Как выдавать деньги под отчет по-новому

27.09.2017

Выдача денег работнику под отчет - это финансирование расходов, связанных с деятельностью хозяйствующего субъекта, которые фактически будет нести работник в интересах работодателя. Это подразумевает установление цели и срока расходования денег, представление работником отчета о расходах.

Порядок выдачи наличных денежных средств работнику под отчет описан в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Чем в организации узаконить выдачу подотчетной суммы на карту

Не исключена возможность перечисления денег под отчет на банковский счет сотрудника – «зарплатную» или личную банковскую карту. Это подтверждено в совместном Письме Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 года.

В Письме Минфина России от 25 августа 2014 года № 03-11-11/42288 уточнено:

  • в учетной политике организации следует предусмотреть положения, устанавливающие порядок расчетов с подотчетными лицами (см. также Письмо Минфина России от 31 марта 2016 г. № 02-03-09/18115);
  • в платежном поручении нужно указать, что перечисленные средства являются подотчетными;
  • организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов;
  • сотрудник к авансовому отчету должен приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Письмо Минфина от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781 также подтверждает возможность выдачи денег под отчет на «зарплатную» карту сотрудника.

В частности, на банковские карты работников разрешено перечислять денежные суммы для операций, связанных:

  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов;
  • с оплатой расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку ГСМ).

Выдача аванса на командировку

На оплату расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Для получения подотчетных сумм сотрудник раньше должен был писать заявление, на котором руководитель фирмы укажет сумму и сроки их выдачи.

Обратите внимание

Указанием Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У с 18 августа 2017 года в порядок расчетов с подотчетными лицами внесены поправки о выдаче денег в подотчет.

Какие это изменения:

  • установлен порядок оформления кассовых документов в электронном виде;
  • разрешено выдавать наличные, даже если по предыдущему авансу сотрудник не представил авансовый отчет о расходовании денежных средств;
  • стало необязательным заявление работника на выдачу подотчетной суммы. Достаточно одного распорядительного документа руководителя.

Таким распорядительным документом может быть распоряжение или приказ руководителя. Банк России в письме от сентября 2017 года № 29-1-1-ОЭ/20642 уточнил, что нужно писать в распорядительном документе на выдачу денег подотчетному лицу.

В нем нужно указать:

  • Ф.И.О. подотчетного лица;
  • сумму и срок, на который она выдается;
  • дату и регистрационный номер документа.

Распорядительный документ следует оформлять на каждую выдачу наличных по каждому подотчетному лицу.

Сумму аванса рассчитывают так.

Формула расчета суммы аванса

формула расчета суммы аванса командировка.jpg

Читайте также «Как выдавать деньги под отчет. Разъяснения Банка России»

Валютный аванс

Если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс ему можно выдать в инвалюте (обычно в валюте страны, в которую он направляется).

По возвращении работника вы сможете принять от него неистраченный валютный аванс или возместить ему перерасход (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173 ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Чтобы выдать валютный аванс, вы можете:

  • снять с текущего валютного счета наличную валюту;
  • купить дорожный чек в иностранной валюте.

Покупать наличную валюту (или дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов фирма должна в том банке, где у нее открыт валютный счет.

Обратите внимание

В большинстве кредитных организаций за проведение операций по снятию наличной валюты взимается комиссия.

Если денег на валютном счете для оплаты командировки не хватает, а на расчетном счете они имеются, то в банк можно дать поручение на покупку валюты (в графе «Назначение платежа» укажите: «командировочные расходы»). Банк сам приобретет ее за счет средств фирмы, а деньги перечислит на валютный счет.

Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Кроме того, работник может расплачиваться за границей расчетной или кредитной банковской картой (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Предоставленные по банковским картам деньги необходимо использовать в пределах лимитов, установленных банком либо оговоренных в кредитном договоре.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации. Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

По возвращении из командировки все понесенные расходы работник отражает в авансовом отчете. Посмотреть заполненный образец.

Комплект «Оптимальный»

Энциклопедия учета, новости в рассылках, аналитика в журналах. Подписываться на бухгалтерские журналы отдельно больше не нужно.
Все можно получить сразу и по оптимальной цене.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное