Как правильно вносить исправления в бухгалтерские документы

08.08.2017

Сапер, согласно поговорке, ошибается лишь один раз. Для бухгалтера ошибка в большинстве случаев не столь критична. Но только если ее вовремя исправить. Как именно? Исправлять бухгалтерские ошибки следует по правилам, установленным нормативными документами. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует.

Обсудим способы исправления ошибок в документах, оформленных на бумажных носителях. Ошибиться можно при составлении первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности, налоговой декларации или расчета. При этом исправлению поддается не каждый документ. В некоторых случаях его придется оформлять заново.

Первичные учетные документы

Часть 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает исправления в первичных учетных документах с оговоркой: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

В какие первичные документы не вносят исправления

Сначала разберемся, в какие первичные документы вносить исправления нельзя.

Во-первых, не подлежат исправлению кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Иные документы, создаваемые в процессе ведения кассовых операций (например, кассовую книгу), исправлять можно.

Помимо кассовых ордеров, недопустимо исправлять бланки строгой отчетности. Пункт 10 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» гласит: бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный БСО перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись.

Наконец, не допускаются ошибки в банковских документах (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Так, исправление в платежном поручении банк воспримет как нарушение целостности распоряжения на перевод денежных средств. Распоряжение с таким дефектом исполнению не подлежит (п.п. 2.1.–2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П).

Читайте также «Ответственность за ошибки в отчетности»

В какие первичные документы можно вносить исправления

В иных случаях исправления в «первичку» вносить можно. На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Между тем из данной лаконичной формулировки неясно:

  • можно ли ошибочную запись замазать корректирующим средством;
  • кто подпишет исправления в отсутствие работника, допустившего ошибку.

Давайте разбираться.

На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 30) правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до принятия данного закона, применяются в части, ему не противоречащей.

Порядок исправления ошибок в первичных документах был установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1–4.3 Положения разъясняют:

  • в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;
  • для исправления ошибки в первичных документах зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы;
  • зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено».

Актуальность данного порядка подтверждена письмом Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38.

Обратите внимание

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

А если под исправлением невозможно поставить подпись работника, составившего документ? Предположим, он уволился, заболел, находится в командировке или в отпуске.

Нормативными документами данный вопрос не урегулирован. Поэтому способ внесения исправлений при таких обстоятельствах компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).

Так, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности…). В этот же перечень можно включить лиц, уполномоченных на подписание исправлений за отсутствующего работника. Например, можно оговорить, что исправления подписывает то же лицо, которое наделено правом подписывать аналогичные документы.

Отдельные авторы предлагают производить исправления на основе доверенности. Но мы эту точку зрения не разделяем. Дело в том, что доверенность – инструмент гражданско-правовых отношений. Между тем трудовая функция подлежит личному исполнению (ст. 15 ТК РФ). Примечательно, что в Трудовом кодексе термин «доверенность» вообще не упоминается. Кроме того, в доверенности в качестве представителя необходимо указать конкретное лицо (п. 1 ст. 185 ГК РФ). А в ситуации прекращения трудового договора с работником это заведомо невозможно.

Поскольку ведение бухгалтерского учета организует руководитель экономического субъекта, именно он полномочен на принятие решений о том, кто именно подпишет исправления вместо отсутствующего работника. Да и вообще: где это видано, чтобы работник самостоятельно назначал себе «заместителя»?

Читайте также «Главбух в отпуске: кто подписывает документы»

Корректирующий документ

Для составления «первички» вы вправе использовать форму универсального передаточного документа (УПД). Если возникла необходимость его исправить – воспользуйтесь формой универсального корректировочного документа (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры, рекомендованной ФНС России письмом от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

Счета-фактуры

Порядок исправлений счетов-фактур определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (п. 7 разд. II приложения № 1).

В зависимости от характера ошибки вам придется либо составить новый счет-фактуру – корректирующий, либо внести исправления в имеющийся. В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами.

Например, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемого товара, то необходимо составить новый счет-фактуру. В противном случае налогоплательщик утрачивает право на вычет НДС (письмо Минфина России от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252).

Читайте также «С 1 июля применяется новый формат электронного счета-фактуры»

Регистры бухгалтерского учета

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

P. S. В общем, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает. А не допустить новых ошибок при исправлении старых (в зависимости от статуса документа и даты выявления погрешности), Вам Вам поможет таблица.

Как можно и как нельзя исправлять

Форма отчетностиКак вносить исправленияИсточник
Налоговая декларация по НДСНе допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средстваПункт 8 Порядка заполнения декларации, утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@
Налоговая декларация по налогу на прибыльПункт 2.2 Порядка заполнения декларации, утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@
Налоговая декларация по налогу на имущество организацийПункт 2.2 Порядка заполнения декларации, утв. приказом ФНС России от 24.11.2011 № ММВ-7-11/895
Налоговая декларация по транспортному налогуПункт 2.3 Порядка заполнения декларации, утв. приказом ФНС России от 05.12.2016 № ММВ-7-21/668@
Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налого­обложенияПункт 2.3 Порядка заполнения декларации, утв. приказом ФНС России от  26.02.2016 № ММВ-7-3/99@
Налоговая декларация по единому налогу на вмененный доход для отдельных видов деятельностиПункт 2.3 Порядка заполнения декларации, утв. приказом ФНС России от 04.07.2014 № ММВ-7-3/353@
Расчет по страховым взносамПункт 2.17 Порядка заполнения расчета, утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@
Налоговая декларация по НДФЛНаличие исправлений в декларации не допускаетсяПункт 1.2 Порядка заполнения декларации, утв. приказом ФНС России от 24.12.2014 № ММВ-7-11/671@
Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспеченияДля исправления ошибок следует перечеркнуть неверное значение показателя, вписать правильное значение показателя и поставить подпись страхователя или его представителя под исправлением с указанием даты исправления.
Все исправления заверяются печатью (при ее наличии) страхователя/правопреемника либо его представителя. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства
Пункт 2 Порядка заполнения формы расчета, утв. приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381

Читайте также «Как исправить ошибку в бухучете»

Елена Диркова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Электронная версия журнала
«ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA