Документ для списания услуг аренды с физлицом

Из письма в редакцию

Здравствуйте! У меня вопрос следующего содержания: наша организация заключила договор аренды помещения с физлицом для проживания сотрудников предприятия. Физлицо не может выписать счет-фактуру, накладную или иной документ. Каким документом можно заменить отсутствие выше перечисленных, чтобы в программе 1С сделать приход?

Мнение эксперта

Для списания услуг по договору аренды с физлицом на наш взгляд, следует ежемесячно составлять документ «Бухгалтерская справка».

Каждый факт хозяйственной жизни в организации оформляется первичным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Если для отражения операций документы не предусмотрены (а также и в случае, если нужно срочно исправить ошибку в учете), бухгалтер составляет справку (ст. 313 НК РФ).

Справка должна содержать обязательные реквизиты, определенные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Унифицированной формы справки нет, поэтому вы можете разработать ее самостоятельно, но обязательно утвердите в учетной политике (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина РФ от 6 октября 2008 г. № 106н).

Читайте также «Внесение исправлений в первичные учетные документы»

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Практика показывает, что с помощью бухгалтерской справки возможно обосновать в суде, например, размер расходов (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 28 апреля 2015 г. № А17-6201/2014).

Создав справку в бумажном варианте, ее можно вводить в программу 1С. Применение бухгалтерской справки в программе предполагает введение операции вручную (это может быть документ «Операция»). При создании нового документа важно заполнять только нужные субконто – не берите лишних. После первого проведения документа проверьте, не «повисли» ли где-нибудь ненужные остатки.

Читайте также «Аренда квартир для сотрудников»