести все организации. Даже те, у которых нет вредных рабочих мест и позиций, указанных в перечне, утвержденном Постановлением Правительства РФ № 781.

Федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» был подписан в конце 2013 года. По этому закону в первую очередь обязаны были провести спецоценку все предприятия с вредными рабочими местами и позициями, указанными в перечне, утвержденном Постановлением № 781. Остальные компании могли отложить этот процесс до 31 декабря 2018 года.

Теперь уже откладывать некуда, нужно проводить спецоценку рабочих мест. На рынке есть различные компании, предлагающие подобные услуги. Вы можете выбрать любую. Все зависит от того, сколько времени и какую сумму вы можете на это потратить.

Читайте также «Спецоценка рабочих мест: успеть до 2019 года»

Страховые взносы ИП, работающего по найму

Добрый день. Я устроилась на работу в фирму. До этого у меня было ИП. Сейчас я его еще не закрыла. В налоговой сказали, что я обязана платить страховые взносы как ИП. Так ли это?

Ну разве в налоговой скажут неправду? Да, вы должны платить страховые взносы как индивидуальный предприниматель за себя.

Индивидуальный предприниматель платит пенсионные и медицинские страховые взносы за себя с момента регистрации как ИП. И прекращает платить эти взносы с момента исключения из ЕГРИП.

Если предприниматель не ведет деятельность как ИП и устроился работать по трудовому договору, он все равно обязан платить страховые взносы за себя. Такой позиции придерживается Минфин России. Прочитайте письмо от 8 октября 2018 года № 03-15-05/72147.

Неважно, ведет ИП свою предпринимательскую деятельность в данный момент или нет.

Периоды, когда ИП может не платить страховые взносы, перечислены в пунктах 1, 3, 6–8 части 1 статьи 12 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 400-ФЗ.

Сюда относятся, в частности: период прохождения военной службы по призыву; период ухода за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более шести лет в общей сложности; период ухода за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет, и др. Работы по трудовому договору в качестве наемного сотрудника в этом перечне нет.

Если вы работаете по трудовому договору как наемный сотрудник и параллельно имеете свое ИП, вы обязаны платить взносы на пенсионное и медицинское страхование за себя как за предпринимателя. И ваш наниматель будет платить страховые взносы за вас, поскольку вы, хоть и ИП, но трудитесь у него как наемный работник.

Читайте также «Как платит страховые взносы ИП на УСН»

Выдаем работникам 2-НДФЛ

Добрый день. Впервые столкнулись с тем, что налоговики затребовали у нас справки 2-НДФЛ по всем работникам. В чем может быть причина?

Причин может быть много: от простой формальной проверки до подозрений компании в обналичивании средств через физлиц. Обратите внимание, что это может быть и жалоба кого-нибудь из бывших работников, которому не столь важен факт того, что вас оштрафуют, сколько приятно осознавать, что сделал гадость. Увы, в нашей стране это не редкость.

Есть свежее разъяснение от ФНС, данное в письме от 27 сентября 2018 года № БС-4-11/18817@, где говорится, что должностное лицо налогового органа, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для ревизии документы, в том числе справки 2-НДФЛ, а также, при необходимости, ознакомиться с подлинниками бумаг.

Всем нам хорошо известно, что компания должна выдавать работникам справки 2-НДФЛ на основании их заявлений. На практике бухгалтеры иногда выдают «липовые» справки по-дружески: работнику нужно взять кредит или оформить визу. Если такая справка «засветится», компанию могут проверить. Если вы выдавали работникам справки 2-НДФЛ с иными суммами, чем те, которые прошли в учете, подумайте, чем обоснуете разницу.

Читайте также «Работникам больше не дадут 2-НДФЛ»

Вынужденный прогул в расчет компенсации увольняющемуся

Добрый день. Помогите советом. До момента увольнения работник был в вынужденном прогуле в течение двух месяцев в связи с тем, что он был отстранен директором от работы и подал на нас в суд. Нужно ли включать дни вынужденного прогула в расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении? Я включила. Теперь директор считает, что я завысила выплаты уволившемуся. Говорит, что вычтет с меня.

Да, нужно. Вы сделали все правильно. Это прямо регламентировано в ТК РФ.

В соответствии со статьей 121 Трудового кодекса, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялись место работы и должность, в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Покажите вашему директору ТК РФ. У него, конечно, может быть негатив к сотруднику, который подал в суд. Это понятно. Но если бы вы выплатили уволившемуся не все положенные ему деньги, скорее всего, получили бы еще один судебный процесс. Думаем, что услуги адвоката стоят дороже, чем сумма выплат работнику. Причем директора могли бы не только оштрафовать, но и дисквалифицировать при наличии определенных свидетельских показаний. Скажите ему об этом.

Вы сделали все правильно и своего директора подстраховали.

Исправление записи в трудовой книжке

Уважаемые коллеги, помогите советом! Я индивидуальный предприниматель, заполнял вновь принятому сотруднику книжку о приеме на работу и указал наименование работодателя, то есть себя, с инициалами вот в таком формате: «Индивидуальный предприниматель Иванов А. В.». Я не указал полностью имя и отчество. А это нарушение инструкции, как я уже понял. Теперь не знаю, как поступить: сделать исправительную запись, а эту признать ошибочной; сделать приказ о сокращенном наименовании для трудовых книжек, больничных и т. д. или оставить все как есть и не беспокоиться?

Самое безопасное – сделать исправленную запись. Эта процедура хорошо описана в Приказе Минтруда России.

Согласно Приказу от 31 октября 2016 года № 588н, если в записи трудовой книжки обнаружена ошибка, ее можно исправить только путем признания недостоверной.

Запись можно признать недействительной двумя способами. Первый: ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами. Второй способ: в одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Читайте также «Исправляем ошибку в трудовой книжке»

Наказание за невыплату зарплаты

Добрый день. В последнее время в Интернете опять появилось много информации о наказании для руководителей фирмы за невыплату заработной платы. Подскажите, пожалуйста, с чем это связано? Что-то изменилось или планируется снова что-то ужесточить? Заранее спасибо.

Не волнуйтесь. Ничего не изменилось.

Насчет того, будут ли ужесточаться требования по выплате заработной платы, мы сказать ничего не можем. Но, учитывая общую ситуацию, направленную на «закручивание гаек», исключить это нельзя.

А в Сети появилось больше информации из-за того, что Минтруд РФ выпустил новое письмо от 9 октября 2018 года № 14-2/В-808, где напомнил всем руководителям предприятий, что за несвоевременную выплату заработной платы будут наказывать. Письмо повторяет виды наказания, которые уже давно установлены статьей 145.1 Уголовного кодекса. Вот они.

Частичная невыплата зарплаты грозит руководителю фирмы:

• штрафом до 120 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года;
• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до одного года;
• либо принудительными работами на срок до двух лет;
• либо лишением свободы на срок до одного года.

Полная невыплата оплаты труда наказывается:

• штрафом в размере от 100 000 до 500 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет;
• либо принудительными работами на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового;
• либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Уголовное дело возбуждается, если заработную плату задержали на срок более трех месяцев. Для возбуждения дела следователь должен установить, что у виновника была личная или другая заинтересованность в невыплате зарплаты в срок. Что касается другой заинтересованности, то ее следователи всегда находят! Будет сложно доказать, что никакой заинтересованности не было.

Читайте также «Наказание за невыплату зарплаты: напоминание Минтруда»

Переплата зарплаты и недоплата НДФЛ

Добрый день! Вопрос по начислению заработной платы и отпускных. При расчете отпуска за сентябрь получилась сумма 28 097,20 руб. с учетом НДФЛ 3471,00 руб. В бюджет перечислили 3471,00 руб. Работнику выплатили всю сумму с учетом НДФЛ в размере 28 097,20 руб. А нужно было выплатить 24 626,20 руб. Как сейчас исправить эту ситуацию так, чтобы у налоговой инспекции не возникло вопросов?

Лучше всего объяснить работнику, как произошла переплата, и договориться с ним о возврате переплаченной суммы. Все остальные случаи имеют свои огрехи.

Итак, у вас образовалась переплата по заработной плате и недоплата НДФЛ. Мы не платим НДФЛ с авансов. Поэтому вам нужно переплаченную сумму перенести в аванс. Выплаченный раньше срока аванс вряд ли заинтересует налоговую. Но, возможно, вы уже выдали расчетный листок работнику, и он может не согласиться с авансом. Если недовольство работника перерастет в жалобу, вас могут оштрафовать.

Еще можно переплаченную сумму оформить как деньги, выданные под отчет. Затем при следующей выплате работнику вычесть подотчетную сумму из аванса или заработной платы. Но для таких действий тоже необходимо согласие работника.

Если с работником договориться невозможно, составляйте акт обнаружения счетной ошибки за подписью главного бухгалтера. В акте укажите, что работнику произвели излишнюю выплату в результате программного сбоя. Ошибка выразилась в том, что программа не вычла НДФЛ из общей суммы начисленного работнику дохода. Потом вы сможете эту сумму удержать. Если работник обратится в суд, у вас отличные шансы выиграть спор в свою пользу (Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 25 марта 2016 г. № 33-1060/2016).

Но прежде чем обострять конфликт с сотрудником, если он настроен негативно, посчитайте, в какую сумму вам обойдется решение конфликта в суде: гонорар адвокату и госпошлина.

Авторское вознаграждение и страховые взносы

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, правда ли, что авторское вознаграждение не облагается страховыми взносами. Мы занимаемся консалтингом по обеспечению логистики. Может, имеет смысл перевести работников на договоры авторского вознаграждения?

Ни в коем случае. Вы не можете перевести работников на авторские договоры и не платить страховые взносы. Если вы так сделаете, получите большое количество проблем с налоговой инспекцией.

Авторское вознаграждение, которое вы выплатите своему работнику – автору научного достижения, произведения и т. д. облагается страховыми взносами по обычным правилам на основании пункта 1 статьи 420 НК РФ.

Единственный случай, когда не нужно платить взносы с авторского вознаграждения, – это если фирма владеет патентом и выплачивает вознаграждение не самому автору, а его наследникам.

Авторские права сохраняются за автором даже после его смерти. Согласно ГК РФ, право на вознаграждение переходит к наследникам автора на оставшийся срок действия исключительного права согласно пункту 4 статьи 1370 ГК РФ, несмотря на то, что само исключительное право принадлежит организации. Аналогичные разъяснения вы можете прочитать в письме Минфина России от 9 октября 2018 года № 03-15-06/72526.

Читайте также «Страховые взносы на авторское вознаграждение: когда начислять, а когда – нет»