Как учесть расходы при ремонте арендованных ОС?

Договор аренды основных средств (недвижимость, транспорт, оборудование и др.) является самым распространенным хозяйственным договором среди российского бизнеса. Содержание контракта регламентируется главой 24 «Аренда» ГК РФ. Так, статья 616 определяет обязанности сторон по содержанию арендованного имущества. В частности, расходы на ремонт указанного имущества может нести как арендатор, так и арендодатель в зависимости от того, как это определено договором. Поэтому при учете расходов на ремонт следует руководствоваться положениями договора. Рассмотрим, какие могут быть варианты.

Расходы за счет арендатора

При отражении таких расходов в бухучете нужно руководствоваться пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России № 33н, в редакции от 6 апреля 2015 года: расходы на ремонт отражаются в бухучете в составе расходов по обычным видам деятельности.

Допустим, организация арендует основное средство. Договором предусмотрено, что текущий ремонт арендатор производит за свой счет. Затраты на ремонт составили 11 800 рублей, в том числе НДС – 1800 рублей. Бухгалтер организации должен сделать следующие проводки:

Дебет 26 (44)   Кредит 60
— 10 000 руб. – отражены расходы на проведение ремонта;

Дебет 19   Кредит 60
— 1800 руб. – учтен НДС со стоимости ремонтных работ.

Читайте также «Расходы на ремонт основных средств: прямые или косвенные?»

Затраты арендодателя

В случае компенсации расходов арендодателем необходимо письменно согласовать перечень ремонтных работ и их стоимость, чтобы в дальнейшем избежать конфликта с владельцем имущества.

Предположим, договор предусматривает, что ремонт осуществляет арендатор, а расходы на него возмещает арендодатель за счет причитающейся ему арендной платы, которая составляет 23 600 рублей, в том числе НДС – 3600 рублей в месяц. Бухгалтер организации должен сделать следующие проводки:

Дебет 60 (Арендодатель)   Кредит 76 (Ремонтная организация)
— 11 800 руб. – отражены расходы на проведение ремонта (проведен взаимозачет с арендодателем);

Дебет 76 (Ремонтная организация)   Кредит 51
— 11 800 руб. – оплачены ремонтные работы;

Дебет 26 (44)   Кредит 60
— 20 000 руб. – отражена арендная плата;

Дебет 19   Кредит 60
— 3600 руб. – учтен НДС со стоимости арендной платы.

Первичные документы

В рассмотренном выше примере расходы на текущий ремонт не включаются в затраты, а влияют только на состояние взаиморасчетов. Арендодатель сможет учесть расходы на проведение ремонта, возмещаемые им арендатору, только в том случае, если первичные документы будут выписаны на его имя. Арендатор, составляя первичные документы, должен учесть, что такой ремонт будет учтен как операция по реализации работ. Отметим, что подобный порядок компенсации расходов выгоден арендодателю, так как увеличит его затраты и уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

У арендатора может возникнуть ситуация, что услуги по ремонту ему окажет фирма, которая не является плательщиком НДС. При этом арендатор обязан начислить НДС, то есть получить соответствующий вычет он не сможет и по данной операции вся сумма налога подлежит уплате. Рассмотрим сказанное выше на примере с проводками.

Расходы на ремонт составили 11 800 рублей, в том числе НДС – 1800 рублей, арендная плата – 23 600 рублей, в том числе НДС – 3600 рублей. Бухгалтер организации должен сделать следующие проводки:

Дебет 26 (44) статья «Расходы по аренде помещения»   Кредит 60 «Арендодатель»
— 20 000 руб. – отражены затраты на аренду помещения;

Дебет 19   Кредит 60 «Арендодатель»
— 3600 руб. – учтен НДС по затратам на аренду помещения;

Дебет 26 (44) статья «Расходы на ремонт помещения»   Кредит 60 «Ремонтная организация»
— 10 000 руб. – отражены затраты на проведение ремонта;

Дебет 19   Кредит 60 «Ремонтная организация»
— 1 800 руб. – учтен НДС со стоимости расходов на ремонтные работы;

Дебет 60 (Ремонтная организация)   Кредит 51
— 11 800 руб. – оплачены ремонтные работы;

На основании первичных документов бухгалтер организации-арендатора делает в учете следующие проводки:

Дебет 62   Кредит 90-1
— 11 800 руб. – отражена выручка от реализации работ;

Дебет 90-3   Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— 1800 руб. – начислен НДС, подлежащий уплате в бюджет.

После подписания акта зачета взаимной задолженности на сумму 11 800 рублей, в том числе НДС – 1800 рублей, в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 60 (Арендодатель)   Кредит 62
— 11 800 руб. – проведен зачет взаимных требований.

В налоговом учете

В налоговом учете расходы на проведение ремонта отражаются в составе прочих расходов в том случае, если арендодатель не возмещает расходов по ремонту, как в нашем первом примере.

Если же арендатор проводит ремонт своими силами, а арендодатель возмещает расходы, то такие затраты арендатор не включает в состав собственных трат и не учитывает при налогообложении прибыли. Когда договором аренды предусмотрено возложение обязанности по ремонту на арендатора с возмещением вышеуказанных расходов собственником ОС на основании документов, составленных арендатором на имя арендодателя, – расходы на ремонт имущества учитываются арендатором в составе расходов в порядке, установленном статьей 260 Налогового кодекса. Период возмещения расходов арендодателем производится тогда, когда арендатор «реализует» работы по ремонту владельцу имущества.

Читайте также «Учет расходов на ремонт основных средств»

Капитальный ремонт

Обратите внимание: все вышеуказанные примеры с проводками подходят как для текущего, так и для капитального ремонта. Непременное условие для отражения этих операций в расходах – проведение капитального ремонта арендатором должно быть предусмотрено договором. Для того, чтобы обосновать необходимость капитального ремонта, следует в акте приемки-передачи указать состояние основного средства. В объектах недвижимости состояние кровли, систем отопления, водоснабжения, канализации и т. д. При аренде автотранспортных средств и оборудования – состояние основных агрегатов, выработанный ресурс.

Под капитальным ремонтом подразумевается проведение работ, которые требуют значительных затрат на восстановление существенных частей, элементов имущества в связи с их износом. При капитальном ремонте оборудования и транспортных средств, как правило, производятся полная разборка агрегата, замена или восстановление всех изношенных деталей и узлов, регулирование и испытание агрегата.

Капитальный ремонт отличается от улучшения арендованного основного средства. В каждом конкретном случае необходимо определить, что именно произвел арендатор – ремонт или улучшение. Из норм гражданского законодательства следует, что ремонт арендованного имущества (как текущий, так и капитальный) не относится к работам по его улучшению. Улучшения – это новые дополнительные свойства имущества, без которых оно существовало и могло использоваться по назначению. Расходы на улучшение следует учитывать как капитальные вложения и списывать через механизм амортизации. Такие работы бывают двух видов – отделимые и неотделимые (ст. 623 ГК РФ). Отделимые улучшения являются собственностью компании, и можно не получать согласие арендодателя на их создание. По истечении срока договора аренды они могут быть изъяты без причинения вреда имуществу арендодателя.

На создание неотделимых улучшений (пристройка к объекту, перепланировка, установка пожарной сигнализации, системы вентиляции и др.) необходимо получить согласие арендодателя. При этом нужно обязательно прояснить и зафиксировать договоренности письменно – будут ли компенсироваться расходы, так как от этого зависит порядок учета трат. Кроме того, если не получить согласие арендодателя, то он может на законных основаниях потребовать демонтировать улучшения, что приведет к дополнительным нежелательным издержкам.