Как отразить подписку на электронную версию бухгалтерского журнала?

В бухгалтерском учете затраты на любую бухгалтерскую периодику включаются в состав общехозяйственных расходов (у производственных организаций) или в состав расходов на продажу – у торговых организаций (п. п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

При применении общей системы налогообложения НДС с предоплаты в безналичной форме можно принять к вычету в полной сумме - на основании полученного от издательства счета-фактуры и имеющегося платежного поручения на оплату подписки, при наличии в договоре с издательством условия о предоплате (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ). «Авансовый» НДС можно отразить в бухгалтерском учете записью по дебету счета 19, субсчет "НДС с выданных авансов ", и кредиту счета 60, субсчет "НДС по выданным авансам". Тогда вычет «авансового» НДС отражается записью по дебету счета 68 и кредиту счета 19, субсчет "НДС с выданных авансов " (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, письмо Минфина России от 12.04.2013 № 07-01-06/12203, Толкование Т-16/2013-КпТ "НДС с авансов выданных и полученных" // Бухгалтерский методологический центр: официальный сайт. 2014 (дата обращения 26.03.2014)).

По факту оказания услуг возникает право на вычет «входного» НДС со стоимости информационных услуг за определенный период. Вычет можно заявить на основании счета-фактуры издательства. Одновременно следует восстановить соответствующую часть «авансового» НДС, ранее принятого к вычету (подп. 3 п. 3 ст. 170, подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

ПРИМЕР. ОПЛАТА ПОДПИСКИ С РАСЧЕТНОГО СЧЕТА
Предположим, подписка на электронную версию бухгалтерского журнала на II полугодие стоит 9900 рублей, в том числе НДС 900 рублей. Предоплату за подписку организация перечислила в апреле. Счета-фактуры и акты оформляются по окончании каждого месяца подписки. Бухгалтер сделает следующие проводки. 
В апреле:
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам»   КРЕДИТ 51

— 9900 руб. – перечислена предоплата за подписку на II полугодие;
ДЕБЕТ 19 субсчет "НДС по выданным авансам"   КРЕДИТ 60 субсчет "НДС по выданным авансам"

— 900 руб. – отражен НДС с предоплаты;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»   КРЕДИТ 19 субсчет "НДС по выданным авансам"

— 900 руб. – принят к вычету НДС с предоплаты.
Ежемесячно в период с июля по декабрь:
ДЕБЕТ 26 (44)   КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»

— 1500 руб. ((9900 – 900) / 6) – отражены расходы на подписку за текущий месяц;
ДЕБЕТ 19 субсчет "НДС по приобретенным услугам"   КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»

— 150 руб. (900 / 6) – отражен «входной» НДС со стоимости подписки за текущий месяц;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»   КРЕДИТ 19 субсчет "НДС по приобретенным услугам"

— 150 руб. – принят к вычету «входной» НДС;
ДЕБЕТ 60 субсчет "НДС по выданным авансам"   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 150 руб. – частично восстановлен «авансовый» НДС;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»   КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам»

— 1650 руб. (1500 + 150) – зачтена часть предоплаты в счет оплаты стоимости подписки за месяц.

Если решено оплатить подписку наличными через подотчетное лицо, то на основании его письменного заявления оформляется расходный кассовый ордер. Заявление подотчетного лица составляют в произвольной форме, включая в него информацию о сумме выдаваемых наличных денег, о сроке, на который они выдаются, за подписью руководителя и с указанием даты (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)^*.

Условия принятия к вычету НДС с предоплаты в случае оплаты подписки наличными деньгами не соблюдаются, так как отсутствует платежное поручение (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39). Поэтому заявлять к вычету «авансовый» НДС в этом случае рискованно. Безопаснее осуществить вычет «входного» НДС - по факту оказания услуг за соответствующий период (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом не нужно восстанавливать «авансовый» НДС.

ПРИМЕР. ОПЛАТА ПОДПИСКИ НАЛИЧНЫМИ
Воспользуется условием примера 1 и допустим, что подписка на электронную версию бухгалтерского журнала на II полугодие оплачена наличными деньгами через подотчетное лицо. Организация не заявляет вычет «авансового» НДС во избежание спора с налоговой инспекцией.  Бухгалтер сделает следующие записи.
В апреле:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 9900 руб. – выданы из кассы деньги под отчет;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам»   КРЕДИТ 71

— 9900 руб. – внесена предоплата за подписку на II полугодие.
Ежемесячно в период с июля по декабрь:
ДЕБЕТ 26 (44)   КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»

— 1500 руб. – отражены расходы на подписку за текущий месяц;
ДЕБЕТ 19 субсчет "НДС по приобретенным услугам"   КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»

— 150 руб. – отражен «входной» НДС со стоимости подписки за текущий месяц;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»   КРЕДИТ 19 субсчет "НДС по приобретенным услугам"

— 150 руб. – принят к вычету «входной» НДС;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»   КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам»

— 1650 руб. – зачтена часть предоплаты в счет оплаты стоимости подписки за месяц.

* Подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы.