Электронное подтверждение расходов

Согласно пункту 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ и Постановлению Правительства РФ от 25 января 2013 года № 33, простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования ключа подтверждает факт формирования подписи заявителем.

В связи с тем, что подобные инструменты являются новыми, у компаний возникают вопросы. Так, у многих организаций встал вопрос, а будет ли правомерно использование простой электронной подписи при перемещениях ТМЦ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ под подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством.

Или же бумаги должны быть оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. После этого указанные суммы могут быть включены в расчет налогооблагаемой базы по прибыли.

При этом в пункте 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, заверенного электронной подписью. Никаких оговорок о конкретном виде такой отметки в законе не указано. Так что простой электронной подписи будет достаточно.

Достигнуть договоренности

Для начала компании нужно договориться со своим контрагентом, чтобы используемые для подтверждения расходов документы соответствовали требованиям Федерального закона от 6 апреля 2001 года № 63-ФЗ. Именно те документы, которые вам оформит партнер с электронной подписью, вы будете представлять для подтверждения своих расходов.

В оформляемом с контрагентом соглашении необходимо указать, как определять лицо, которое подписывает документ, по его простой электронной подписи, а также – обязанность того, кто создает или использует ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность. Так что хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов вполне законно могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись.

Ранее для подтверждения понесенных расходов контрагентов обязывали использовать усиленную квалифицированную подпись. Такие разъяснения давали и ФНС, и Минфин. Это значительно усложняло процесс взаимодействия между компаниями и, как следствие, делало технологию непопулярной у ИП. Теперь ведомство пересмотрело свою точку зрения.

С полным текстом письма вы можете ознакомиться на сайте журнала «Нормативные акты для бухгалтера».