Ошибки в документах: безопасное исправление

Ответ на вопрос, как исправлять, зависит от того, успели вы принять ошибочный документ к учету или нет.

Если не успели, то просто составляем новый документ, и его принимаем к учету. Можно считать, что в этом случае повезло: даже бухгалтерскую справку составлять не нужно.

Настоящая головная боль наступает, когда документ проведен. Если ошибку в первичке нашли налоговики, то они вправе признать документ недействительным и снять расходы компании, а также оштрафовать.

По Налоговому кодексу – компанию

По КоАП РФ – должностных лиц

Перечень первичных учетных документов зависит особенностей конкретной сделки. Стандартный перечень первичных документов, которые применяют компании на практике – это счет на оплату, платежные документы, акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарная накладная.

Договор как бумага традиционно не считается первичным документом. Но он регламентирует права и обязанности сторон сделки. Кроме того, Федеральный закон от 18 июля 2017 года № 163-ФЗ разрешает учитывать любые налоговые расходы и вычеты, но при одновременном выполнении двух условий: основная цель сделки - получить прибыль, а не уменьшить налоги, и обязательство по сделке выполнило лицо, указанное в договоре. Так что договор в письменной форме лучше заключать, чтобы в случае необходимости иметь возможность предъявить его проверяющим.

Конечно, документов существует гораздо больше. И среди них есть такие, которые налоговики проверяют с особым пристрастием.

Например, те, в которых просматриваются признаки подделки

Или те, которые могут быть изготовлены для оформления мнимой или притворной сделки, вернее - для прикрытия действительного смысла сделки. Ведь совершая сделку лишь для вида, стороны правильно оформляют все документы, но создать реальные правовые последствия не стремятся.

Смотрите пример мнимой сделки

Теперь вернемся к обычным документам, в которых ошибки бывают довольно часто.

Среди них путевой лист. Не стоит недооценивать его значение. Это - основной первичный документ для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов.

Вот, к примеру, унифицированная форма путевого листа по форме 4-П

Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Причем вы знаете, что периодически это ведомство выпускает приказы, которыми добавляет обязательные для заполнения реквизиты путевого листа. Так были введены:

• отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля и отмена печати (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
• дополнительные сведения о собственнике автомобиля (приказ Минтранса России от 7 ноября 2017 г. № 476).

Заметим, что при этом изменения в унифицированную форму не вносят, предполагая, что собственники транспорта будут самостоятельно ее корректировать.

Смотрите, как это можно сделать на примере путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П

Форма путевого листа, а также отсутствие или не заполнение одного из обязательных реквизитов чаще всего вызывают претензии проверяющих. Конечно, безопаснее всего заполнять путевой лист без ошибок.

Но не исключено, что в случае упущения вам удастся защититься от претензий

Ошибки и искажения в товарной накладной могут привести к тому, что сделку признают нереальной.

Посмотрите, как НЕ следует заполнять товарную накладную

Порядок исправления ошибок в принятых к учету первичных документах должен быть прописан в вашей учетной политике или, как говорят контролеры, разработан самостоятельно.

Известно, что на практике бухгалтеры исправляют первичку тремя способами:

• составляют новый (исправленный) документ так, как это делает продавец, когда выставляет покупателю исправления к счету-фактуре; зачеркивают ошибку в оригинале;
• заменяют ошибочный оригинал новым документом с правильными данными.

Сразу скажем, что первый способ считается самым простым, но он запрещен. Значит, исправлять документы нужно по-другому. Два другие способа более трудоемки, зато к вам трудно будет придраться проверяющим.

Зачеркивать нужно по правилам. Смотрите пример зачеркивания

А замена ошибочного документа новым – не означает просто составление нового. Смотрите пример правильной замены

Правильные способы исправления первичных документов пропишите в учетной политике для бухгалтерского учета.

Составить фрагмент учетной политики об исправлении первичных документов можно так