Использование онлайн-касс

Что такое онлайн-касса

Онлайн-кассы – это электронно-вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, способные записывать и хранить фискальные данные (то есть информацию о платежах). Контрольно-кассовые машины могут формировать кассовые чеки и бланки строгой отчетности, а также передавать их в электронном виде в налоговые инспекции, и при необходимости распечатывать на бумаге (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

Эта информация отсылается в ФНС России не напрямую, а через оператора фискальных данных (ОФД), который затем направляет данные налоговикам.

Онлайн-кассы отличаются от ККТ прежнего образца еще и тем, что у них нет ни фискальной памяти, ни электронной защищенной контрольной ленты (ЭКЛЗ). Вместо них онлайн-кассы имеют фискальный накопитель. Это программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство, которое хранит и защищает информацию о платежах. Фискальный накопитель находится в опломбированном корпусе и содержит ключи для шифрования данных, которые пересылаются в ИФНС.

Оператор фискальных данных (ОФД)

Вся информация аккумулируется и хранится на едином сервере оператора фискальных данных. Примерный принцип работы ОФД схож с принципом работы оператора электронного документооборота.

Оператором может быть российская организация, получившая разрешение на обработку фискальных данных от ФНС России.

Организации и ИП самостоятельно выбирают оператора фискальных данных. Через ОФД покупатели могут проверять легальность кассового чека в Интернете и в случае сомнений направлять жалобы в ФНС России.

Читайте также «Переход на онлайн-кассы»

Требования к онлайн-кассам

Онлайн-ККТ должна (ст. 4 Закона № 54-ФЗ):

1. иметь заводской номер на корпусе, встроенные часы реального времени и фискальный накопитель (вместо электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ));
2. иметь устройство для печати чеков, которое может быть не только внутри ККТ, но и отдельно;
3. иметь возможность печати на кассовом чеке (или БСО) двухмерного штрихового кода (QR-код размером не менее 20 × 20 мм). Благодаря этому коду покупатели могут проверить кассовый чек;
4. уметь отправлять чек сообщением по СМС или на электронную почту покупателя.

Требования к фискальному накопителю онлайн-кассы установлены статьей 4.1 Закона о ККТ. В частности, он должен иметь:

• корпус, опломбированный его изготовителем, с нанесенным на него заводским номером;
• энергонезависимый таймер;
• возможность считывать фискальные данные, записанные в своей памяти и подлежащие хранению в течение пяти лет с момента окончания его эксплуатации.

Покупать новую кассу не обязательно; можно сделать модернизацию модели действующего кассового аппарата, после которой он сможет передавать данные о каждом пробитом чеке в ИФНС. Для этого нужно будет установить новое программное обеспечение и фискальный накопитель.

Читайте также «Применение онлайн-касс с 2017 года»

Реестр онлайн-касс и ОФД

На официальном сайте ФНС России опубликованы реестры онлайн-касс и фискальных накопителей, а также список ОФД.

В реестр контрольно-кассовой техники включены, в частности, сведения о следующих моделях:

• ШТРИХ-ON-LINE;
• АТОЛ FPrint-22ПТК.

В реестр фискальных накопителей включены сведения о модели фискального накопителя «Шифровальное (криптографическое) средство защиты фискальных данных фискальный накопитель “ФН-1”».

Операторами фискальных данных являются следующие организации:

• «Энергетические системы и коммуникации»;
• «Такском»;
• «Эвотор ОФД»;
• «Ярус».

Регистрация онлайн-касс

Прежде чем использовать контрольно-кассовую технику, ее следует поставить на учет в налоговой инспекции. Как зарегистрировать, перерегистрировать и снять с учета онлайн-ККТ, описано в статье 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Зарегистрировать онлайн-ККТ можно в любой налоговой инспекции, а не только в своей. Для этого подайте в ИФНС заявление на бумаге или в электронной форме. В последнем случае датой подачи считают день размещения заявления в кабинете ККТ.

В заявлении укажите:

• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• ИНН;
• адрес, место установки и применения ККТ, а при расчете через Интернет – адрес сайта;
• наименование модели ККТ;
• заводской номер ККТ;
• наименование модели фискального накопителя;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• номер автоматического устройства для расчетов.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, инспекция сообщит вам регистрационный номер ККТ. Запишите в фискальный накопитель:

• регистрационный номер ККТ;
• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе, и другие сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.

Читайте также «Регистрация онлайн кассы стала проще»

Далее сформируйте отчет о регистрации и передайте его в налоговую инспекцию на бумаге либо через кабинет ККТ или через оператора фискальных данных. Сделайте это не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от инспекции регистрационного номера.

Датой подачи отчета в электронной форме будет дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи оператору фискальных данных.

Налоговая инспекция в свою очередь авторизует пользователя ККТ и используемый фискальный накопитель, а также проверит достоверность представленных данных. После этого она внесет в журнал учета данные из заявления и сформирует карточку регистрации ККТ.

Сделать это инспекция обязана в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления.

Сформированную карточку регистрации ККТ налоговики направят вам в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. На эту операцию им отведено пять дней с даты формирования карточки. Вы также можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Сведения, которые содержит заявление о регистрации ККТ, а также сведения из отчета о регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме через кабинет ККТ либо оператора фискальных данных.

Электронный документ надо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи этих сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.

Налоговая инспекция может отказать в регистрации ККТ, если:

• в реестре нет сведений о регистрируемой кассе и фискальном накопителе;
• в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения.