Как правильно применять факсимильную подпись

02.06.2017

На каких документах можно применять факсимильную подпись, а на каких нельзя? Обсудим этот вопрос с учетом позиций Минфина России и арбитражных судов. А также разберемся, кто и на каком основании вправе использовать факсимиле.

Факсимильная подпись представляет собой механическую копию личной подписи физического лица на бумажном документе. Она воспроизводится в виде оттиска печати или штампа.

Факсимильные штампы имеются во многих компаниях. Они предназначены для решения организационных проблем. Ведь работник, наделенный правом подписи, не всегда может поставить ее самолично. Например, по причине временного отсутствия на рабочем месте. Мы решили разобраться, в каких случаях использование факсимиле допустимо, то есть не повлечет за собой последствий, неблагоприятных для компании. С этой целью мы проанализировали законодательство.

Отметим, что в государственных стандартах по оформлению документации реквизит «подпись» подразумевает ее собственноручное выполнение. Однако такие ГОСТы носят рекомендательный характер (см. таблицу).

ГОСТы по оформлению документации

Источник определенияТермин «подпись»
ОпределениеЛокализация в источнике
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица Пункт 3.2.1.58
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи Пункт 3.22
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом) Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица Раздел 2
Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулиро­вания от 22.06.2006 № 118-ст) Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица Пункт 3.1.4

Гражданско-правовые сделки

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ характеризует факсимиле как средство механического копирования, а факсимильное воспроизведение подписи – как аналог собственноручной подписи. Иных определений факсимильной подписи в других федеральных законах не имеется. Следовательно, данные определения носят универсальный характер.

Впрочем, этого следовало ожидать. Ведь через факсимильную подпись гражданин реализует личные права и приобретает обязанности. Предназначение аналога (от греческого «analogos» – соответствующий) – заменять собой оригинал. Поэтому логично ожидать, что аналог собственноручной подписи ее собой заменяет. Он должен выполнять те же функции, что и личная подпись, в том числе – идентифицировать подписавшегося субъекта.

Между тем аналог собственноручной подписи допустимо применять не всегда. Так, документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписывают лично в присутствии нотариуса (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).

Гражданский кодекс (п. 2 ст. 160) гласит: при совершении сделок использование факсимильной подписи допускается по соглашению сторон.

На первый взгляд кажется, что условие об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в договоре, подписанном лицами, совершающими сделку (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса). Однако на основании пунктов 1 и 3 статьи 434 Гражданского кодекса договор может быть заключен путем обмена документами.

Предположим, вам выставлен счет на оплату, в котором применена факсимильная подпись. Такой документ признается офертой. Если вы оплатили этот счет, то совершили акцепт, которым безоговорочно подтвердили принятие всех условий счета (п. п. 1, 3 ст. 438 ГК РФ), в том числе – согласие на дальнейшее использование в договорных отношениях факсимильной подписи.

Не исключено, что иную точку зрения придется отстаивать в суде.

Ну а бухгалтеров в первую очередь волнуют налоговые правоотношения.

Первичные учетные документы

Договорившись с контрагентом о применении факсимильной подписи, вы получите за такой подписью и документы об исполнении сделки – акты, накладные и прочие отчетные формы (если в договоре специально не оговорите применение собственноручных подписей). Для бухгалтера это первичные учетные документы. Спрашивается: надлежащим ли образом они подписаны?

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9) в составе обязательных реквизитов первичного учетного документа предусматривает подписи лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление. Формулировка «подписи лиц» неравнозначна требованию о применении личной, то есть выполненной собственноручно, подписи. По мнению автора, ответственные лица вправе самостоятельно выбрать допустимый вариант подписания.

Анализируя арбитражную практику, обращайте внимание, на какой именно из законов «О бухгалтерском учете» – «старый» (№ 129-ФЗ) или «новый» (№ 402-ФЗ) – ссылается суд. Дело в том, что с 1 января 2013 г. законодатель либерализовал требования к подписи, но этот нюанс не получил должной оценки. Итак, до 1 января 2013 года, по терминологии закона № 129-ФЗ, к числу обязательных реквизитов первичного учетного документа относились «личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления». Начиная с 1 января 2013 года, согласно требованиям закона № 402-ФЗ – «подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление».

Некоторые специалисты «по старинке» продолжают считать, что «штамповать» подписи на «первичке» недопустимо. Мы же предлагаем порассуждать.

Какая бы подпись на документе ни стояла, факт хозяйственной жизни налицо. Ведь свершившаяся сделка оказала влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). А ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» устанавливает приоритет содержания перед формой. Это требование означает: в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности подлежат отражению исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования. Носителем правовой формы является оправдательный документ. В силу вышеуказанного требования к учетной политике недостатки оформления документа не могут служить основанием для неотражения в учете факта хозяйственной жизни. Поэтому мы делаем вывод: факсимильная подпись не является принципиальным препятствием для принятия документов к бухгалтерскому учету.

Более того, часть 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает единственное основание для отказа в принятии к бухгалтерскому учету документов – когда ими оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Предотвратить споры с проверяющими вам поможет также приказ о порядке хранения и использования факсимиле. Как правило, подобные решения включают в стандарты экономического субъекта (ч. 11 ст. 21 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В тоже время подпись руководителя на бухгалтерской отчетности должна быть собственноручной (ч. 8 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Ведь пользователями отчетности является неограниченный круг лиц. «Договориться» с ними о применении факсимильной подписи невозможно.

Читайте также «Положение по ведению бухгалтерского учета: что изменилось»

Налог на добавленную стоимость

Вычеты НДС применяются после принятия на учет товаров (работ, услуг) при наличии первичных документов и соответствующих счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Выше мы пояснили, что «недоверие» к факсимильной подписи в документе, удостоверяющем исполнение сделки, не препятствует принятию на учет полученного по этой сделке. А значит, нет оснований не признавать и наличие первичных документов.

Однако проверяющие категорически против счетов-фактур с факсимильной подписью (письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478). Почему налоговые инспекторы занимают такую позицию, понять нетрудно. Дело в том, что законодатель прямо оговорил: факсимильная подпись предназначена для использования при совершении сделок. То есть соглашение сторон о применении факсимильной подписи носит исключительно гражданско-правовой характер. А счет-фактура – документ налогового законодательства. Гражданско-правовые договоренности на правила оформления счетов-фактур не распространяются (п. 2 ст. 2 ГК РФ).

Вообще говоря, в арбитражной практике имеются решения, оправдывающие применение факсимиле для счетов-фактур. Однако приведенные судами аргументы не представляются нам убедительными, поэтому ссылаться на них мы не стали.

Читайте также «Счет-фактура, подписанная факсимиле, не дает плательщику НДС право на вычет»

Налогообложение прибыли

По мнению Минфина России (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808), документы, имеющие финансовые последствия, с факсимильным воспроизведением подписи руководителя не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль. Правда, названное письмо относилось к признанию расходов. Но суммы, относящиеся у одной стороны договора к расходам, у противоположной стороны обычно образуют доходы. Следуя логике министерства, по двусторонним документам за факсимильной подписью налоговым инспекторам придется не признать не только расходы одной стороны, но и доходы другой. Между тем такого прецедента практика не припомнит.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так почему же контролирующие органы и даже порой суды отказывают в признании документов, составленных в полном соответствии с гражданским законодательством? Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). А законодательство о бухгалтерском учете, как мы выяснили выше, не запрещает принимать к учету документы, подписанные посредством факсимиле. Наконец, недостаток оформления первичного документа можно исправить справкой бухгалтера.

Анализировать противоречивую арбитражную практику по делам о применении факсимильной подписи мы не станем. Ведь конкретная позиция того или иного суда непредсказуема. Давайте подойдем к решению вопроса о признании расходов с глобальных позиций.

Суды признают расходы тогда, когда они носят реальный характер. При этом незначительные недостатки оформления первичной документации во внимание не принимаются (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2009 № 07АП-233/09 по делу № А45-12409/2008-17/366). Кроме того, взимание налогов производится исходя из фактической способности налогоплательщика к их уплате (п. 1 ст. 3 НК РФ). По этой причине суды отклоняют отказы в признании расходов по формальным основаниям.

Полагаем, что такие аргументы позволят склонить проверяющих в вашу пользу.

Мы вовсе не призываем поголовно переходить на факсимиле. Порой целесообразнее оформить доверенность на другого сотрудника, который может заменить подписанта. Наша цель – поддержать читателя в налоговом споре.

Трудовые отношения

Допустимо ли применять факсимиле в сфере трудового законодательства?

Из статьи 5 Трудового кодекса не следует применимость гражданского законодательства к трудовым отношениям. Вместе с тем в ней указано, что трудовые отношения регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами.

Анализ текста Трудового кодекса показывает, что словосочетание «личная подпись» в нем не применяется. На этом основании полагаем, что правомерность факсимильного воспроизведения подписи может быть установлена коллективными договором, соглашением или локальным нормативным актом (в частности, соответствующим приказом руководителя компании).

Кроме того, факсимиле, хотя предусмотрено гражданским законодательством, изготавливается персонально на работника, а значит – фактически в рамках трудовых отношений. Для идентификации юридического лица служит печать. Следовательно, факсимильное воспроизведение подписи работника удостоверяет выполнение им своей трудовой функции. А значит, утверждение о том, что факсимиле в трудовых отношениях неприемлемо, не соответствует действительности. Ведь работник в гражданско-правовых отношениях самостоятельно не участвует.

Противоположная точка зрения состоит в том, что применение факсимиле работодателем недопустимо. И у нее имеются сторонники. На наш взгляд, тут целесообразно занять позицию «зри в корень». Применение факсимиле повлечет неблагоприятные последствия для работника или для работодателя, если оно было использовано недобросовестно, ненадлежащим лицом, с превышением его должностных полномочий. С равным успехом подпись руководителя можно подделать, от этого никто не застрахован.

Предотвращение злоупотреблений

Поскольку факсимильное воспроизведение подписи порождает права, обязанности и ответственность (как самого работника-подписанта, так и организации-работодателя), факсимиле требует надлежащего хранения. Условия хранения должны исключать злоупотребления оттиском, его несанкционированное применение.

Как правило, факсимиле выдается уполномоченному (доверенному) лицу, на которое возлагается ответственность за его использование.

По сути, передачу факсимиле можно приравнять к выдаче другому работнику доверенности на совершение операций, относящихся к обязанностям подписанта. При этом круг полномочий лица, которому доверено факсимиле, необходимо четко очертить.

Татьяна Коробейникова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Электронная версия журнала
«ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное