Командировочные расходы: расчет и уплата суточных

Мы готовы отправить сотрудника в командировку. Как правильно сейчас рассчитать суточные?

На сегодняшний день каждая коммерческая организация может установить свой размер суточных. Эту сумму нужно утвердить в коллективном договоре или в положении о командировках. Суточные сотрудникам выплачиваются за все дни служебной поездки, включая выходные и праздники. Время в пути до места командировки и обратно также учитывается при расчете суточных. Что касается самого факта выплат, то их можно сделать как наличными через кассу предприятия, так и через банк, отправив соответствующую сумму на карту сотрудника, и именно этот способ сейчас наиболее популярен.

Читайте также «Выплата суточных при командировках в 2017 году»

Часто бывает, что сотрудник уезжает и возвращается из командировки в один день. Как быть тогда?

Однодневная командировка по РФ не оплачивается суточными. Связано это с тем, что такая поездка будет считаться обычным рабочим днем, а значит, у сотрудника не возникнет никаких специфических командировочных трат и суточные ему полагаться не будут. Исключение сделано лишь для зарубежных одно-дневных поездок. Такая командировка оплачивается в размере 50% от установленного лимита за день по служебным поездкам за границу.

Читайте также «Суточные при однодневной командировке»

В какой валюте должны выплачиваться суточные?

Что касается поездок внутри страны, то, несомненно, валютой расчетов может быть только рубль. Если же речь идет о поездках за границу, то в этом случае допускается выплата суточных как в рублях, так и в валюте. Чаще всего за основу берется доллар США или евро, но допустимо и использование местных валют в зависимости от страны назначения. Хотя использование «нестандартных» денежных знаков повлечет за собой проблему конвертации и перерасчета курсовых разниц, если только у компании не будет открыт для этого специальный расчетный счет в банке. Как правило, открытие такого счета – это дополнительные расходы для предприятий. На них готовы лишь те компании, сотрудники которых ездят в зарубежные командировки систематически.

Что делать, если сотрудник заболел в командировке?

К сожалению, случаи болезни работников во время командировочной поездки не так уж редки. Если это произошло, то компания обязана полностью оплатить суточные за все дни болезни сотрудника. При этом не важно, что командировочное задание фактически не было выполнено.

Оговорены ли в законодательстве случаи, когда фирма может не перечислять сотруднику суточные?

Если больничный не является основанием для отказа от суточных выплат, то преждевременный возврат сотрудника из рабочей поездки станет веской причиной, которая позволит отказаться от выплаты суточных. Обратите внимание, деньги не перечисляются не только из-за самовольного возврата работника из командировки, но и в случае, если поездка прервалась по инициативе работодателя. Аналогичная ситуация и с уходом в отпуск из служебной поездки. То есть, если работник раньше вернулся из командировки и сразу поехал в отпуск, такие дни в расчет суточных не попадают и работодатель их не оплачивает.

Какие документы должны быть оформлены при отправке сотрудника в командировку?

Для того чтобы перечислить суточные, сотруднику нужны основания, а именно отправка в командировку. Иначе такие перечисления денег от работодателя будут признаны доходом с последующим исчислением НДФЛ. Рассмотрим, как оплатить время в командировках и какие документы для этого нужно оформить. Так, при поездках по России документом, подтверждающим дату командировки, как правило, является приказ о командировке. При этом суммы суточных выплат должны соответствовать утвержденным в коллективном договоре или в положении о командировках нормативам организации. Для зарубежных поездок в страны СНГ и Таможенного союза, как и в России, оформляется приказ о командировке. А при перемещениях в другие страны достаточно отметки пограничников в паспорте и соответствующего распоряжения директора предприятия. Что касается размеров выплат, то дни проезда по России оплачиваются по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы – по заграничным. И, соответственно, дни проезда по иностранному государству – по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно – по российским.

Какие существуют нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ?

Согласно Налоговому кодексу, не облагаются НДФЛ суточные в размере 700 рублей по России и в размере 2500 рублей за деловые поездки за границу. Учтите, что если по инициативе работодателя в компании выплачиваются суточные свыше нормативов, то эти «надбавки» должны облагаться НДФЛ по ставке 13 процентов.

Читайте также «Суточные при расчете налогов и взносов»

Как определить дату получения такого дохода от сверхнормативных выплат для НДФЛ?

Организация может платить суточные в сумме, превышающей нормативы для НДФЛ. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог. Датой получения дохода с 1 января 2016 года является последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет руководителем компании. Для выплат в валюте датой дохода также считается последний день месяца утверждения авансового отчета. И курс валюты для пересчета в рубли берется именно на эту дату. Удержать налог надо в день ближайшей выплаты сотруднику дохода, например, в день получения зарплаты. А перечислить в бюджет эти деньги нужно не позднее следующего рабочего дня согласно пунктам 4 и 6 статьи 226 НК РФ.

Как отразить суточные в справке 2-НДФЛ?

В справке 2-НДФЛ указывают только сверхнормативные суммы. Деньги в пределах норм не попадают в этот отчет. Месяцем начисления дохода сверх нормы является месяц, когда авансовый отчет утвержден. Код дохода – 4800. Дата получения дохода – последний день месяца.

Как суточные признаются в налоговом учете?

Для налога на прибыль суточные признаются полностью на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Не требуется подтверждение первичкой, для принятия таких расходов достаточно авансового отчета и приказа о командировке. При этом расходы признают в учете для налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета.

Начисляются ли страховые взносы на суммы суточных?

Нет, суточные освобождены от страховых взносов в пределах лимитов, которые компания установила во внутренних документах. Например, в положении о командировках или в коллективном договоре указаны суммы 2000 рублей по России и 6000 рублей за зарубежные поездки. И это означает, что за каждый день командировки фирма может принять эти суммы.

Как посчитать НДФЛ с суточных сверх нормы?

Ответ на этот вопрос предлагаю сформулировать в примере. Итак, работник отправляется в командировку в другой город России на три дня с 20 по 22 декабря. Суточные в фирме установлены в размере 2000 рублей. Ему выдано из кассы перед поездкой 6000 рублей (3 сут. × 2000 руб.). Когда сотрудник вернулся из поездки, он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, который в тот же день, 23 декабря, был утвержден руководством. НДФЛ начислен 31 декабря и составил (2000 руб. × 700 руб.) × 13% × 3 = 507 руб. При этом налог подлежит перечислению на следующий рабочий день после получения зарплаты.

В бухучете делаются следующие проводки:

19 декабря

Дебет 71   Кредит 50
— 6000 руб. – выданы суточные из кассы;

23 декабря

Дебет 44 (20, 26)   Кредит 71
— 6000 руб. – утвержден авансовый отчет;

31 декабря

Дебет 70   Кредит 68
— 507 руб. – начислен НДФЛ со сверхнормативных выплат;

В день выплаты зарплаты

Дебет 68   Кредит 51
— 507 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.

Подведем итог: суточные не облагаются взносами и принимаются в расходы для налога на прибыль, если они утверждены в локальных нормативных актах фирмы. НДФЛ будут облагаться суммы, превышающие 700 рублей по России и 2500 рублей по загранпоездкам соответственно.

Датой принятия к учету расходов будет дата принятого авансового отчета. Датой дохода для НДФЛ будет последний день месяца, когда этот авансовый отчет был утвержден. Этим днем также берут курс валюты для пересчета в рубли при принятии к учету суточных в валюте. Учтите, что суточные и командировочные выплаты хоть и не являются самым часто проверяемым налоговиками участком. Но все-таки любое нарушение или неточность в их отражении может стать причиной значительных штрафов.