Хранение кадровых документов

17.04.2017

Все внутренние документы компании по окончании работы с ними подлежат хранению. Особое значение следует уделять хранению кадровых документов, поскольку от этого могут зависеть крайне важные для работников вопросы, такие, например, как начисление пенсионных выплат.

Требования к условиям хранения кадровых документов

Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов).

Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью.

Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. Работу по определению сроков хранения документов, подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем. Она с­остоит из председателя и помощников.

Решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем компании.

Комплектование архива кадровых документов

Целесообразно принять в компании внутреннюю инструкцию по организации хранения документов.

Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях. Их уничтожают по истечении срока хранения.

Сроки хранения

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В перечне установлены такие сроки хранения: один год, три года, пять лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ.

Читайте также «Сколько лет хранить кадровые документы»

Виды хранения

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

  • текущее;
  • архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Например, документы кадровой службы фирмы состоят на текущем хранении, как правило, в течение двух лет.

По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия может принять решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве фирмы.

Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Приказ Минкультуры России № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:

  • с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
  • постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
  • хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
  • хранения до замены новыми;
  • хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).

Документы также могут быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Некоторые документы могут быть истребованы из архива спустя 20, 50 лет после их постановки на хранение.
Известны случаи, когда бывшие работники предприятий не смогли осуществить свое право на пенсию, потому что не сумели подтвердить свой трудовой стаж: документы, подлежащие архивному хранению, были уничтожены.

Читайте также «Хранение документов бухгалтерского учета»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA