Компенсация за использование личного имущества: как установить

Оргтехника

На сумму компенсации фирма может уменьшить налоговую прибыль. Об этом сказано в пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса.

С выплаченной сотруднику суммы не нужно удерживать налог на доходы и страховые взносы. Объясним почему.

В пределах норм

В пункте 3 статьи 217 и в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса сказано, что НДФЛ и страховыми взносами не облагаются компенсации, связанные с исполнением сотрудником своих «трудовых обязанностей» в пределах норм. Однако в законодательстве таких норм для расчета страховых взносов и налога на доходы нет. А исходя из положений статьи 188 ТК РФ, как уже было сказано, размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.

Не придется начислять и взносы по «травматизму». Так как они исчисляются с того же дохода, который облагается страховыми взносами, а именно – в части взносов на обязательное социальное страхование.

Превышение норм

Если размер компенсации превысит размер, установленный трудовым (коллективным) договором, с суммы превышения придется заплатить НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Также на сумму превышения необходимо начислять страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС.

Как установить размер компенсации

Кроме того, не нужно забывать и о принципе экономической целесообразности. Представим ситуацию: фирма установила сотруднику компенсацию за использование его компьютера в размере 10 000 рублей в месяц. Чем можно обосновать целесообразность такого расхода? За три месяца фирма сможет купить собственный новый компьютер! И это обойдется гораздо дешевле. Так что не слишком увлекайтесь и платите разумные компенсации, иначе инспекторы посчитают эти затраты необоснованными и в итоге не разрешат вам учесть их в расходах по налогу на прибыль.

Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанного исходя из официально установленных норм. Чтобы определить норму амортизации, можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником.

ПРИМЕР 1. КАК РАССЧИТАТЬ СУММУ КОМПЕНСАЦИИ
Сотрудник АО «Актив» Петров использует в работе личный персональный компьютер. По приказу руководителя Петрову ежемесячно выплачивается компенсация за использование личного имущества. Рыночная стоимость компьютера на дату начала его эксплуатации в организации – 18 000 руб.
В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, срок полезного использования персонального компьютера (код 14 302 0000) – свыше двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа).
Предположим, что, согласно учетной политике «Актива», для основных средств, включенных во вторую амортизационную группу, срок полезного использования составляет три года (36 месяцев).
Норма амортизации по персональному компьютеру составит: 
(1 : 36 мес.) × 100% = 2,78%.
Ежемесячная сумма компенсации, подлежащая выплате Петрову, составит:
18 000 руб. × 2,78% = 500 руб.

Автомобиль

Сложнее будет, если вы решите платить сотруднику за пользование его автомобилем. Определить сумму компенсации вы можете, конечно, сами, но вот учесть эти расходы при расчете налога на прибыль будете вправе только по установленной законом норме (п. 11 ст. 264 НК РФ). Эти нормы есть в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.

Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 рублей, а более 2000 куб. см – 1500 рублей в месяц.

Какую сумму в этом случае не нужно облагать НДФЛ? Эти нормы правительство установило исключительно для расчета налога на прибыль, а для НДФЛ они не действуют. Такую позицию поддерживают и судьи (см. постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731).

Выходит, удерживать и платить налог на доходы физлиц не нужно со всей суммы компенсации, которую установила сама фирма.

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС и взносов «по травме» имеется письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 года № 550-19, которое применяют компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В письме чиновники указали, что на основании подпунта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ (действует до 1 января 2017 г.; с 1 января 2017 г. – ст. 422 НК РФ) все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. На основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме» (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985). Уменьшить налоговую прибыль на эти расходы фирма сможет только после того, как выплатит такую компенсацию сотруднику (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому сумму, которая причитается сотруднику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

Читайте также «Как учитываются расходы на служебный автомобиль»

Выплата компенсации

Компенсацию выплачивают ежемесячно на основании приказа руководителя фирмы. В нем указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

ПРИМЕР 2. КАК ВЫПЛАТИТЬ КОМПЕНСАЦИЮ
В марте отчетного года менеджеру торговой организации АО «Актив» Петрову назначена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях. Сумма компенсации – 1800 рублей. Объем двигателя автомобиля – 1600 куб. см (1,6 л).
Заработная плата Петрова – 10 000 руб. в месяц. Петрову положен стандартный налоговый вычет на ребенка в сумме 1400 рублей. Компания уплачивает страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС по ставке 30%. «Актив» уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по тарифу 0,2%.
Компенсация выплачивается в конце каждого месяца. Заработная плата за отработанный месяц выплачивается 5-го числа следующего месяца.
31 марта бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 70

— 10 000 руб. – начислена заработная плата Петрову;
ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68

— 1118 руб. ((10 000 руб. – 1400 руб.) × 13%) – начислен налог на доходы физических лиц;
ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 69

— 3000 руб. (10 000 руб. × 30%) – начислены страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС;
ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 69

— 20 руб. (10 000 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 73

— 1800 руб. – начислена компенсация за использование Петровым личного автомобиля в служебных целях.
Компенсация, выплачиваемая Петрову, превышает законодательно установленную норму на 600 рублей (1800 – 1200). Эта сумма не уменьшает облагаемую прибыль.
Далее бухгалтер «Актива» должен сделать проводку:
ДЕБЕТ 73   КРЕДИТ 50-1

— 1800 руб. – выплачена Петрову из кассы компенсация за использование личного автомобиля.

Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел. В это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.