Опоздавшая первичка: что делать?

07.06.2017

Нередко первичные документы поступают в бухгалтерию несвоевременно, порой со значительным опозданием. Как в таких условиях вести бухгалтерский и налоговый учет без ошибок?

Наступил срок представления отчетности, а первичные документы в бухгалтерию так и не поступили. С такой проблемой сталкивался практически каждый бухгалтер. Рассмотрим варианты действий в таких условиях.

Оформление документов в одностороннем порядке

В ряде случаев недостающую «первичку» по сделкам компания может оформить в одностороннем порядке – без участия контрагента.

При отсутствии первичных документов расходы можно признать путем начисления резерва предстоящих расходов. При этом соответствующие обязательства вашей компании учитываются по правилам ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».


ПРИМЕР 1. НАЧИСЛЯЕМ РЕЗЕРВ ПРЕДСТОЯЩИХ РАСХОДОВ

В I квартале 2017 года компания произвела ремонт помещения магазина. Имеется договор с подрядчиком на сумму 500 000 рублей без НДС, оплата по нему произведена авансом. Помещение эксплуатируется, но акт о завершении работ по договору с подрядчиком в бухгалтерию не представлен. На основании ПБУ 8/2010 бухгалтер составил справку о признании оценочного обязательства и произвел запись:

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 96
— 500 000 руб. – признаны расходы ремонт (на основании справки бухгалтера).

Когда акт поступит, станет ясно, какая дата в нем указана. Возможны два варианта – либо акт датирован задним числом, то есть представлен с опозданием, либо в акте будет проставлена дата его фактического представления.

В первом случае дату поступления акта нужно зафиксировать – например, посредством надписи: «Поступил в бухгалтерию 25.05.2017, принял главный бухгалтер Петров И.Я. подпись» (по аналогии с разъяснением Департамента финансов г. Москвы из письма от 14.08.2015 № 140-04-20-190/15). Но в обоих случаях на дату поступления акта резерв следует списать проводкой:

ДЕБЕТ 96   КРЕДИТ 76
— 500 000 руб. – признана кредиторская задолженность перед подрядчиком.

Еще один нормативный вариант признания расходов – посредством оформления неотфактурованных поставок.

Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют документы, принятые для расчетов с поставщиком. Такие активы принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов и приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов). Подробности – в разделе V Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запа­сов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

В этом случае первичный документ (акт о приемке материалов) является односторонним, то есть составлен без участия поставщика. Тем не менее, такие запасы списывают в общеустановленном порядке.

Обязательной формы для акта приемки неотфактурованной поставки не существует. Можно воспользоваться актами по унифицированным формам:

  • № М-7 «Акт о приемке материалов» (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а);
  • № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132).

ПРИМЕР 2. ОФОРМЛЯЕМ НЕОТФАКТУРОВАННУЮ ПОСТАВКУ

В производственную компанию поступила партия сырья без товаросопроводительных документов. Сырье оприходовано как неотфактурованная поставка и сразу же направлено на переработку. Договорная цена партии – 118 000 рублей, в том числе НДС 18 000 рублей. При этом бухгалтер применил записи:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Неотфактурованные поставки»   КРЕДИТ 60
— 100 000 руб. – оприходовано сырье;

ДЕБЕТ 19 субсчет «Неотфактурованные поставки»   КРЕДИТ 60
— 18 000 руб. – выделен НДС, причитающийся поставщику;

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 10 субсчет «Неотфактурованные поставки»
— 100 000 руб. – сырье передано в производство.

Разумеется, вычет НДС в отсутствие счета-фактуры поставщика невозможен.

Отметим: за несвоевременную передачу в бухгалтерию «первички» работник может быть лишен премии. Правда, это условие должно быть предусмотрено положением о премировании компании. Такое разъяснение дано письмом Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1.

Читайте также «Утеря первичных документов»

Первичные документы в налоговом учете

Отсутствие первичных документов со стороны контрагента не фатально и для признания некоторых расходов в целях налогообложения прибыли.

Дело в том, что подпункт 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ позволяет устанавливать даты осуществления некоторых внереализационных и прочих расходов вне связи с документальным подтверждением исполнения сделок. А именно, ряд расходов может быть признан на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или на последнее число отчетного (налогового) периода.

В частности, такой порядок применим для расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги), если только такие работы (услуги) не носят производственного характера (п. 2 ст. 272 НК РФ). Также не потребуется и актов об оказании услуг аренды или лизинга.

Не требуется «первичка» и для подтверждения расходов на услуги банков по ежемесячному обслуживанию счета (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Но если идет речь о расходах на услуги (работы) производственного характера, то для их признания акт обязателен. Основание – пункт 2 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Значит, подход, проиллюстрированный примером 1, в целях налогообложения прибыли неприемлем.

А возможно ли признать материальные расходы в случае неотфактурованной поставки материальных запасов? – Налоговый кодекс РФ препятствий для этого не устанавливает.

Читайте также «Опоздавшая первичка: пересчет налоговой базы»

Налоговая декларация

Предположим, работы или услуги производственного характера оказаны в I квартале 2017 года, а акты по ним поступили в бухгалтерию позже срока представления декларации по налогу на прибыль за этот отчетный период. Неотражение соответствующих расходов привело к излишней уплате налога на прибыль. Как задекларировать такие расходы?

Этот вопрос рассмотрен в письме Минфина России от 24.03.17 № 03-03-06/1/17177. Из него вытекает следующее. Статья 54 Налогового кодекса распространяется на периоды, в которых имеется налоговая база, а именно – выявлено денежное выражение прибыли.

Если же в текущем отчетном периоде получен убыток, то налоговая база признается равной нулю (п. 8 ст. 274 НК РФ). В таком случае перерасчет налоговой базы текущего отчетного периода невозможен. Ведь уменьшать ее уже нельзя.

Итак, если по итогам полугодия компания получила убыток, то вам предстоит сдать уточненную налоговую декларацию за I квартал в порядке пункта 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ.

Елена Диркова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Электронная версия журнала
«ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное