Утрата первичных документов: сообщать ли в ФНС?

09.10.2017 распечатать

Обязанности незамедлительно сообщать в свою ИФНС об утрате «первички» в результате форс-мажорных обстоятельств Налоговый кодекс РФ не устанавливает. Тем не менее компании, чья документация «пала жертвой» пожара или наводнения, стоит предпринять иные меры – чтобы причину отсутствия бумаг проверяющие сочли уважительной.

Из письма в редакцию

Бухгалтерская документация утрачена в связи с пожаром. Нужно ли сообщать об этом в налоговую инспекцию?

Мнение эксперта

Такой обязанности Налоговый кодекс РФ не устанавливает.

В случае пропажи или гибели первичных документов следует руководствоваться пунктом 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). А именно, руководитель компании назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем компании. Копия акта направляется вышестоящей организации. Однако налоговая инспекция таковой организацией не является.

Полагаем, в таком акте должно быть охарактеризованы сгоревшие документы. По возможности составьте их реестр. Но чтобы причина отсутствия документации была сочтена уважительной, вам понадобятся (письмо УФНС РФ по г. Москве от 23.10.2006 № 20-12/92773):

справка Управления Государственной противопожарной службы;
протокол осмотра места происшествия;
акт о пожаре, которыми устанавливается причина возгорания.

Между тем налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

На этом основании контролирующие органы считают, что утраченные документы подлежат восстановлению (письма ФНС России от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@, Минфина России от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411).